Сроки хранения документов в образовательном учреждении

149
Необходимость хранить документацию в образовательном учреждении не менее важна, чем на коммерческом предприятии. В этой статье мы рассмотрим, в каких условиях необходимо хранить документацию в образовательных учреждениях, каким образом оформлять документы и подшивать их в дела. А также сроки хранения документов в образовательном учреждении и ответственность за ненадлежащее хранение.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие особенности хранения документов в образовательных учреждениях;
  • каковы сроки хранения документов в образовательном учреждении в 2017 году;
  • каким образом можно оформлять архивацию документов.

Сколько хранятся документы в образовательном учреждении

Деятельность любой организации базируется на взаимоотношениях, закрепленных документами. Они должны быть четко структурированы и распределены соответствующим образом для быстрого доступа к ним. Кроме того, важно учитывать и их срок хранения, чтобы не было необходимости накапливать ненужную макулатуру или по неосторожности не удалить нужные документы. Но это, что касается коммерческих организаций.

Невозможно сравнить коммерческую деятельность с большим количеством документации по любому поводу и, например, бюджетную организацию, которая буквально наводнена документами. И в образовательном учреждении не менее важно правильно вести учет документов и следить за их правильным хранением. Для того, чтобы не ошибиться в этом, необходимо ознакомиться со всеми нюансами.


Сколько лет нужно хранить кадровые документы


Особенности хранения документов в образовательном учреждении

Требования к документообороту в бюджетной организации не менее строгие, чем к любому другому виду. И за нарушения все так же предусмотрена ответственность.


Как оформить прием на работу научно-педагогического работника образовательной организации высшего образования


К официальным документам относятся управленческие, научные, технические, производственные и т. д. Самая важная часть документов — это управленческие. Именно они являются основой документации любого бюджетного учреждения. За исключением бухгалтерских и учетных бумаг, они относятся к организационно-распорядительной документации.

Как и документация коммерческих организаций, бюджетная сфера тоже регулируется законодательством.


Опломбируем кадровые документы


В образовательном учреждении за сохранность документации несет ответственность руководитель. Сам процесс хранения начинается с момента окончания работы с документом и подшивки его в дело.

Всю документацию необходимо хранить правильно. Ее надо держать в шкафах, предохраняющих от пыли и прямых солнечных лучей. Вся документация хранится в папках-скоросшивателях для свободного доступа к документации и возможности легкой подшивки.

Документы подшиваются к делу только после их исполнения. Именно такую соответствующую отметку должен иметь каждый документ перед подшивкой.

В шкафах дела размещаются в вертикальном положении и корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел и согласно их последовательности. Хранения может оставаться на усмотрение кадрового отдела и в удобной для них последовательности и систематизации.

Стоит запомнить, что выдача и удаление документа из дела постоянного срока хранения не разрешается. И вообще неправильное хранение документации может грозить штрафами, либо административной ответственностью. Законодательство полностью оговаривает способ хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Сроки хранения документов в образовательном учреждении


Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации


Сроки хранения документов в образовательном учреждении

Как мы уже говорили, любой документ имеет свой срок хранения и его надо соблюдать.

Срок хранения начинает свое исчисление не с момента попадания в архив, а с 1 января года, следующего за годом оформления документа.

Так какой же срок предусмотрен для хранения ряда документов в образовательном учреждении? Согласно законодательству, любой налогоплательщик должен хранить данные бухгалтерского и налогового учета, в том числе документы, подтверждающие получение дохода, в течение 4-х лет.

Сама же организация должна хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение срока не менее 5 лет.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Самое важное в хранение документов — правильная архивация. Перед отправкой документов в архив иногда проводят дополнительный учет и систематизацию. Достают из скоросшивателей, распределяют в хронологической последовательности, изымают черновики и дубли.

Кроме того, документы подлежат оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянные и долговременные сроком свыше 10 лет хранения. Документы подлежат неполному оформлению со сроком хранения менее 10 лет.

Полное оформление дела включает:

  • пронумерованные листы;
  • заверительная надпись;
  • внутренняя опись документов в случае необходимости;
  • переплет или подшивку;
  • оформление обложки.

При частичном оформлении документы можно хранить при помощи обычного скоросшивателя без нумерации или заверения страниц.

Стоит отметить, что нарушение в оформлении или хранении документов, как правило, грозит административной ответственностью. Поэтому важно учитывать все положения законодательства, касающиеся правильного оформления или хранения документов. 


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма № 3 (профтех). Сведения о работниках образовательных учреждений начального профессионального образования.xls
  • Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде) (бланк).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде) (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 22.79%
  • Иногда 57.37%
  • Не оформляем срочников 19.84%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль