Срок хранения графика отпусков

315
Как и любой документ, график хранения отпусков имеет свой срок и режим хранения. Перечень типовых управленческих документов и сроки их хранения оговорены в Приказе Минкультуры России № 558 от 25.08.2010. Но важно не только знать срок хранения того или иного документа, но и правила его исчисления. В этой статье мы уточним срок хранения графика отпусков в 2017 году.

Вы узнаете:

  • особенности хранения графика отпусков;
  • сроки хранения графика отпусков;
  • для чего может понадобиться график отпусков за прошедший период.

Срок хранения графика отпусков

Особенности хранения графика отпусков

График отпусков не требует специальных условий хранения, кроме одного: защищенность персональных данных сотрудников, которые в нем содержатся. Поэтому особенности хранения графика отпусков — в том, чтобы доступ к нему был закрыт для посторонних. Кроме того, конечно, должна быть обеспечена сохранность графика в течение установленного срока. То есть, график отпусков может храниться, например:

  • В сейфе, несгораемом шкафу или в обычном шкафу, закрывающемся на ключ, вместе с другими кадровыми документами. Это подойдет фирмам с небольшой штатной численностью, где кадровые документы хранятся компактно;
  • В обычном шкафу или на полках с кадровыми документами, если личные данные сотрудников при этом будут защищены от доступа третьих лиц. Например, если здесь работают только сотрудники, имеющие право на обработку персональных данных;
  • Листы с графиком отпусков лучше расположить в папке или файле. Можно объединить его в папку с другими кадровыми документами с аналогичным сроком хранения;
  • Еще один вариант комплектования документов — хранить график отпусков вместе с заявлениями и приказами по отпускам за соответствующий год. Нужно учитывать лишь разницу в сроках хранения этих документов.

Сроки хранения графика отпусков

Сроки хранения графика отпусков регламентированы п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов в Приказе Минкультуры № 558. Стандартный срок для хранения графика отпусков — один год. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего года, после того, на который этот график был составлен. Для графика отпусков на 2017 год исчислять сроки нужно так:

  • За две недели до 2017 года (в декабре 2016) график отпусков утверждается;
  • 2017 год — год действия данного графика;
  • С 1 января 2018 года начинается годовой срок хранения графика отпусков;
  • После 31 декабря 2018 года график может быть уничтожен.

Документы с истекшим сроком годности нельзя просто выбросить.  Это может привести к тому, что личные данные работников станут известны посторонним. Обычный способ уничтожения устаревших документов — разрезание на шредере или измельчение вручную. Уничтожение оформляется соответствующим образом. Для этого составляется опись документов с истекшим сроком хранения и акт.

Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Для чего может понадобиться график отпусков за прошедший период

Зачем может понадобиться график отпусков на тот или иной период, если он уже прошел?  Действительно, график отпусков уже не будет иметь никакой силы по истечение года, на который он был составлен. Поэтому и срок хранения для него установлен короткий. Но в течение года хранить его все-таки нужно, потому что в некоторых случаях обращаться к нему придется. Это могут быть:

  • Ошибки в приказах о предоставлении отпусков, начислении отпускных и так далее. Тогда нужно уточнить данные по отпускам сотрудников, используя дополнительные источники информации
  • Спорные ситуации в коллективе, когда сотрудники не могут договориться об определенной очередности отпусков, сезонности, необходимости разделять отпуск. В этом случае график поможет наглядно увидеть картину прошлого года
  • Необходимость быстро получить общую картину по отпускам прошлого года, не собирая данные в приказах, а также отследить разницу между запланированными и фактическими отпусками
  • Составление нового графика отпусков. Наличие графика за прошлый год позволит прогнозировать предпочтения сотрудников. Кроме того, старый график можно использовать как образец организации отдыха, чтобы очередность или совпадение отпусков не привело к сбою в работе.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи;
  2. Поощряем работника дополнительным отпуском;
  3. 12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку;
  4. Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска;
  5. Как отправить сотрудника в ежегодный отпуск по графику отпусков в период простоя;
  6. В какой срок нужно составить график отпусков вновь созданной организации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма № Т-7. График отпусков (бланк).xls
  • Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Пример заполнения графика отпусков.doc
  • Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (бланк).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 23.38%
  • Иногда 57.41%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль