Cрок хранения доверенностей в организации

1772
Незнание требований законодательства в части вопросов учета и хранения архивной документации зачастую заставляет сотрудников кадровых отделов впадать в крайности и избавляться от документов, которые подлежат сохранению или напротив, усердно складировать документацию, которую закон позволяет утилизировать. В этой статье мы ответим на вопросы: каков срок хранения доверенностей в организации, каков срок истечения действия доверенностей, как действующее законодательство регулирует их хранение, учет и использование кадровой и ответим на другие часто задаваемые в этой связи вопросы.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что такое архивный документ и какие Федеральные законы регулируют документооборот организации;
  • как следует вести учет доверенностей на предприятиях;
  • как осуществляется регистрация и что такое срок истечения действия доверенностей;
  • какие сроки хранения доверенностей в организации предусматривает действующее законодательство.

Cрок хранения доверенностей в организации

Что такое архивный документ и как действующее законодательство регулирует документооборот организации

Вопросы, относящиеся к хранению, комплектованию, учету и использованию документации предприятий и организаций регулирует Федеральный закон № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004. Требования в части обеспечения сохранности архивной документации устанавливает п. 1 ст. 17 этого закона.

Согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле архивным может быть признан материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который располагает реквизитами, позволяющими его идентифицировать, и подлежит хранению в силу своей значимости и в силу ценности содержащейся в нем информации для граждан, общества и государства.

Основной прикладной нормативный документ, используемый отделами кадров и бухгалтерией организаций при определении срока хранения и передачи на хранение или правомочности утилизации документации - это обновленный "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" утвержденный Приказом Министерством культуры РФ № 558 от 25.08.2010 г. (далее - Перечень).


Как оформить доверенность на временное предоставление сотрудником полномочий руководителя организации 


Сроки хранения документов, приведенных в Перечне являются общими для организаций всех форм собственности.

Как следует вести регистрацию доверенностей на предприятиях

Доверенность может быть выдана в различных ситуациях - с целью оформления полномочий руководителя филиала некоторого юридического лица, при оформлении сделки купли-продажи недвижимого имущества, для получения товарно-материальных ценностей, для передачи в распоряжение имуществом и при совершении прочих значимых действий, включая такие, которые предполагают защиту интересов различных лиц в арбитражном суде, судах общей юрисдикции и др.

Общий порядок выдачи, учета, прекращения доверенностей и их последующего хранения может быть утвержден приказом руководства предприятия или же инструкцией.

Регистрация доверенностей, которые выдаются юридическим лицом для получения товарно-материальных ценностей проводится в соответствии с п.3 указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации (см. Пост. Госкомстата РФ N 71а от 30.10.97). Процедура выдачи каждого экземпляра оригинала регистрируется в заранее прошнурованном и пронумерованном "Журнале учета и выдачи доверенностей" (далее Журнал). Журнал составляется по форме, закрепленной в Инструкции N 17 Минфина СССР от 14 января 1967 года. Регистрация в Журнале производится в течение года сквозной нумерацией. До внесения первой записи Журнал должен быть прошит и скреплен печатью организации, листы должны быть пронумерованы. Корректировки, подчистки, приписки и прочие исправления при заполнении не допускаются.


Составляем доверенность временно исполняющему обязанности руководителя


Книга доверенностей и Журнал учета сохраняются у лица, ответственного за регистрацию первичной документации, чаще всего бухгалтера. Срок хранения Журнала – 5 лет.

Регистрацию и выдачу доверенностей на представление интересов организации осуществляет структурное подразделение, определенное локальным нормативным актом. Таким подразделением может быть служба ДОУ, та же бухгалтерия или же юридический отдел.

Регистрация доверенностей гражданско-правового характера, выданных для представления интересов юридического лица и передачи полномочий доверенному лицу нормативными актами не регламентирован и может вестись в произвольной форме или отсутствовать вообще.

Прекращение доверенностей

Сроки истечения действия (прекращения) доверенности регламентирует ст. 188 Гражданского кодекса РФ "О прекращении доверенности".

В соответствии с требованиями регламента ст. 188 ГК РФ

1. Действие доверенности прекращается вследствие:

  • истечения сроков действия;
  • отмены доверенности лицом, которым она была выдана;
  • отказа лица, на которое она была оформлена;
  • прекращения юридического лица, руководитель или уполномоченный представитель, которого ее выдавал;
  • прекращения юридического лица, на которое она была оформлена;
  • смерти гражданина, который ее выдавал, признания его безвестно отсутствующим, утратившим работоспособность или ограниченно дееспособным;
  • смерти гражданина, которому она предназначалась, признания его безвестно отсутствующим, утратившим работоспособность или ограниченно дееспособным.

В течение какого срока организация обязана хранить больничные листки


2. Лицо, которое выдавало доверенность, вправе в любой момент отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому она была предназначена, – отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав признается ничтожным.

3. Прекращение доверенности означает отмену передоверия.

Действие доверенности может быть прекращено также вследствие других причин:

  • по факту совершения действия, для осуществления которого она была выдана, даже в том случае, если срок ее действия не истек;
  • признания ее недействительной на основании решения, принятого судебной инстанцией;
  • прекращения (т.е. ликвидации) юридического лица, государственного органа или органа местного самоуправления, которые ее выдали;
  • утраты гражданином статуса предпринимателя, в случае, если доверенность выдавалась им в этом статусе.
  • Согласно п. 3 ст. 189 ГК РФ на случай прекращения доверенности лицо, которому она была выдана или его правопреемники обязаны немедленно и в обязательном порядке ее возвратить.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Срок истечения действия доверенности

Согласно действующему законодательству максимальный срок действия доверенности не может превышать 3-х лет. В случае, если срок действия документа не указан, она может быть признана действительной в течение года со дня выписки. В случае, если и дата составления доверенности не указана, она признается ничтожной.

Обращаем внимание, что отменить доверенность лицо, которое ее выдало вправе в любой момент, к примеру, по случаю увольнения сотрудника, перевода его на другую должность и др. В этом случае готовится приказ об отмене доверенности с обязательным указанием даты, с которой она должна быть отменена и срока, в течение которого оригинал доверенности должен быть возвращен на предприятие. Факту уведомления доверенное лицо заверяет своей подписью.


В течение какого срока нужно хранить табели учета рабочего времени в организации


Сроки хранения доверенностей в организации

Сроки хранения прекращенных доверенностей определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов 2010 года. Анализируя сроки хранения, отраженные в Перечне следует обратить внимание на следующие двусмысленные моменты:

Статья 60 Перечня. Определяет срок хранения для доверенностей, выданных на осуществление отдельных видов деятельности филиалам и представительствам. Данная норма вступает в противоречие со статьей 185 ГК РФ, следуя которой доверенностью признается письменное уполномочие, которое выдается одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Поскольку ни представительство, ни филиал (ст. 55 ГК РФ) самостоятельными юридическими лицами не являются, данную статью следует понимать в контексте того, что доверенность оформляется на имя директора филиала или представительства.


Опломбируем кадровые документы


Статья 273 Перечня. Определяет срок хранения конкурсной документации (в соответствии с регламентом ФЗ № 94-ФЗ от 21.07.2005), включая доверенности по наиболее важным работам, услугам и крупным поставкам, как "постоянно". Вместе с тем, сами понятия "наиболее важных работ, услуг и крупных поставок" законодательство не определяет. В данном случае основанием для отнесения поставок, услуг и работ к категории наиболее важных может быть закреплено на уровне локального нормативного акта организации. Менее рискованный вариант - использовать для всех доверенностей, оговоренных в п. 273 Перечня срок хранения "постоянно".

Статья 273 Перечня. Декларирует требование к хранению доверенностей-оригиналов, выданных организации-представительству, что вступает в противоречие со ст. 189 ГК РФ, согласно которой доверенность должна быть возвращена организации-доверителю.

В случаях, где имеет место явная двусмысленность трактовки с точки зрения действующего законодательства и там, где это возможно, мы рекомендуем использовать срок хранения "постоянно".

Срок хранения доверенностей на получение ТМЦ устанавливается ст. 412 Перечня и составляет 5 лет.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Журнал учета выданных доверенностей (образец).doc
  • Форма № М-2а. Доверенность (бланк).doc
  • Опись электронных документов постоянного хранения (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Журнал учета выданных доверенностей (бланк).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль