Срок хранения заявлений на отпуск

91
Любые организации, как государственные, так и частные, в том числе граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, должны обеспечивать сохранность используемый в работе документации в течение сроков хранения, установленных действующим законодательством.

В данной статье мы рассмотрим следующие темы:

  • документальное оформление отпуска;
  • срок хранения заявлений на отпуск;
  • особенности хранения документов на отпуск.

Срок хранения заявлений на отпуск

Оформление отпуска: заявления, приказы, графики отпусков

Основную работу по ведению документации по отпускам сотрудников ведет кадровая служба организации. Как правило, за две недели перед наступлением нового календарного года руководителями подразделений собираются заявки от работников на предоставление очередных отпусков. Затем руководители распределяют время отпусков для своих подчиненных и передают в кадровую службу составленные проекты графиков отпусков для работников своих подразделений. Кадровая служба объединяет поступившие графики и составляет общий график отпусков по организации на ближайший год. Затем данный документ утверждается руководителем организации и доводится до руководителей подразделений.


Обязательно ли сотруднику писать заявление на отпуск


За две недели до наступления срока отпуска по графику работник должен быть уведомлен о его начале. Работники, не проработавшие года и не попавшие в график, при необходимости получения отдыха пишут заявление о предоставлении отпуска. Такое же заявление пишут работники, желающие пойти в отпуск не по графику.

Заявление подается непосредственному руководителю. Срок подачи заявления на отпуск обычно должен составлять не менее 2 недель до его начала. Все поступившие заявления регистрируются и записываются в специальный журнал учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска.

На основании заявления работника или при наступлении времени отпуска по графику издается приказ о предоставлении отпуска работнику.


Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи 


Сроки хранения заявлений на отпуск

Сроки хранения личных дел сотрудников, а также заявлений, включаемых в личные дела, в общем случае составляют 75 лет. Для некоторых категорий работников, например, для руководителей компаний или для работников, имеющих государственные звания, премии, ученые степени, личные дела должны храниться постоянно.

Если личные дела сотрудников в организации не формируются, то срок хранения любых заявлений составляет 5 лет.


Как хранить документы в кадровой службе


Что касается заявлений на отпуск, то они не включаются в личные дела сотрудников. Таким образом, заявления о предоставлении отпуска также хранятся в течение 5 лет. Однако это касается лишь обычного отпуска. Следующие документы должны храниться 75 лет:

  • документы по отпускам, предоставляемым работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • документы по отпускам по уходу за ребенком;
  • документы по отпускам без сохранения заработной платы.

Переносим отпуск в связи с производственной необходимостью


Вебинар 6 декабря "Изменения трудового законодательства-2017. К чему готовиться кадровым специалистам в новом году"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Повышение требований к квалификации работника (профстандарты и процедура независимой оценки квалификации). Необходимо ли что-то менять и что
  2. Изменения, связанные с рассмотрением трудовых споров. Что помнить работодателю, если сотрудник планирует обращаться в суд
  3. Новеллы в регулировании оплаты труда. Что учитывать и что пересмотреть
  4. Усиление ответственности работодателя. Изменения в отчетности
  5. Специальная оценка условий труда. «Шлифовка» действующего законодательства и новейшие разъяснения регулирующих органов
  6. Трудовые отношения в микропредприятиях. Особенности и ожидаемые результаты вступления в силу новых правил для микропредприятий в 2017 году

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Хранение заявлений на отпуск: что нужно знать?

Вопросы хранения, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 17 этого закона устанавливает обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. Статья 3 этого же закона поясняет, что является архивным документом.

Архивный документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, содержащий реквизиты для его идентификации и подлежащий хранению в силу своей значимости для граждан, общества и государства.


Какие кадровые документы должна хранить организация


При определении сроков хранения документов следует опираться на нормативные правовые акты, устанавливающие сроки хранения типовых управленческих документов. Ранее такой перечень разрабатывался и утверждался Росархивом, однако в настоящее время последний утвержденный им перечень от 06.10.2000 года утратил силу. На сегодняшний день при определении сроков хранения архивных документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.


Как оформить ежегодный отпуск


В указанном документе определены сроки хранения различных документов, связанных с предоставлением отпуска. Например, график отпусков имеет срок хранения 1 год, журнал учета отпусков — 3 года.

Приказы и распоряжения по личному составу, а также документы к ним имеют срок хранения 75 лет. Однако в примечании указано, что документы, касающиеся ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением, хранятся в течение 5 лет. Заявления об оплате учебных отпусков хранятся до минования надобности, но не менее 5 лет.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Заявление сотрудника о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (образец).doc
  • Заявление сотрудника об отпуске без сохранения зарплаты (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Заявление сотрудника о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (бланк).doc
  • Заявление сотрудника об отпуске без сохранения зарплаты (бланк).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 22.79%
  • Иногда 57.37%
  • Не оформляем срочников 19.84%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль