Срок хранения личных дел

3161
Работники для каждого начальника предприятия являются не просто людьми, приносящими прибыль, но и самым ценным ресурсом. Соответственно, каждый работодатель должен знать о своих подчиненных как можно больше информации, и все сведения о личных и рабочих данных должны учитываться в соответствующих документах. К таким бланкам относятся личные дела работников, о которых и пойдет речь в данной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какие существуют особенности хранения личных дел;
  • каковы сроки хранения личных дел;
  • можно ли отдавать личные дела работников в государственный архив.

Особенности хранения личных дел

Система хранения личных дел сотрудников формируется по следующим показателям:

  • легкость использования и доступность;
  • максимальное сохранение конфиденциальности информации;
  • защита от воздействия пыли и влаги.

Как хранить документы в кадровой службе


Максимально компактное и содержательное оформление личных дел убережет коллектив и работодателя от возникновения каких-либо неточностей, вызванных отсутствием необходимой информации. Личные дела должны оформляться в следующем порядке:

  • титульный лист должен содержать имя, отчество и фамилию сотрудника, дату составления карточки;
  • все дела располагаются в отдельной папке, отсортированные по алфавиту (первой букве фамилии сотрудника);
  • если количество страниц в личном деле превышает 250, то документ необходимо разделить на несколько частей.

Рекомендуется оформлять личные дела в одном порядке, что позволит быстро адаптироваться кадровым сотрудникам и убережет от лишней траты времени при решении каких-либо личных вопросов при просмотре информации. Храниться личные дела должны в архиве, куда ответственное лицо имеет легкий доступ. Папки с карточками прошиваются нитками и размещаются в шкафах или на стеллажах. Располагаться папки должны вертикально корешками наружу, где нужно указать начальную и конечную букву, по которым и сортируются документы.


Как хранить личные дела сотрудников


Следует ограничить доступ к личным делам исключительно руководителями структурных подразделений и кадровыми работниками, дабы постороннее лицо (умышленно или из-за отсутствия достаточной квалификации) не нанесло вред важной документации. Так же рекомендуется создать определенный регистрационный журнал, где указываются личные данные сотрудников (фамилии, имена, отчество), регистрационные номера личных карточек и прочая информация (к примеру, дата составления дела), необходимая ответственному лицу для выполнения прямых обязанностей.

Во время увольнения любой сотрудник имеет право получить на руки копию своей личной карточки, но оригиналы выдавать бывшему коллеге запрещено. В следующем пункте будут рассмотрены сроки хранения личных дел, после чего их можно отдавать на утилизацию, сокращая занятое в архиве место.


Как оформить личное дело сотрудника


Вебинар 6 декабря "Изменения трудового законодательства-2017. К чему готовиться кадровым специалистам в новом году"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Повышение требований к квалификации работника (профстандарты и процедура независимой оценки квалификации). Необходимо ли что-то менять и что
  2. Изменения, связанные с рассмотрением трудовых споров. Что помнить работодателю, если сотрудник планирует обращаться в суд
  3. Новеллы в регулировании оплаты труда. Что учитывать и что пересмотреть
  4. Усиление ответственности работодателя. Изменения в отчетности
  5. Специальная оценка условий труда. «Шлифовка» действующего законодательства и новейшие разъяснения регулирующих органов
  6. Трудовые отношения в микропредприятиях. Особенности и ожидаемые результаты вступления в силу новых правил для микропредприятий в 2017 году

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Сроки хранения личных дел

Личные карточки работников относятся к особо важной локальной документации предприятия, и Законодательством указано, что они должны храниться в архиве в течение 75 лет. Для руководящего состава учреждения данный срок может быть увеличен (по усмотрению непосредственного руководителя).

В архив личная карточка поступает после непосредственного увольнения сотрудника, а до этого момента документ находится в распоряжении кадрового отдела и хранится в самом помещении, где осуществляет трудовую деятельность кадровая служба.

Срок хранения личных дел


Кадровое дело: персональные консультации


Можно ли отдавать личные дела работников в государственный архив?

Данный вопрос является достаточно важным, так как довольно часто работники кадровой службы сталкиваются с ситуацией, когда место в архиве попросту заканчивается. Приходится как-то компоновать папки, создавая из них неудобные бумажные кипы, так что возможность отдать на хранение в здание государственного архива определенную часть личных дел сотрудников является достаточно привлекательной идеей.

Все локальные акты и прочие документы, составляющиеся по порядкам, описанным в трудовых постановлениях предприятия, являются ее личной собственностью, и передача их на хранение в архив является законным правом любого юридического или физического лица. Работники государственного архива составляют с клиентом-предприятием договор, в котором указываются все права и обязанности, падающие на плечи стороны-исполнителя в случае несоблюдения каких-либо условий договора, прописывается перечень по названиям и количество полученных документов.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


С момента передачи личных дел или других документов в руки работникам государственного архива, всю ответственность за сбережение бланков берет на себя сторона-исполнитель. Но работодателю, решившему воспользоваться данными услугами, следует помнить, что во время любой проверки государственными органами, касающейся личных данных текущих и бывших сотрудников, ему необходимо предоставить всю необходимую документацию, которая, в том числе, будет храниться в здании государственной архивной службы.


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (бланк).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 22.79%
  • Иногда 57.37%
  • Не оформляем срочников 19.84%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль