Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

991
Профессионально поставленное, отражающее стратегию и тактику развития организации кадровое делопроизводство обязательно учитывает, с одной стороны, - специфику и масштабы деятельности компании, с другой - требования действующего законодательства к ведению делопроизводства. Оптимизировать и упорядочить процесс работу сотрудников отдела кадров и других подразделений организации во много помогает продуманная и унифицированная в рамках этой организации нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. О том, на какие моменты при разработке системы нумерации приказов кадровику будет полезно обратить внимание мы остановимся в нашей статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каким целям служит нумерация приказов в кадровом делопроизводстве;
  • что означает присвоить номер приказу;
  • каковы правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве;
  • про некоторые существенные тонкости нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Для каких целей применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровое делопроизводство - обязательная составляющая деятельности любой официально работающей компании, объединяющая в своем понимании все действия работников кадровой службы или иных специалистов, связанных:

  • с оформлением личных дел сотрудников;
  • внесением записей в трудовые книжки;
  • формированием должностных инструкций;
  • подготовкой приказов по личному составу (приему, увольнению, перемещению сотрудников в пределах организации и др.);
  • разработкой документации, носящей организационный характер (график отпусков, штатное расписание и пр.);
  • с проработкой содержания трудового договора (конкретизации отдельных моментов или всего текста, внесению корректировок, дополнений и др.).

При этом далеко не все сотрудники отдела кадров отдают отчет важности такой составляющей кадрового делопроизводства, как процесс нумерации приказов. Это связано это с тем, что кадровая служба оформляет только некоторую часть общего комплекта приказов, издаваемых в компании. Это приказы, связанные с личным составом, которые следует разграничивать с двумя другими издаваемыми в компании группами приказов (административно-хозяйственного характера и приказов, связанных с основной деятельностью).

Что означает присвоить номер приказу

Присвоение номера приказу позволяет:

  • упорядочить и упростить контроль за процессом регистрации кадровой документации;
  • упростить и значительно ускорить процедуру поиска нужного приказа в больших объемах разноплановой кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровой документации;
  • упорядочить и оптимизировать классификацию приказов в процессе оформления документов на хранение.

Каковы правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Переходя к практической части изучения процесса нумерации приказов в кадровом делопроизводстве следует обратить внимание на необходимость разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (1 год - 5 лет) сроками хранения и учесть, что ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года вступили в действие урезанные сроки хранения кадровых документов по личному составу — 50 лет, за исключением тех, которые создавались до 2003 года (для этого массива документации срок по-прежнему остается 75 лет). Для приказов с разными сроками хранения используются разные буквенные обозначения.

При сложности и большом разнообразии приказов на практике вынужденно вводятся сложносоставные порядковые номера приказов. Вместе с тем, единственный объединяющий признак нумерации приказов в кадровом делопроизводстве - это требование ежегодного обновления порядка их исчисления. Другими словами, с первого рабочего дня наступившего нового календарного года нумерацию приказов допускается начинать с "1".

Компании с малочисленным штатом вполне могут использовать простейшую нумерацию, состоящую из некоторого цифрового кода и буквенного шифра через разделительный знак. Расшифровывается номер приказа в соответствии с общими правилами следующим образом:

  • цифровой код присваивают по порядку всем приказам с начала календарного года, вне зависимости от их вида и целевой группы;
  • буквенный код, выступающий в качестве "приставки" к цифровому, позволяет идентифицировать видовую принадлежность приказа;
  • В качестве разделительного знака можно использовать дробь, точку, тире и др. Допускается и сплошная запись, когда цифровой и буквенный индексы следуют один за другим без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без его применения).

При разработке индивидуальной системы нумерации для конкретного предприятия следует учесть, что:

  • Регистрационные индексы приказов по основной деятельности отличаются от регистрационных индексов приказов по личному составу, оформляемых секретарской службой.
  • Приказы по основной деятельности традиционно нумеруются цифровыми индексами (номерами), т. е. простой порядковой нумерацией (натуральным рядом чисел) - 1, 2, 3, 4, 5 ..., а приказы по личному составу буквенно-цифровой нумерацией.

Приведем примеры нумерации приказов по личному составу для небольшой компании: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с. Это две группы приказов, отличающиеся по срокам хранения.

Для крупной компании, штат которой исчисляется большим количеством работников и множеством различных вариантов издаваемых приказов специалистам отдела кадров приходится разрабатывать собственную удобную систему нумерации, учитывающую специфику ведения документооборота. Факт введения такой системы на предприятии отражается во внутрифирменном локальном акте, о чем оповещаются все без исключения специалисты, в той или иной форме задействованные в процессе оформления приказов. Это позволит унифицировать систему нумерации приказов для всего предприятия, добившись, вместе с тем, ее простоты, логичности и упорядоченности.

Так, к примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях могут быть дополнены буквенным кодом "дв", приказы об увольнении — индексом "у"и др.

Особо отметим, особого единого для всех предприятий и организаций регламента нумерации приказов действующим законодательством не предусмотрен. Поэтому сочетание букв и цифр не является жестко закрепленным. Так описанный нами код нумерации, в виде комбинации цифр и букв может быть успешно заменен любой другой комбинацией (буквенный код - цифровой код - буквенный код, цифровой код - цифровой код и т. д.).

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству;
  2. Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу;
  3. Обязательно ли присваивать всем сотрудникам табельные номера;
  4. Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу;
  5. Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников;
  6. Как обучить кадровиков, чтобы они соответствовали профстандарту?

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (образец).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (бланк).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль