Срок хранения должностных инструкций

51
Любые трудовые отношения между работодателем и наемным сотрудником регламентируются государственными и локальными документами, издаваемыми правительством и непосредственным начальником. Ко вторым относятся приказы, должностные инструкции и распоряжения, которые должны быть учтены в журналах регистраций. С основными нюансами хранения и учета данных документов мы и разберемся в представленной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • каковы процедуры хранения и учета должностных инструкций;
  • какие сроки хранения должностных инструкций;
  • как оформить должностные инструкции во время хранения;
  • как правильно регистрировать должностные инструкции в журнале.

Хранение и учет должностных инструкций

Должностные инструкции являются документом, в котором прописываются все права и обязанности отдельно взятого работника. Инструкции предоставляются к ознакомлению будущему работнику перед непосредственным поступлением на работу, и прописанные в них пункты обязательны к соблюдению. Нарушение данных правил карается дисциплинарной ответственностью и работник, ставя свою подпись в ознакомительном бланке, соглашается четко следовать установленным в инструкции правилам.


Как выявить документы с истекшим сроком хранения


Министерством труда Российской Федерации каждый год разрабатываются порядки, которым необходимо следовать при составлении и хранении должностных инструкций. Оригиналы бланков должны храниться в кадровом отделе, и за их учет назначается ответственный сотрудник. С оригиналов инструкций снимаются копии, которые выдаются на руки каждому работнику, и подчиненные обязаны их всегда держать под рукой в столе, дабы при возникновении спорной ситуации имелась возможность обратиться к содержанию документа и регламентировать собственное решение, основываясь на пунктах бланка.

Учет должностных инструкций начинается с их регистрации в специальном журнале, где указывается название документа, дата его составления и порядковый номер. Порядковые номера присваиваются подписанным начальником документам согласно текущего года, и должны иметь как буквенное, так и цифровое обозначение.


Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения


Сроки хранения должностных инструкций

Трудовым Кодексом Российской Федерации или любым другим государственным законодательным актом не установлены граничные сроки хранения должностных инструкций. Если имеется нужда провести какие-либо замены, то необходимо составить новый документ, а старый хранить определенное время (3 года), так как инструкции относятся к локальным актам, после чего устаревшие образцы и бланки отправляются на утилизацию.

В целом, можно обобщить, что срок действия должностных инструкций ограничивается их полезностью и актуальностью. Если Правительство РФ регламентирует какой-либо новый порядок осуществления трудовых отношений с отдельно взятым работником или структурным подразделением, то локальные акты необходимо «подгонять» под новые порядки. Соответственно, более не актуальные документы юридической силы уже иметь не будут.


Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения


Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Как оформить должностные инструкции во время хранения?

Кадровые специалисты предприятий могут сами определять порядки, по которым должностные инструкции будут храниться. Получив разрешение у непосредственного руководителя, документы можно помещать в одну папку или рассортировать их по разным папкам, в зависимости от отношения к определенному структурному подразделению. Чаще всего, ответственные лица выбирают метод хранения в одном месте, так как всегда можно получить доступ ко всем документам сразу, и не придется просматривать большое количество бумажных кип.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


На титульной странице папки можно отметить регистрационные номера должностных инструкций (с… и по…) и отметить дату составления. Бумажный носитель скрепляется нитками и помещается в сейф на хранение. С поступлением на работу нового сотрудника кадровый специалист предоставляет ему доступ к должностным инструкциям, после чего человек должен поставить свою подпись в ознакомительном листе, что учел и согласен исполнять правила и внутренние порядки учреждения.

Срок хранения должностных инструкций


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Как правильно регистрировать должностные инструкции в журнале?

В целом, должностные инструкции могут регистрироваться в журнале внутренней корреспонденции и для них не обязательно заводить отдельный учетный регистр. Но некоторые кадровые специалисты, занятые в компаниях с большим штатом, предпочитают создавать для подобных бланков отдельные журналы, рассортировывая должностные инструкции по годам или в алфавитном порядке – по фамилиям.

Должностная инструкция регистрируется в день подписания и утверждения начальником. Ответственное лицо присваивает документу порядковый номер (по дате составления и очередности), указывает его в журнале и выдает на руки представителю кадрового отдела, который уже в дальнейшем копирует с оригинала инструкции столько копий, сколько необходимо для ознакомления с сотрудниками. 


Опломбируем кадровые документы


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Опись электронных документов постоянного хранения.xls
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.49%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль