Заявление об обработке персональных данных

355
Любой потенциальный сотрудник организации при трудоустройстве сталкивается с необходимостью оформления различной документации и предоставления персональных данных. Как происходит обработка персональных данных, возможна ли она без разрешения сотрудника и каковы ее принципы, как правильно оформить заявление об обработке персональных данных, и что грозит за нарушение правил обработки персональных данных.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что такое обработка персональных данных и что она включает;
  • каковы принципы обработки персональных данных;
  • может ли работодатель обработать персональные данные без заявления работника;
  • как правильно оформить заявление на обработку персональных данных.

Как происходит обработка персональных данных и как ее оформить

В процессе трудоустройства необходимо предоставлять множество документов, подтверждающих личность, образование или стаж работы. Помимо общей информации, разглашение которой может быть не такой критичной, есть та, распространение которой может угрожать нормальной жизни сотрудника.

Итак, при устройстве на новое место работы, сотрудник всегда предоставляет какие-то личные данные и заполняет всевозможные анкеты. Более того, данные работника будут храниться в архивах организации долгие годы. Но для того, чтобы обезопасить себя и, чтобы ваши данные не были доступны посторонним людям, необходимо оформить дополнительные документы о том, что вы даете разрешение на обработку и хранение персональных данных.

Обработка персональных данных

Стоит отметить, что работодатель не может обработать данные сотрудника без его на то согласия. Для этого просто необходимо письменное разрешение сотрудника. Персональные данные сотрудника могут быть переданы третьим лицам только в случае запроса из правоохранительных органов, либо, если человеку угрожает опасность.

Для начала, давайте определимся, что под собой подразумевает обработка персональных данных. Это любое действие, совершенное с личными данными любым способом, включая сбор, запись, хранение, использование, передача, блокировка и удаление. Любое подобное действие регулируется Федеральным законом «О персональных данных».

Важно помнить, что организация несет ответственность за собранные данные, в том числе за их потерю, искажение или неправомерную обработку.

В большинстве случаев, личные данные сотрудника не уничтожаются после его увольнения, а хранятся еще долгое время, в зависимости от важности. Есть документы, которые хранятся порядка 75 лет, а некоторые вообще на постоянной основе. Подобный длительный срок хранения данных вполне оправдан, так как, когда человек сталкивается с оформлением документов по достижении пенсионного возраста, то ему нужно подтвердить свой стаж и факт работы на том или ином предприятии и он обращается к архивам предприятия.

Заявление об обработке персональных данных

Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Принципы обработки персональных данных

Давайте выясним, каким образом должна происходить обработка персональных данных, и какие нюансы должны быть учтены:

  • обработка должна происходить на законной основе;
  • должна быть ограничена конкретными целями, заранее определенными. Недопустим сбор информации, который не соответствует причинам сбора;
  • недопустимо совместное хранение данных, собранных с разными целями;
  • при обработке должна быть обеспечена точность, достаточность и актуальность собранных данных, в случае ненадобности — своевременное удаление;
  • хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки, определенные трудовым договором, либо Федеральным законом. Персональные данные по достижении целей должны быть уничтожены, в том числе, в случае утраты цели, если только иное не предусмотрено Федеральным законом.

Заявление об обработке персональных данных

Как мы уже говорили, для того, чтобы дать разрешение на обработку своих персональных данных, надо написать соответствующее заявление на имя руководителя.

Образец заявления на обработку персональных данных должен включать следующую информацию:

  • должность руководителя с указанием его полного имени и полное название предприятия;
  • Ф.И.О. будущего сотрудника, от имени которого пишется заявление;
  • наименование документа, то есть «заявление»;
  • текст документа, включающий в себя подтверждение разрешения на обработку данных. То есть кому, какие данные (дата рождения, полное имя, паспортные данные, контактные данные, состав семьи и иные сведения личного характера), с какой целью и указание основания — Положение о персональных данных и информация о том, что работник с ним ознакомлен;
  • дата и подпись заявителя.

В заключении, хотелось бы сказать, что документы на обработку персональных данных считаются очень важными документами. Если сотрудник их не подпишет, но вы все равно запросите его данные, то это будет нарушением законодательства и грозит для работодателя последующими штрафами, административной или уголовной ответственностью.  Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны работника, инспекций и правоохранительных органов, относитесь серьезно к оформлению подобной документации.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как организовать обработку персональных данных сотрудников;
  2. Проверяем данные сотрудников при приеме на работу;
  3. Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных;
  4. 12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку;
  5. Персональные данные: что проверит Роскомнадзор;
  6. Как проводятся проверки соблюдения требований к обработке персональных данных.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о работе с персональными данными работников (бланк).doc
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о работе с персональными данными работников (образец).doc
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.49%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль