Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

140
Трудовой договор один из важнейших документов на предприятии, регулирующий взаимоотношения работника и работодателя. Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и что это такое. Каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров, и каким образом вести учет и его хранение.

Из этой статьи вы узнаете:

  • для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров и требует ли его законодательство;
  • каким образом вести учет и хранение журнала регистрации трудовых договоров;
  • каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров в 2017 году;
  • как поступить в случае ошибочного ведения журнала регистрации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Согласно законодательству, документы, участвующие в документообороте компании должны быть учтены и храниться, в зависимости от указанных в нормативных документах сроках. При этом личные данные относятся к частной собственности сотрудника, поэтому необходимо взять у него письменное разрешение на обработку и хранение информации о нем.

Пожалуй, самый важный документ при устройстве на работу — это трудовой договор. Его заключают между работодателем и работником с указанием всех условий работы сотрудника, его должностные обязанности и т. д. Подобные документы отмечаются в специальном журнале регистрации трудовых договоров и соглашений. Это нужно для удобства дальнейшего поиска и учета сроков хранения.


Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации


Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров


Как выявлять и уничтожать устаревшие документы


Журнал регистрации трудовых договоров: учет и хранение

Регистрация данных — это отметка в соответствующем документе о существовании договора или любой другой бумаги. Таким образом, подтверждается факт создания документа и его получения. После регистрации документа, он обретает дополнительную юридическую силу.

Внутренние документы регистрируются в тот же день. Отметка о наличии документов, как правило, происходит в журнале регистрации, где указывается регистрационный номер по порядку, личные данные работника, должность, профессия, название документа, его номер, дата создания, ответственное лицо, дата расторжения при необходимости.

Так как договор оформляется в двух экземплярах, то один подшивается в журнал регистрации, а другой отдается сотруднику под подпись.

Сам журнал, как правило, пломбируют номерной пломбой. Это позволяет обнаружить факт неправомерного доступа к журналу.


Опломбируем кадровые документы


Перед самым началом работы с журналом, необходимо заполнить титульный лист и указать какой именно тип документов будет регистрироваться в журнале, в данном случае должно быть упомянуто о трудовых договорах. И должен быть указан номер пломбы.

Журнал помогает не только систематизировать доступ к трудовым договорам, но и иметь доступ в случае конфликта с уволенным сотрудником. И отсутствие записи о договоре в журнале регистрации, может быть перевесом на стороне работника.

Данный журнал позволяет в случае необходимости найти нужный договор и подтвердить факт работы того или иного сотрудника, если это потребуется работнику на новом месте. И по необходимости выдать справку. И только представьте как бы эта ситуация была усложнена, если бы нужно было найти договор среди огромного количества документов.

Вести журнал учета трудовых договоров нужно очень внимательно. В случае, если обнаружится факт неправильного ведения, то его можно досрочно закрыть и завести новый, указав при этом причину досрочного прекращения. Законодательно это не будет нарушением.


Как хранить документы в кадровой службе


Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Журнал регистрации трудовых договоров: сроки хранения

Дело в том, что любой документ на предприятии имеет свой срок хранения в соответствии с установленным законодательством сроком. Все зависит от типа документа и важности его для организации.

Трудовой договор важный документ и относится к документам личного состава, поэтому они должны храниться в течение 75 лет, либо до момента ликвидации организации. Хотя, даже в таких случаях документы могут быть переданы в государственный архив на хранение. Однако, стоит отметить, что срок хранения может быть изменен еще и с помощью ведомственного нормативного акта.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Журнал может вестись как в бумажном варианте, так и электронном. В случае несоответствия, предпочтение отдается бумажному варианту.

Так как законодательно предусмотрено только ведение журнала по учету трудовых книжек, то журнал по учету трудовых договоров может вестись на усмотрение кадровиков организации в произвольной форме. Прошивать и пломбировать журнал необходимо перед самой сдачей в архив на хранение. Так как сами трудовые договоры должны храниться 75 лет, то и журнал, соответственно, тоже.

Оформление любой документации на предприятии носит очень важный характер и необходимо не забывать об этом. Правильный учет и хранение может обеспечить быстрый доступ и позволит избежать многих неловких ситуаций в случае конфликта с работником. 


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Журнал регистрации трудовых договоров (бланк).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
Доступно только подписчикам
  • Журнал регистрации трудовых договоров (образец).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации .doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.49%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль