Номенклатура дел отдела кадров

852
Номенклатура дел отдела кадров – важнейший документ предприятия. Он содержит всю информацию о других документах и делах организации. Работники отдела кадров работают с номенклатурой каждый декабрь – сверяя и дополняя сведения. Номенклатура не имеет четкого алгоритма составления, однако она обязательно включает в себя систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения и другой информации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как происходит составление номенклатуры дел отдела кадров;
  • как правильно заполнить все графы номенклатуры;
  • что включает в себя номенклатура дел отдела кадров.

Каждый год в службах делопроизводства организаций последний месяц посвящается составлению номенклатуры дел на следующий год. В каждом отделе готовят номенклатуру дел структурного подразделения – уточненную, обновленную или новую.

Алгоритма составления номенклатуры дел архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях нет, однако процесс составления номенклатуры очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций.

Вкратце надо сказать, что в отдельные дела могут быть вынесены те документы, которые представляют особую значимость для организации. Например, если отдел кадров часто работает с документами об изменении тарифов оплаты труда, то в номенклатуре для удобства можно вынести соответствующие документы отдельно. И наоборот – те документы, которые требуются редко, можно объединить в одно дело, с пометкой в индексе и названии.

Номенклатура дел отдела кадров

Составление номенклатуры дел отдела кадров

Начать составление номенклатуры нормативных документов следует с изучения документального фонда организации или, к примеру, отдела кадров. С этим сложностей обычно нет, так как у кадровиков все документы хранятся чаще всего в порядке. Если номенклатура составляется в первый раз, необходимо исследовать и описать все документы. Если же номенклатура уже составлена, то ежегодно ее требуется проверять и обновлять.

После исследования документальной базы необходимо заполнить форму номенклатуры дел. По окончанию года к номенклатуре дел составляется итоговая запись, в которой делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Виза согласования с экспертной комиссией подписывается только тогда, когда в подразделении эта комиссия действительно существует и работает. Если комиссии нет, то поле заполнять не нужно.

Номенклатура состоит из нескольких граф, каждая из которых должна быть заполнена.

Заполняем графы

В номенклатуре обычно пять граф, которые должны быть заполнены. Это «индекс дела», «заголовок дела», «количество дел», «Срок хранения и № статьи по перечню», «примечание».

Рассмотрим каждую графу.

В первой графе следует указать индекс, который состоит, как правило, из двух частей - порядкового номера структурного подразделения, принятого в организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Если внутри дела есть еще одно разделение, к индексу добавляется третье число.

Во второй графе значится название документа с той формулировкой, которая в полной мере отражает его суть. Например: «Переписка с юристами фирмы ООО Луч о мерах улучшения охраны предприятия».

Третья графа заполняется в конце года, в ней ставятся сведения о фактическом количестве заведенных в течение года дел (томов, частей).

В четвертой графе указывается срок, в течение которого каждое из дел хранится. Эти сроки установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов.

В пятой графе вписываются различные примечания к делу. Это может быть любая дополнительная информация, например, о том, что дело представляет собой заверенные копии документов или оригинальный документ.

После заполнения всех граф, проект документа должен быть заверен руководителем отдела, а далее он передается в службу ДОУ организации. Вся работа со старой номенклатурой должна быть проделана до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года дела формировались по новой, актуализированной номенклатуре.

Что включает в себя номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров включает в себя следующие документы:

  1. Нормативно-правовые акты, приказы и распоряжения по вопросам кадрового обеспечения
  2. Локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции)
  3. Организационные документы: журнал ознакомления с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров, журнал учета приказов по личному составу, штатное расписание, график отпусков. Сюда же относится табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих из других организаций в командировки.
  4. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: трудовые договоры, приказы по личному составу, документы по оформлению командировки, личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС) на каждого работника, трудовые книжки и прочие документы.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как составить номенклатуру дел в кадровой службе;
  2. Для чего нужна номенклатура дел;
  3. В какие сроки нужно утвердить номенклатуру дел организации;
  4. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами;
  5. Договоры, отпуска и другие особенности труда работников образования;
  6. Опломбируем кадровые документы.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел структурного подразделения организации (бланк).xls
  • Номенклатура дел (фрагмент) (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел организации (бланк).xls
  • Номенклатура дел (фрагмент) (бланк).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль