Cрок хранения согласия на обработку персональных данных

83
Существуют этапы работы, когда сотрудник предоставляет персональные данные и важно этот момент правильно оформить, чтобы избежать конфликтов. В этой статье мы рассмотрим ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется и случаи, когда это необходимо. Какой необходимый срок хранения согласия на обработку персональных данных и условия хранения этих данных.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в каких случаях необходимо согласие работника на обработку персональных данных, а когда нет;
  • каков срок хранения согласия на обработку персональных данных в 2017 году;
  • какие особенности хранения персональных данных;
  • как долго нужно хранить согласие на обработку персональных данных. 

Сколько хранятся согласия на обработку персональных данных

При устройстве на работу, будущий сотрудник сталкивается с необходимостью оформления большого количества сопутствующих документов. И, предоставляя свои персональные данные, указанные в паспорте, ИНН или номере пенсионного, важно, чтобы они не перешли к третьим лицам и не были использованы без вашего ведома. Кроме того, согласно закону о персональных данных, работник должен дать разрешение на их обработку и хранение. И тут возникает вопрос о том, в каких условиях нужно хранить согласие на обработку и как долго.


Как поступить, если человек отказывается давать согласие на обработку его персональных данных


Особенности хранения согласия на обработку персональных данных

Как мы уже сказали, важно согласие человека на обработку персональных данных, но есть случаи, когда подобное разрешение со стороны работника не требуется. Такое возможно в случае, когда объем персональных данных, обрабатываемых работодателем, не превышает установленные законодательством и ТК РФ перечни. И, если подобный сбор данных был оговорен трудовым договором или внутренними актами. 

Кроме того, согласие работников на обработку персональных данных не требуется:

  • если существует ситуация, в которой обработка данных предусмотрена законодательством;
  • обработка данных предусмотрена внутренними документами и актами;
  • возможна передача персональных данных третьим лицам, если существует угроза жизни и здоровья работника;
  • обработка необходима в случае пропускного режима на территорию предприятия.

В некоторых случаях, публикация персональных данных просто необходима в виду особенностей работы. Например, медицинские организации должны предоставить информацию пациентам о врачах, указав их фамилию, квалификацию и образование. В некоторых случаях, это осуществляется в интернете.


Как хранить документы в кадровой службе


Обработка персональных данных должна ограничиваться конкретными целями. То есть при приеме на работу важно запросить только те данные, которые будут необходимы для оформления его на предприятии, отчислении налогов и выплаты заработной платы.

Хранить персональные данные следует в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных. И не дольше, чем этого требуют цели обработки данных, если срок не установлен законодательством или трудовым договором.

Персональные данные подлежат полному уничтожению в случае, если цель их сбора была достигнута, либо была утрачена необходимость.


Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных


Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Cроки хранения согласия на обработку персональных данных

Бывают случаи, когда организация набирает новых сотрудников. В таком случае потенциальные работники отправляют резюме с указанием персональных данных, верность которых иногда подтверждается личной встречей с соискателем. В некоторых случаях, работодатели предоставляют соискателю анкету, которую надо заполнить, указав личные данные.

Обычно в таких анкетах указывается срок хранения информации, связанный со сроком принятия решения о приеме на работу, либо отказе в ней. В некоторых случаях, организация запрашивает дополнительное письменное разрешение со стороны соискателя в обработке персональных данных.

В случае, если соискателю было отказано в приеме на работу, его данные должны быть уничтожены в течение 30 дней, если случай не предусмотрен законодательством, при котором срок хранения увеличится.

Cрок хранения согласия на обработку персональных данных


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Стоит заметить, что пока работник занимается трудовой деятельностью на предприятии и находится в штате, его персональные данные будут храниться, а значит, и разрешение на их обработку и хранение будут действовать. В случае, если сотрудник планирует увольнение, либо руководство решило прекратить с ним договор, срок хранения устанавливается новый.

Согласно законодательству, началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом оформления сотрудника. Все документы, включая заявление о согласии на обработку персональных данных, личные карточки и все другие данные из личного дела хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно, как и штатное расписание. Этот срок касается всех сотрудников, даже бывших.


Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки


Исключения составляют лишь документы, касающиеся отпусков, командировок, отчетов и любых других документов, если они хранятся отдельно, а не в личном деле. Такие документы следует хранить не больше 5 лет.

Все материалы об оценке условий работы хранятся 45 лет. А в случае, если условия труда вредные, то документы должны храниться 75 лет. Правила трудового распорядка, графики отпусков следует хранить 1 год.

Стоит отметить, что для организации важно бережно относиться к хранению персональных данных, потому что, зачастую, этот вопрос связан с оформлением выплат по достижению пенсионного возраста, а это, как известно, может произойти через много лет после увольнения сотрудника.


Персональные данные: что проверит Роскомнадзор


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (бланк).doc
  • Отзыв сотрудника своего согласия на обработку персональных данных.doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
Доступно только подписчикам
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (образец).doc
  • Отзыв сотрудника своего согласия на обработку персональных данных.doc
  • Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.49%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль