Уничтожение персональных данных

53
Персональные данные работников относятся к той категории информации, которая должна не только храниться должным образом, но и уничтожаться, если в ней отпадает необходимость. Данный процесс гарантирует, что после окончания делового сотрудничества важные сведения не попадут в руки стороннего лица и не будут использованы во вред бывшему сотруднику, клиенту или партнеру организации.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • в каких случаях необходимо уничтожить персональных данных;
  • каков порядок уничтожения персональных данных;
  • когда должно происходить уничтожение персональных данных;
  • как уничтожаются персональные данные;
  • образец акта об уничтожении персональных данных.

В каких случаях необходимо уничтожить персональных данных?

Уничтожать персональные данные одна из сторон сотрудничества должна в том случае, когда в текущей информации она уже не нуждается. Такие ситуации возникают, когда, к примеру, компании перестают предоставлять определенные услуги своим клиентам или увольняется кто-либо из сотрудников учреждения. В обязанности руководителя организации входит забота о том, чтобы персональные данные лиц, с которыми ранее он сотрудничал, не могли быть использованы в корыстных целях.

Все оригиналы ранее принятых в использование документов отдаются гражданину на руки, а копии (бумажные и цифровые) удаляются после определенного срока хранения.

Порядок уничтожения персональных данных

Порядок уничтожения персональных данных должен соответствовать установленным законом правилам и порядкам:

  • после процесса уничтожения информация не должна иметь возможность быть восстановленной;
  • содержать документальное сопровождение, подтверждающее право на уничтожение;
  • процесс должен проводиться специальной комиссией, созданной как раз для подобных случаев;
  • под уничтожение не должны попадать источники с актуальной информацией, которую еще предполагается использовать в работе;
  • после завершения процедуры создается специальный нормативный акт, подписываемый членами комиссии и руководителем предприятия.

Уничтожение персональных данных начинается с выпуска специального акта, подписываемого обеими сторонами сотрудничества. Данная процедура проводится в помещении при надзоре специальной комиссии, в чьи права подпадает осуществление контроля за правильностью уничтожения. Когда ликвидация данных проведена, комиссия издает специальный акт, выдаваемый на подписание директору компании.

Уничтожение персональных данных

Когда должно происходить уничтожение персональных данных?

Согласно Положению о порядке уничтожения персональных данных, утвержденном Федеральным Законом № 149 от 27.07.2006г., процесс уничтожения персональной информации должен проводиться не позднее 30-дневного срока после того, как актуальность данных сведения утратила свою полезность. При этом специальная комиссия утверждает перечень подлежащей ликвидации документации соответствующим актом. Исправления в акте не допустимы, но если имеется необходимость уточнить какие-либо пункты, то необходимо составить дополнение, где и будут прописаны уточняющие факты.

Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Как уничтожаются персональные данные?

Если информация присутствует на бумажном носителе, то допускается уничтожать ее посредством сжигания или размельчения на мелкие частицы. При этом необходимо помнить, что части не должны подлежать восстановлению, за что несут ответственность члены специально составленной комиссии.

Если персональные данные располагаются на машиночитаемом носителе, то файлам необходимо так же нанести непоправимый вред, что позволит минимизировать возможность их восстановления. Такой результат можно достичь путем сжигания или деформирования носителя с последующей его полной ликвидацией.

Персональные сведения клиентов, подчиненных или деловых партнеров, располагаемые на компьютерных носителях, удаляются путем проведения специальных процедур в операционной системе (удаление не в корзину, а полное – с жесткого диска).

Образец акта об уничтожении персональных данных

После того, как комиссией и ответственными сотрудниками была проведена соответствующая процедура, составляется специальный акт, регламентирующий правильность совершенной операции ликвидации сведений. Документ отправляется на утверждение непосредственному руководителю организации с обязательным указанием следующей информации:

  • когда было проведено уничтожение;
  • кто несет ответственность за верность процедуры;
  • количество и виды уничтоженных носителей;
  • каково было основание для уничтожения;
  • какой применялся способ.

Руководитель организации вправе провести самостоятельную оценку результатов ликвидации источников информации и в тех случаях, когда он посчитает нужным, допускается провести дополнительные процедуры по затиранию или сжиганию персональных данных.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как выявлять и уничтожать устаревшие документы;
  2. Как организовать защиту персональных данных сотрудников в организации;
  3. Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения;
  4. Персональные данные: что проверит Роскомнадзор;
  5. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами;
  6. Организация работы с персональными данными. Коммерческая тайна.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о работе с персональными данными работников (бланк).doc
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о работе с персональными данными работников (образец).doc
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 23.38%
  • Иногда 57.41%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль