Срок хранения персональных данных

153
Работа с персональными данными работника в основном производится сотрудниками кадрового и бухгалтерского отдела. Законодательство РФ четко регламентирует правила сбора, обработки и хранения персональных данных, это отражено в ряде нормативных актов Федерального закона, Трудового кодекса, Кодекса об Административных правонарушениях.

Из этой статьи вы узнаете:

  • основные правила работы с персональными данными;
  • как хранить персональные данные;
  • сроки хранения персональных данных.

Персональные данные (ПДн) работника необходимы при оформлении на работу, переводе и увольнении, при начислении заработной платы, денежных компенсаций и поощрения, для учета стажа и выплат в государственные инстанции. Именно поэтому с персональными данными работниками и в основном работают сотрудники кадровых и бухгалтерских отделов. Им в первую очередь нужно знать правомерные и законодательно установленные правила сбора, обработки и хранения персональных данных работников предприятия.

Срок хранения персональных данных

Основные правила работы с персональными данными

Персональные данные работника организации любого типа и формы собственности представлены следующими документами:

  • Документ удостоверяющий личность гражданина;
  • Трудовая книжка работника;
  • Документ о воинском учете (для военнообязанных);
  • Страховое свидетельство СНИЛС;
  • Идентификационный номер налогоплательщика ИНН;
  • Документы об образовании, присвоении квалификации, получении специальных знаний и навыков;
  • Иные документы по необходимости (резюме, знаки отличия, грамоты, сертификаты).

К рабочим документам, которые также относятся к категории содержащих персональные данные сотрудника относятся также все типы приказов, касающиеся его трудовой деятельности, докладные и аналитические справки (записки), материалы служебных проверок, аттестации работника. Основная часть документов или их копий находится в личном деле сотрудника. Унифицированные формы документов первичного учета труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5. 01. 2004.

Все персональные данные сотрудника считаются конфиденциальной информацией, при распоряжении ими необходимо получить письменное согласие субъекта на обработку, исключением являются лишь обезличенные и общедоступные ПДн. Данный факт регламентируется ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ.

Под обработкой ПДн подразумеваются любые операции и манипуляции в процессе проведения кадровых, бухгалтерских, налоговых и иных операций, включая:

  • Сбор;
  • Систематизацию;
  • Комбинирование;
  • Накопление;
  • Уточнение;
  • Обновление и изменение;
  • Хранение;
  • Обезличивание;
  • Блокирование;
  • Уничтожение.

Все ПДн работника, необходимые для осуществления трудовых отношений, должны храниться исключительно в предназначенных для этого отделах внутри организации. Передача персональных данных сотрудника производится только с его письменного согласия.

Обязательные условия и требования, которые необходимо соблюдать при любых манипуляциях и хранении персональных данных, а также права субъекта и оператора (работодателя) отражены в статьях 86-90 ТК РФ, Федеральном законе № 152-ФЗ, Федеральном законе № 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных».

Вебинар 6 декабря "Изменения трудового законодательства-2017. К чему готовиться кадровым специалистам в новом году"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Повышение требований к квалификации работника (профстандарты и процедура независимой оценки квалификации). Необходимо ли что-то менять и что
  2. Изменения, связанные с рассмотрением трудовых споров. Что помнить работодателю, если сотрудник планирует обращаться в суд
  3. Новеллы в регулировании оплаты труда. Что учитывать и что пересмотреть
  4. Усиление ответственности работодателя. Изменения в отчетности
  5. Специальная оценка условий труда. «Шлифовка» действующего законодательства и новейшие разъяснения регулирующих органов
  6. Трудовые отношения в микропредприятиях. Особенности и ожидаемые результаты вступления в силу новых правил для микропредприятий в 2017 году

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Хранение персональных данных

Основной объем документов, которые содержат ПДн и касаются всех аспектов трудовой деятельности сотрудника, формируются в личное дело работника. Порядок ведения и хранения личных дел должен быть зафиксирован локальным нормативным актом организации.

Хранение персональных данных регламентируется п. 7 ст. 5 «Принципы обработки персональных данных» Федерального закона № 261-ФЗ, который вступил в действие 27 июля 2011 года, и внес ряд изменений в закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27. 07. 2006. Согласно этому нормативному акту, работодатель (кадровый отдел организации) обязан обеспечить хранение персональных данных на тот период времени, который необходим для проведения тех или иных операций. В случае утраты актуальности, по достижению цели обработки ПДн работника подлежат обезличиванию или уничтожению.

Однако это применяется к тем данным, которые собираются для определения кратковременных операций. Срок хранения персональных данных сотрудников предприятия, а именно личных дел сотрудников определяется нормативным актом, утвержденным Приказом Минкультуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года.

Срок хранения персональных документов

Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организации любого типа и формы собственности (в том числе государственных и муниципальных органов), утвержденным Приказом № 558, персональные данные сотрудников подлежат длительному хранению.

Личные дела руководителей предприятий и организаций, членов руководящих и исполнительных органов, граждан, имеющих государственные военные и гражданские звания, ученые степени, премии и награды, подлежат постоянному хранению с передачей их в архивные организации. Личные дела работников предприятий сохраняются в течение 75 лет в архивах организации или муниципальных архивах.

Работодатель обязан обеспечить надежную сохранность личных документов и персональных данных. Для этой цели необходимо организовать условия для хранения архивных документов и защиты их от несанкционированного доступа.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как организовать обработку персональных данных сотрудников;
  2. Как обезличивать персональные данные в информационных системах;
  3. Какие персональные данные сотрудника вправе получить организация;
  4. Персональные данные: что проверит Роскомнадзор;
  5. Обрабатываем персональные данные, принимая на работу;
  6. Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о работе с персональными данными работников (образец).doc
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о работе с персональными данными работников (бланк).doc
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (бланк).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 22.79%
  • Иногда 57.37%
  • Не оформляем срочников 19.84%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль