Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

2202
Кадровое делопроизводство является достаточно обширной темой, включающей в себя множество порядков и правил, которые должны соблюдать кадровые специалисты во время ведения трудовой деятельности. Журналы учета различных документов и изменений в трудовом распорядке являются одними из наиболее важных внутренних бланков отчетности, о которых и пойдет речь в представленной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какой перечень обязательных журналов учета в кадровом производстве существует в современном предпринимательстве;
  • обзор обязательных журналов учета в кадровом делопроизводстве;
  • кем могут вестись журналы учета в кадровом делопроизводстве.

Перечень обязательных журналов учета в кадровом производстве

Журналы учета кадрового делопроизводства предназначаются для занесения в них всей необходимой информации о том, какой сотрудник принимался на работу, на какую должность претендовал или был переведен, когда проходил медицинский осмотр и ознакомлен ли с основными правилами охраны труда и пожарной безопасности.

Каждый журнал составляется в отдельной папке, подписывается и нумеруется в порядке ведения. В журналах учета должны прописываться информационные блоки, освещающие личные данные работников предприятия и то, отвечает ли текущее положение документального оформления установленным государствам нормам и требованиям. В списке обязательных журналов учета в кадровом производстве числятся следующие виды документации:

  • журнал учета и движения трудовых книжек работников предприятия;
  • журнал регистрации приказов и распоряжений руководства (приемы на работу, увольнения, смена штатного расписания);
  • журнал регистрации командировочных удостоверений;
  • журнал проверок, подписывающийся во время визита специальных государственных инспекций;
  • журнал ознакомления с должностными инструкциями и правилами внутреннего распорядка;
  • журнал медицинских обследований и ознакомления с правилами пожарной безопасности.

Конечно, на предприятии может находиться и большее количество регистрационных и отчетных бланков, которые требуется составлять в связи с определенной спецификой функционирования предприятия. Их наличие регламентируется законодательными актами и распоряжениями непосредственного руководителя компании.

Обзор обязательных журналов учета в кадровом делопроизводстве

Журналы учета в кадровом делопроизводстве призваны документально утвердить наличие локальных актов и подтвердить юридическую силу тех или иных нормативных документов. К примеру, журналы учета движения трудовых книжек создаются для того, чтобы своевременно уточнять, какое количество личных документов находится в кадровой службе, какие из них требуется выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, а в каких делать определенные изменения.

После выдачи приказов и распоряжений руководителем, кадровый специалист или другой ответственный сотрудник вносит регистрационный номер бланка в журнал регистраций. Таким образом, можно своевременно поднять необходимый документ из архива, ориентируясь на дату его составления и подписания.

Особо важным отчетным документом является журнал учета визитов проверяющих органов, куда заносится дата проверки и результат прохождения. Проверяющие органы уточняют, обнаружили ли они в компании какие-либо нарушения, после чего в журнале проставляется определенная пометка о необходимости внесения изменений в устоявшийся трудовой распорядок.

Если работники вынуждены довольно часто отправляться в командировки, то и журнал учета командировочных удостоверений так же должен всегда находиться под рукой у ответственного сотрудника. В нем указывается дата отправки, время прохождения командировки и личные данные трудоустроенного лица, отправленного по производственной необходимости в другой город, регион или страну.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

Кем могут вестись журналы учета в кадровом делопроизводстве?

Обычно, составлением и ведением данной документации занимаются кадровые специалисты, но руководитель компании может назначать и другое ответственное лицо из числа бухгалтеров или прочих штатных сотрудников. Все зависит от того, насколько большой численностью подчиненных располагает предприниматель, и у кого из них имеется достаточная квалификация для выполнения определенных трудовых обязанностей.

В мелких компаниях, где отсутствует необходимость вести учет, к примеру, командировочных или любых других данных из-за небольшого штата работников, данные обязанности могут возлагаться даже на секретаря. Но необходимо помнить, что работник обязан быть достаточно внимательным и ответственным, иначе проверяющие органы после обнаружения каких-либо ошибок в журналах, могут выносить руководителю требования заплатить штраф и ликвидировать несоответствия с государственными законами.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству;
  2. Для чего нужна Инструкция по кадровому делопроизводству;
  3. Какие приложения можно оформить к Инструкции по кадровому делопроизводству;
  4. Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников;
  5. Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу;
  6. Профстандарты для кадровиков: обязательны ли они?

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству с учетом требований профстандарта «Специалист по управлению персоналом» (бланк).doc
  • Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки. Отмена командировки (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству с учетом требований профстандарта «Специалист по управлению персоналом» (образец).doc
  • Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки. Отмена командировки (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль