Срок хранения приказов

766
Любая трудовая деятельность, осуществляемая работниками предприятия, регламентируется как законодательными государственными актами, так и внутренней локальной документацией, к которой относятся, в первую очередь, приказы руководителей. О том, каким образом необходимо хранить и систематизировать данные документы и пойдет разговор в представленной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как проходит систематизация приказов;
  • срок хранения приказов и особенности хранения приказов;
  • что делать, когда срок хранения приказов истек.

Систематизация приказов

Систематизация приказов – процедура, направленная на максимально удобное распределение документации, которая позволяет вносить корректировки в методику ведения трудовой деятельности. На практике существуют несколько способов систематизации приказов, которые зависят от структуры и направленности освещаемой в них ситуации.


Как выявить документы с истекшим сроком хранения


Кадровые специалисты разделяют приказы на распоряжения по личному составу и приказы, касающиеся основной производственной деятельности. Определив их структуру, можно понять, каким образом и как долго такую документацию необходимо хранить.

Во время действия документа бланк с приказом размещается в шкафах или в столах кадровых специалистов и бухгалтеров, а после – отправляется на более длительное хранение в архив. Ответственное лицо должно иметь легкий доступ к распоряжению, даже если оно уже давно находится в архиве, так как на предприятии в любой момент может возникнуть ситуация, когда потребуется поднять данное распоряжение (к примеру, во время визита проверяющих органов). Соответственно, их необходимо систематизировать таким образом, чтобы не проводить многие часы в поиске нужного распоряжения.


Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения


Особенности хранения приказов

Как мы уже определили, существуют два основных вида приказов, различающихся по своей структуре. Так, распоряжения по личному составу могут храниться в течение 75 лет или 5 лет, в зависимости от того, насколько его структура важна для предприятия.

Ко второй категории можно отнести приказы, касающиеся предоставления отпусков, распоряжения о внутрироссийских командировках, бланки о взысканиях и поощрениях. Все остальные документы, касающиеся личного состава коллектива, хранятся на предприятии в течение 75 лет (распоряжения о приеме на работу, увольнении, переводе в другое структурное подразделение, о международных командировках и так далее).


Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения


Вебинар 6 декабря "Изменения трудового законодательства-2017. К чему готовиться кадровым специалистам в новом году"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Повышение требований к квалификации работника (профстандарты и процедура независимой оценки квалификации). Необходимо ли что-то менять и что
  2. Изменения, связанные с рассмотрением трудовых споров. Что помнить работодателю, если сотрудник планирует обращаться в суд
  3. Новеллы в регулировании оплаты труда. Что учитывать и что пересмотреть
  4. Усиление ответственности работодателя. Изменения в отчетности
  5. Специальная оценка условий труда. «Шлифовка» действующего законодательства и новейшие разъяснения регулирующих органов
  6. Трудовые отношения в микропредприятиях. Особенности и ожидаемые результаты вступления в силу новых правил для микропредприятий в 2017 году

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, так же разделяются на две подгруппы: одна хранятся в течение 5 лет, другие – бессрочно. 5 лет необходимо хранить следующие документы:

  • приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
  • документы, касающиеся вопросов эксплуатации зданий и помещений;
  • о транспортном обслуживании и средствах связи;
  • касающиеся внутренней охраны.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


В течение всего времени в архиве находятся все остальные приказы, касающиеся основной деятельности предприятия. Их достаточно много, но можно выделить основные:

  • изменение и утверждение штатной численности сотрудников;
  • изменения и утверждения локальных нормативных актов;
  • создание дополнительных структурных подразделений или ликвидация какого-либо отдела из уже существующих;
  • проведение аттестации членов рабочего персонала;
  • отчетность, отображающая контроль деятельности сотрудников;
  • материально-техническое, документационное и информационное обеспечение.

Более точный список документации, которую необходимо хранить в архиве постоянно, составляется в соответствии со специальным Перечнем приказов и спецификой деятельности предприятия. То есть, руководители одной фирмы могут хранить определенные документы в течение длительного времени определенной структуры, которая может не попадаться на предприятиях другой сферы деятельности.

Срок хранения приказов


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Что делать, когда срок хранения приказов истек?

Если речь идет о приказах, чей срок хранения ограничен, то после того, как наступает последний день архивного сбережения, определяется перечень документов, которые необходимо утилизировать. Их список составляется специальной проверяющей комиссией (в нее входят наиболее опытные сотрудники-представители каждого структурного подразделения во главе с представителем руководящего состава предприятия) каждый год во время переписи архивной документации, после чего составляется акт приема-передачи устаревшей документации компании-утилизатору.

Вторая сторона несет ответственность за дальнейшую судьбу принятых на утилизацию документов. Приказы не могут быть использованы в каких-либо хозяйственных целях, а процедура их уничтожения происходит по строго установленному порядку. После передачи бланков на утилизацию и подписанию руководителем компании соответствующего акта, компания более не несет ответственность за использование устаревших документов.


Опломбируем кадровые документы


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (бланк).doc
  • Приказ о предоставлении отпуска (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (образец).doc
  • Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 22.79%
  • Иногда 57.37%
  • Не оформляем срочников 19.84%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль