Прошивка документов

325
Если предприятие функционирует не первый день, то его работники обязательно сталкивались с необходимостью прошивки документов. Данная процедура лишь с первого взгляда может показаться простой и не имеющей особого значения, но именно качество выполнения прошивки в одну из первых очередей проверяется государственными инспекторами во время визита на предприятие. В данной статье будут рассмотрены определенные правила и методика прошивки документации, дабы у вас не возникало проблем с инспекторами в области соответствия архивного хранения локальных актов.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • как правильно прошивать документы;
  • как заверить прошитые документы;
  • как правильно проставить нумерацию страниц документов после прошивки;
  • какие существуют приемы сшивания документов.

Как правильно прошивать документы?

Прошивать документы необходимо по определенной очередности, которая включает в себя ряд следующих действий:

  • бланки проверяются на правильность составления, ведения и подписания;
  • проводится прошивка специальными нитками;
  • проверяется порядок нумерации страниц;
  • проходит оформление сопроводительной описи подшитых бланков;
  • оформляется сопроводительная надпись на титульном листе папки.

Частичная опись применяется к документам, срок хранения которых не превышает 10 лет. Для всех остальных актов процедура прошивки подразумевает более надежное и длительное хранение.

Правильная прошивка подразумевает, в первую очередь, удаление всех металлических канцелярских элементов (скобы, скрепки), бумага освобождается от скоросшивателя и компонуется в отдельные стопки. Для оформления сопроводительной надписи подготавливается дополнительный чистый лист в формате А4.

В каждом деле, составленным из нескольких документов, подразумевается одновременное сшивание не более 250 страниц формата А4, а излишки бланков необходимо включить в перечень сшиваемых документов в дополнительном комплекте. Следует надлежащим образом контролировать, чтобы нити не касались текста, дабы важная информация могла быть прочитана при необходимости без каких-либо преград.

Как заверить прошитые документы?

После проведения процедуры прошивки, оформленные в надлежащем порядке документы необходимо заверить. Без соответствующих подписей и печатей процедура прошивки является неполной, соответственно кадровым специалистам необходимо соблюдать определенные правила для окончания данного действия.

Заверение прошитых документов необходимо проводить ответственным за процедуру лицом при соблюдении определенной очередности действий. Методика данного мероприятия следующая:

  • подготавливается специальный стикер, напечатанный в обычном офисном приложении в размере 4 на 6 сантиметров;
  • на стикере указываются личные данные ответственного за прошивку документов сотрудника предприятия;
  • стикер наклеивается канцелярским клеем таким образом, чтобы он задевал узел ниток и сами нитки;
  • поверх стикера ставится подпись и печать организации.

В некоторых случаях клеем обрабатывается и внешняя поверхность наклейки, дабы печать и паста от ручки не стерлась и не выцветала со временем. Данное действие надежно убережет информацию там, где для этого присутствует необходимость.

Соблюдение вышеописанных правил позволит избежать проблем во время визита проверяющих органов.

Прошивка документов

Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Как правильно проставить нумерацию страниц документов после прошивки?

Нумерация сшитых документов выполняется арабскими цифрами по возрастанию. Нумеровать необходимо не страницы, а листы, при этом, на страницах может присутствовать другая нумерация, которую необходимо игнорировать во время процедуры прошивки документов.

Номера по порядку ставятся в верхнем правом углу бланка, не касаясь напечатанного текста. Все приложенные к документу копии так же должны иметь свой порядковый номер (копии паспортов, трудовых книжек, заявления, служебные записки и так далее). Если размер листа выбивается из общей картины, его необходимо загнуть таким образом, чтобы не повредить текст, но и получить нужный формат.

Какие существуют приемы сшивания документов?

На практике могут быть использованы различные подходы к процедуре скрепления документов перед отправкой в архив, и твердые ограничительные рамки по этому поводу Законодательством не указаны. К таким приемам можно отнести:

  • использование иглы и ниток (сшивание проходит в два прокола и отлично подходит для документов небольшого объема);
  • использование дырокола и ниток (обычно, обложка не затрагивается; можно одновременно сшить чуть большее количество бумажных бланков);
  • использование дрели и шуруповерта (подходит для сшивания дел больших объемов, когда иглой попросту не проткнешь такое количество бумаг);
  • использование переплетного станка и автонумератора (способ доступен лишь в специализированных типографиях).

Как можно понять, наиболее подходящий способ необходимо выбирать, отталкиваясь от объема дел, подлежащих прошивке.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как оформить должностную инструкцию;
  2. В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ;
  3. Какие приложения можно оформить к Инструкции по кадровому делопроизводству;
  4. Опломбируем кадровые документы;
  5. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами;
  6. Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент) (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.58%
  • Иногда 55.93%
  • Не оформляем срочников 19.49%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль