Срок хранения служебных записок в организации

97
Служебные записки только с первого взгляда могут показаться не слишком важными внутренними документами, но они достаточно часто, в первую очередь, запрашиваются контролирующими органами. Это обусловлено тем, что кадровые специалисты не слишком грамотно ведут их учет и хранение, и в данной статье будут рассмотрены все нюансы, относящиеся к служебным запискам, дабы у предприятия не возникало проблем во время внеочередных и очередных визитов проверяющих органов и вышестоящих инстанций.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • условия и нюансы хранения служебных записок в организации;
  • каковы сроки хранения служебных записок в организации;
  • какие сроки хранения служебных записок и писем с информацией, содержащей переписку с зарубежными организациями;
  • какие сроки хранения служебной переписки с государственными служащими и депутатами.

Условия и нюансы хранения служебных записок в организации

Так как служебные записки относятся к особо важных локальным документам, хранить их необходимо в соответствующих условиях. Чаще всего данные бланки имеют бумажный вид, соответственно, размещаться документы должны в хорошо проветриваемом помещении, где соблюдается приемлемый уровень влажности.


Как хранить документы в кадровой службе


Во время использования за служебные записки отвечают работники кадровых отделов, помещая их в сейфы, оснащенные замком и сигнализацией. Доступ к служебным запискам должен иметь лишь ответственный сотрудник, который, в случае возникновения нужды, получает легкий доступ к важным распоряжением и постановлениям. Для надежного хранения записок рекомендуется составить отдельную папку, где будут в будущем содержаться данные локальные документы. Папки с записками располагаются в специально оборудованных помещениях, где соблюдаются определенные порядки и правила.

Если же подобная информация сберегается на электронном или физическом носителе, помещается на компьютер ответственного сотрудника или руководителя, или же содержится на флешке, то такие средства хранения необходимо надежно защитить от утери и взлома. Следует помнить, что в служебных записках могут содержаться довольно важные сведения, восстановить которые в случае утери не представляется возможным.


Опломбируем кадровые документы


Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Сроки хранения служебных записок в организации

Основные критерии оценки потенциального срока хранения служебных записок и писем, свидетельствующих о переписке между несколькими лицами, регламентируются законодательными актами и отталкиваются от самого содержания писем. То есть, перед ответом на вопрос «сколько должна храниться служебная записка», необходимо определиться, насколько важная информация в ней отображена.

Сроки хранения первичной документации, играющей основную роль в регламентации трудовой деятельности, существенно отличаются от необходимого времени для хранения вторичной документации. Для основополагающих бланков, в которых учитываются такие распоряжения, как отчеты, доклады, протоколы и так далее, срок хранения должен составлять минимум 5 лет с момента использования документа. При этом руководитель предприятия может продлить данный срок по своему усмотрению, если в данном приеме, по его мнению, имеется необходимость.


Нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку


Если служебные записки содержат не слишком важную информацию, касающуюся хозяйственных вопросов (кроме случаев, когда планируется приобретение мебели и специализированной техники), такие документы допускается хранить в течение 1 года.

Важно помнить, что, вне зависимости от важности содержательной информации, служебные записки необходимо учитывать и вести подобающим образом.


Как оформить личную карточку, если прежняя пришла в негодность


Какие сроки хранения служебных записок и писем с информацией, содержащей переписку с зарубежными организациями?

Если служебные записки и письма содержат информацию об осуществлении партнерства с компаниями, расположенными за рубежом, то у таких документов минимальный срок хранения составляет 15 лет. Как и в прочих случаях, данное время может быть увеличено по распоряжению начальника предприятия, и документ, помещенный в архив, может быть использован по истечению даже нескольких десятков лет.

Срок хранения служебных записок в организации


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Какие сроки хранения служебной переписки с государственными служащими и депутатами?

Отдельно следует остановиться на моменте, когда речь идет о служебных записках, так или иначе, касающихся государственных служащих и чиновников. Такие документы можно хранить на предприятии бессрочно, так как проверяющими службами может осуществиться запрос на предъявление такого бланка в любой момент.

В документации, содержащей подобную информацию, часто идет речь о соблюдении норм законов и государственных порядков, так что подобным моментам необходимо уделять как можно больше внимания.


Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов (бланк).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов (образец).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 23.38%
  • Иногда 57.41%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль