Сроки хранения электронных документов

2542
Законодательство возлагает на организации обязанность по обеспечению сохранности документов в течение сроков их хранения, а также по обеспечению безопасных условий хранения документации по бухгалтерскому учету, включая защиту этих документов от изменений. В настоящее время значительная часть документации создается, обрабатывается, передается и хранится в электронном виде.

Ниже мы рассмотрим вопросы хранения электронных документов, в том числе:

  • что такое электронный документ;
  • особенности хранения электронных документов;
  • сроки хранения электронных документов.

Сроки хранения электронных документов

Что такое электронный документ?

Переход от бумажного документооборота к электронному — одна из основных тенденций современного делового мира. В основу электронного документооборота положен электронный документ, который отличается от традиционного бумажного документа рядом новых свойств и особенностей.


Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения


Современное законодательство содержит несколько определений термина «электронный документ». Чтобы не запутывать читателя, мы не будем приводить многочисленные и порой не связанные между собой формулировки этого понятия. Остановимся на наиболее свежем определении, содержащемся в Федеральном законе от 6.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно нему, электронный документ — это информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью. Такой документ равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.


Как ввести электронную систему доступа


Обратите внимание, что документ без электронной цифровой подписи (ЭЦП) не может считаться электронным документом. Обязательное наличие ЭЦП как атрибута электронного документа указывается также в стандарте Р 50.1.031-2001.

Впрочем, на практике под электронными документами обычно понимаются любые документы, представленные в электронной форме, независимо от наличия ЭЦП. Причем такое понимание электронного документа также закреплено в некоторых действующих нормативных правовых актах.

Таким образом, действующее законодательство не дает четкого и однозначного ответа на вопрос, что же считается электронным документом.


Как хранить документы в кадровой службе


Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Особенности хранения электронных документов

Несмотря на пока еще имеющиеся пробелы в законодательстве, уже во многих правовых актах обращают внимание на возможность существования не только бумажной, но и электронной документации. К примеру, различные нормативные акты регламентируют порядок и правила хранения документации при осуществлении хозяйственной деятельности. И если тип хранимого документа в более старых актах не упоминается, то недавно принятые законы уже содержат положения об электронных документах.

К примеру, новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526, устанавливают основные требования к организации хранения в архивах организаций электронных документов.


Электронный больничный: проверяем готовность к новому проекту ФСС России


В частности, данные правила определяют обязательные условия хранения электронных документов:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров электронных документов на разных физических устройствах;
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации электронных документов, для контроля их состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Как выявлять и уничтожать устаревшие документы


Правилами также предусматривается, что в случае изменения программных или аппаратных средств, компьютерных форматов, при повреждении носителей информации необходимо выполнить работу по конвертации файлов в новые форматы или переносу на новые носители.

Сроки хранения электронных документов

Согласно действующим нормативным актам, сроки хранения электронных документов устанавливаются в том же порядке, что и для документов на бумажных носителях. Однако в случае с электронными документами при этом также необходимо хранить средства, обеспечивающие их воспроизведение и проверку подлинности электронной подписи.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Например, статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает хранить электронные документы и средства для их воспроизведения не менее пяти лет. При этом отсчет времени хранения начинается от года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Аналогичным образом, Налоговый кодекс РФ предписывает хранить документацию по налоговому учету в течение 4 лет. Это требование распространяется и на электронные документы.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Опись электронных документов постоянного хранения (бланк).xls
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации (бланк).xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.49%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль