Сроки хранения приказов по личному составу

670
Приказы по личному составу, формируемые кадровой службой, имеют очень большое значение, так как содержат персональные данные и подтверждают трудовой стаж. Учитывая то, что ценность данных документов очень высокая, их необходимо хранить в таких условиях, которые будут гарантировать их защиту от вредного действия внешней среды и утраты. Приказы хранятся в строгом соответствии с принятой системой. А их сохранность должна обеспечиваться в течение всего срока хранения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • сроки хранения приказов по личному составу;
  • особенности хранения приказов по личному составу;
  • как правильно регистрировать для хранения приказы по личному составу.

Сроки хранения приказов по личному составу

Все документы, образующиеся в процессе труда компании, включая приказы по личному составу, должны быть сформированы в дела. Согласно первой части семнадцатой статьи закона № 125-ФЗ от двадцать второго октября 2004-го года «Об архивном деле в РФ», приказы по личному составу особо выделены, поэтому их сохранность, а также сроки хранения, должны соблюдать абсолютно все госорганы, компании, предприятия и лица, которые занимаются предпринимательской деятельностью.


Как выявить документы с истекшим сроком хранения


Сроки хранения приказов по личному составу

Согласно официальной классификации приказов, выделяют такие виды как по основной деятельности и по личному составу. Последние по срокам хранения разделяют на две группы – те, которые хранят семьдесят пять лет и те, которые хранят в течение пяти лет.

В течение семидесяти пяти лет нужно хранить: приказы о приеме, увольнении, переводе, поощрении, изменении анкетных данных. В течение пяти лет следует хранить приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.


Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников


Вышеуказанное разделение закреплено документом, который устанавливает сроки хранения (перечень документов, образующихся в процессе работы компании, с указанием сроков хранения М., 2000. 107 стр.). Признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста РФ от седьмого февраля 2002-го года N 07/1110-ЮД).

Особенности хранения приказов по личному составу

При организации хранения приказов, обязательно должен учитываться их социально-правовой характер, так как данные документы используют для удовлетворения запросов работников.

Выделяют такие стадии хранения как текущее хранение и архивное хранение. В том случае, если компания не имеет специального архива для хранения, то независимо от стадии хранения оно может осуществляться в службе кадров, что полностью разрешено действующим законом.


Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения


В вышеописанной ситуации в подразделении выделяют часть помещения для хранения документов, включая приказы, которые перешли в архив. Чтобы обеспечить сохранность и достоверность приказов, необходимо в обязательном порядке соблюдать режим хранения.

Для обеспечения режима хранения в помещении устанавливают специальные шкафы или сейфы, которые можно закрыть и опечатать. Документы необходимо размещать на полках согласно номенклатуре. Чтобы можно было легко найти любой приказ, на корешках проставляются индексы. Ключи от шкафов вместе с печатями и штампами нужно хранить в сейфе.

Места хранения в помещении кадровой службы нужно отделять от той части, где производится прием посетителей. В конце рабочего дня все документы нужно раскладывать по местам хранения, а шкафы запирать. Все черновики и испорченные бланки подлежат уничтожению. В конце делопроизводственного года в службе кадров должна осуществляться экспертиза ценности.


Опломбируем кадровые документы


Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Как правильно регистрировать приказы для хранения?

Приказы по личному составу должны регистрироваться в специальных учетных формах. Благодаря регистрации существенно упрощается процесс хранения и поиска.


Как хранить документы в кадровой службе


С целью регистрации нужно разработать специальные регистрационные книги. Для удобства использования в книгу можно включить графу «Отметка о выдачи копии приказа ». В графе отражают выполнение обязанности работодателя по выдаче копии документов, связанных с работой по заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления (согласно шестьдесят второй статье ТК РФ).

В большинстве случаев при регистрации приказов используют систему индексации. С целью разделения и упорядочивания документов, к порядковому номеру приказов добавляют буквенное обозначение, упрощающее поиск.


Личное дело


Нужно обязательно учитывать тот факт, что приказы с разными сроками хранения должны быть зарегистрированы отдельно. Кроме того, они должны иметь разные регистрационные индексы.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (образец).doc
  • Приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (бланк).doc
  • Приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени (бланк).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.32%
  • Иногда 56.32%
  • Не оформляем срочников 19.36%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль