Cрок хранения документов по заработной плате

176
Любую документацию необходимо хранить на предприятии и в зависимости от ее вида и важности регулируются сроки ее сохранения. В этой статье мы узнаем, каким образом следует хранить документы, срок хранения документов по заработной плате, нужно ли сдавать в архив документацию такого рода и кто будет нести за нее ответственность.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каков срок хранения документов по заработной плате в 2017 году;
  • каким образом вести учет документов по заработной плате;
  • сколько нужно хранить документы по заработной плате;
  • кто несет ответственность за хранение документов о заработной плате. 

Сколько храненить документы по заработной плате

В любой организации ежедневно оформляется множество документов. От правильности их оформления зависит, будет ли ваша организация нормально продолжать свою деятельность или она будет решать вопросы, связанные с претензиями со стороны сотрудников, либо инспекций. Но, как оказалось, это не единственная причина, по которой у любой организации могут возникнуть проблемы.

Есть еще одна немаловажная деталь — это хранение оформленных документов. Ведь каждый документ имеет свой срок хранения и важно его знать и соблюдать.  Не все типы документов подвергаются длительному хранению или хранению вообще. Например, работники ежемесячно получают заработную плату за свой труд, но все ли знают, что делать с документами по выплатам уже после ее выдачи, нужно ли ее хранить и сколько времени это следует делать.


Как оформить удержания из зарплаты по исполнительным документам


Хранение и учет документов по заработной плате

В каждой организации есть необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы. В случае, если организация небольшая, вопросами кадровой документации занимается бухгалтерия, а не кадровая служба.

Cрок хранения документов по заработной плате


Как хранить документы в кадровой службе


Что касается заработной платы, то процесс ее расчета осуществляется в несколько этапов:

  • анализ информации в первичных документах по учету и оплате труда, составленных по унифицированной форме;
  • расчет всех выплат и пособий сотрудникам по разным типам договора с организацией;
  • расчет и удержание НДФЛ согласно законодательству;
  • начисление страховых взносов, удержанных с начисленных сумм оплаты труда;
  • оформление документов на выплату заработной платы.

Итак, каким образом правильно вести учет документации по заработной плате, и какие документы необходимо подшивать для отправки в архив. На деле, после каждой выданной зарплаты мы имеем на руках расчетную ведомость. В дальнейшем вам нужно будет не просто знать, какую сумму получил каждый сотрудник в определенный период времени, но обосновать каждую цифру в ней.


Как выявить документы с истекшим сроком хранения


Для этого вам потребуются еще и табели, копии приказов на отпуск по расчетным листам, больничные, командировочные — все документы, которые необходимы для расчета и начисления ежемесячной зарплаты. В некоторых случаях эти документы подшиваются по датам. Зачастую, подобные документы оформляются согласно внутреннему регламенту и документации, для удобства пользования и быстрого их нахождения при необходимости.

Важно, помнить, что именно руководитель несет ответственность за сохранность и архивное хранение документации, в том числе о заработной плате. Он может назначить кого-нибудь ответственным по этим вопросам и это упростит процесс, но это не снижает степень ответственности.

Место хранения документации определяется самой организацией. В небольших компаниях она хранится в помещениях офисов. Большие организации могут себе позволить завести отдельное посещение для архивного хранения и даже нанять соответствующих людей для работы в нем.


Опломбируем кадровые документы


Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Cроки хранения документов по заработной плате

В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Поскольку именно они считаются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. И их значение не стоит недооценивать.

Более того, многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате хранятся порядка 75 лет, либо постоянно. Особенно важны сведения о заработной плате. Их важность определяется тем, что при оформлении пенсии гражданам, работавшим в этой организации, нужно будет предоставить именно документы о заработной плате, помимо всего прочего.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Документы должны храниться должным образом в архиве. После, они должны быть переданы в государственный архив, в случае прекращения деятельности предприятия к тому времени.

После того, как срок хранения документов истечет, руководителю необходимо издать приказ об утилизации перечня архивных документов. После чего они будут уничтожены.

Стоит помнить, что согласно законодательству, в случае недобросовестного ведения и сохранности кадровых документов, организацию будет ждать административная, а то и уголовная ответственность. 


12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc
  • Положение об оплате труда (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (образец).doc
  • Положение об оплате труда (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.58%
  • Иногда 55.93%
  • Не оформляем срочников 19.49%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль