Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

319
Профессионально поставленное, отражающее стратегию и тактику развития организации кадровое делопроизводство обязательно учитывает, с одной стороны, - специфику и масштабы деятельности компании, с другой - требования действующего законодательства к ведению делопроизводства. Оптимизировать и упорядочить процесс работу сотрудников отдела кадров и других подразделений организации во много помогает продуманная и унифицированная в рамках этой организации нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. О том, на какие моменты при разработке системы нумерации приказов кадровику будет полезно обратить внимание мы остановимся в нашей статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каким целям служит нумерация приказов в кадровом делопроизводстве;
  • что означает присвоить номер приказу;
  • каковы правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве;
  • про некоторые существенные тонкости нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Для каких целей применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровое делопроизводство - обязательная составляющая деятельности любой официально работающей компании, объединяющая в своем понимании все действия работников кадровой службы или иных специалистов, связанных:

  • с оформлением личных дел сотрудников;
  • внесением записей в трудовые книжки;
  • формированием должностных инструкций;
  • подготовкой приказов по личному составу (приему, увольнению, перемещению сотрудников в пределах организации и др.);
  • разработкой документации, носящей организационный характер (график отпусков, штатное расписание и пр.);
  • с проработкой содержания трудового договора (конкретизации отдельных моментов или всего текста, внесению корректировок, дополнений и др.).

При этом далеко не все сотрудники отдела кадров отдают отчет важности такой составляющей кадрового делопроизводства, как процесс нумерации приказов. Это связано это с тем, что кадровая служба оформляет только некоторую часть общего комплекта приказов, издаваемых в компании. Это приказы, связанные с личным составом, которые следует разграничивать с двумя другими издаваемыми в компании группами приказов (административно-хозяйственного характера и приказов, связанных с основной деятельностью).

Что означает присвоить номер приказу

Присвоение номера приказу позволяет:

  • упорядочить и упростить контроль за процессом регистрации кадровой документации;
  • упростить и значительно ускорить процедуру поиска нужного приказа в больших объемах разноплановой кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровой документации;
  • упорядочить и оптимизировать классификацию приказов в процессе оформления документов на хранение.

Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Каковы правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Переходя к практической части изучения процесса нумерации приказов в кадровом делопроизводстве следует обратить внимание на необходимость разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (1 год - 5 лет) сроками хранения и учесть, что ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года вступили в действие урезанные сроки хранения кадровых документов по личному составу — 50 лет, за исключением тех, которые создавались до 2003 года (для этого массива документации срок по-прежнему остается 75 лет). Для приказов с разными сроками хранения используются разные буквенные обозначения.

При сложности и большом разнообразии приказов на практике вынужденно вводятся сложносоставные порядковые номера приказов. Вместе с тем, единственный объединяющий признак нумерации приказов в кадровом делопроизводстве - это требование ежегодного обновления порядка их исчисления. Другими словами, с первого рабочего дня наступившего нового календарного года нумерацию приказов допускается начинать с "1".

Компании с малочисленным штатом вполне могут использовать простейшую нумерацию, состоящую из некоторого цифрового кода и буквенного шифра через разделительный знак. Расшифровывается номер приказа в соответствии с общими правилами следующим образом:

  • цифровой код присваивают по порядку всем приказам с начала календарного года, вне зависимости от их вида и целевой группы;
  • буквенный код, выступающий в качестве "приставки" к цифровому, позволяет идентифицировать видовую принадлежность приказа;
  • В качестве разделительного знака можно использовать дробь, точку, тире и др. Допускается и сплошная запись, когда цифровой и буквенный индексы следуют один за другим без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без его применения).

При разработке индивидуальной системы нумерации для конкретного предприятия следует учесть, что:

  • Регистрационные индексы приказов по основной деятельности отличаются от регистрационных индексов приказов по личному составу, оформляемых секретарской службой.
  • Приказы по основной деятельности традиционно нумеруются цифровыми индексами (номерами), т. е. простой порядковой нумерацией (натуральным рядом чисел) - 1, 2, 3, 4, 5 ..., а приказы по личному составу буквенно-цифровой нумерацией.

Приведем примеры нумерации приказов по личному составу для небольшой компании: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с. Это две группы приказов, отличающиеся по срокам хранения.

Для крупной компании, штат которой исчисляется большим количеством работников и множеством различных вариантов издаваемых приказов специалистам отдела кадров приходится разрабатывать собственную удобную систему нумерации, учитывающую специфику ведения документооборота. Факт введения такой системы на предприятии отражается во внутрифирменном локальном акте, о чем оповещаются все без исключения специалисты, в той или иной форме задействованные в процессе оформления приказов. Это позволит унифицировать систему нумерации приказов для всего предприятия, добившись, вместе с тем, ее простоты, логичности и упорядоченности.

Так, к примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях могут быть дополнены буквенным кодом "дв", приказы об увольнении — индексом "у"и др.

Особо отметим, особого единого для всех предприятий и организаций регламента нумерации приказов действующим законодательством не предусмотрен. Поэтому сочетание букв и цифр не является жестко закрепленным. Так описанный нами код нумерации, в виде комбинации цифр и букв может быть успешно заменен любой другой комбинацией (буквенный код - цифровой код - буквенный код, цифровой код - цифровой код и т. д.).

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству;
  2. Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу;
  3. Обязательно ли присваивать всем сотрудникам табельные номера;
  4. Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу;
  5. Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников;
  6. Как обучить кадровиков, чтобы они соответствовали профстандарту?

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (образец).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (бланк).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 23.38%
  • Иногда 57.41%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль