Сроки хранения документов по номенклатуре дел

211
Несмотря на широкое использование средств вычислительной техники и глобальной телекоммуникации, бумажные документы до сих пор составляют основу документооборота. Организация работы с бумажными документами, порядок их хранения, сроки хранения документов по номенклатуре дел, сроки предоставления отчетности в государственные органы — с этими и другими вопросами делопроизводства сталкиваются все организации.

В данной статье мы затронем следующие темы:

  • что такое номенклатура дел;
  • структура номенклатуры дел;
  • сроки хранения документов по номенклатуре дел.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Номенклатура дел

Прежде чем раскрыть понятие «номенклатура дел», сначала поясним, что понимается под термином «дело». Дело по-другому можно назвать подшивкой или просто папкой документов, поскольку это набор помещенных под одну обложку документов, которые относятся к одному вопросу или к общему участку деятельности.

Номенклатура дел — это специальный документ, в котором содержится систематизированный перечень наименований дел, используемых в организации. Кроме наименований отдельных дел в этом документе обязательно указывается срок хранения каждого дела. В общем случае номенклатура дел представляет собой таблицу, содержащую следующие графы: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, дополнительные пометки.


Как составить номенклатуру дел в кадровой службе


Составляется номенклатура дел путем классификации документов, образующихся в деятельности организации, после изучения их состава и содержания.

Номенклатура дел является многоцелевым документом. Перечислим ее основные функции. Номенклатура дел:

  • является основой для размещения и поиска документов по папкам;
  • задает единую индексацию документов и дел;
  • устанавливает сроки хранения документов;
  • является учетным документом для дел временного хранения (со сроком хранения до 10 лет);
  • используется как основа при составлении описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Вебинар 20 декабря "Инспектор выписал предписание и привлек компанию к ответственности. Как отменить штраф?"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Внеплановые и плановые проверки: ключевые моменты, к которым следует подготовиться и что делать, если «всё плохо»
  2. Какие нарушения «любят» инспектора и как собирается доказательственная база «силами» самого работодателя
  3. Обстоятельства, исключающие применение санкций. Сообщите о них инспектору
  4. Как реагировать за запрос инспектора, который говорит, что документы нужны «вчера»
  5. Порядок применения штрафа на организацию и руководителя: от запроса документов до вынесения постановления о штрафе
  6. Охрана труда: что делать, если у Вас нет спецоценки
  7. В каком порядке и сроки оспаривать акт проверки ГИТ, предписание, постановление об административном правонарушении. Что следует делать одновременно с оспариванием предписания ГИТ, чтобы параллельно не попасть под новый штраф или дисквалификацию?
  8. Стратегия оспаривания действий ГИТ: обжалование по существу и процедурные моменты, что просить в жалобе в зависимости от фактических обстоятельств. Оспаривание штрафов «по головам»
  9. Работа с персоналом при проверке: как сами работники могут «помочь» инспектору наложить штраф
  10. Инструменты защиты работодателя от инспекции
  11. Анализ судебной практики

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Структура номенклатуры дел

При кажущейся простоте номенклатуры дел (всего лишь перечень документов) к ее составлению необходимо подойти ответственно. Нужно учитывать устав организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание. При составлении номенклатуры дел желательно опираться на ранее составленные номенклатуры, типовые и примерные номенклатуры, описи дел постоянного и временного хранения, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения и т.п.

Структурно номенклатура дел представляет собой таблицу, состоящую из пяти граф.


Какие бывают виды номенклатуры дел


В первой графе номенклатуры дел указывается индекс дела. По общепринятым правилам, индекс обозначается арабскими цифрами и состоит из двух частей: цифрового обозначения структурного подразделения либо направления деятельности (первая часть) и порядкового номера наименования дела в пределах данного подразделения (вторая часть).

Вторая графа номенклатуры содержит заголовок дела. Он должен точно отражать содержание и состав документов, составляющих дело. Обычно заголовок включает в себя все или некоторые из следующих элементов:

  • название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или название вида документов (приказы, больничные листы и т.п.);
  • название корреспондента или адресата документов;
  • краткое содержание документов дела;
  • название местности, к которому относится содержание документов;
  • даты, к которым относится содержание дела;
  • отметка о копиях (т.е., подшиты оригиналы документов или их копии).

Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки


Чем точнее сформулированы заголовки дел, тем проще осуществлять поиск нужного документа. По этой причине не стоит делать заголовки неопределенными: название «разные материалы» мало поможет в поиске.

Третья графа заполняется в конце года и содержит количество единиц хранения (томов дел).


Как заполнить графу 4 номенклатуры дел


В четвертой графе записывается срок хранения дела. Если дело содержит документы с разными сроками хранения, то в номенклатуре указывается наибольший срок.

В пятой графе записываются различные примечания, например, о выделении дел на уничтожение или о хранении документов в электронном виде.


12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку


Сроки хранения документов по номенклатуре дел

При определении сроков хранения документов по номенклатуре дел необходимо использовать нормативные акты, устанавливающие сроки хранения. Примером такого акта может служить Приказ Минкульта РФ от 25.10.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Другими источниками для определения сроков хранения могут служить типовые и примерные номенклатуры.

Сроки хранения электронных документов должны соответствовать срокам хранения аналогичных бумажных документов.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел (фрагмент) (бланк).doc
  • Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел (фрагмент) (образец).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 23.38%
  • Иногда 57.41%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль