Оформление путевого листа в командировке

454
Заполнение путевого листа в соответствии с требованиями действующего законодательства с учетом всех требуемых данных и понесенных затрат, позволит предприятию избежать проблем с учетом понесенных расходов, а водителю – получить ту зарплату за фактически выполненную работу, на которую он рассчитывал. Именно поэтому так важно знать, какие требования предъявляются к путевому листу при его оформлении, каков порядок его оформления и какие нюансы следует учесть при его составлении.

Из этой статьи вы узнаете:

  • зачем нужен путевой лист;
  • какие основные нормативные документы принимаются во внимание при оформлении путевого листа;
  • как правильно оформить путевой лист в командировке и какие реквизиты для него являются обязательными;
  • как выглядит требуемый документ на конкретном примере путевого листа для командировки.

Что такое путевой лист для командировки и с чем связана необходимость его составления

Автомобили различного типа и назначения в той или иной степени используются сегодня в коммерческих целях практически любой действующей компанией. В отдельных случаях такая необходимость может возникнуть в связи с обеспечением сообщения между офисами, иногда - для доставки сотрудников к месту работы, в других случаях - как основное средство дохода предприятия, к примеру, в случае транспортного предприятия, регулярно совершающего пассажирские или грузовые перевозки.  В соответствии с требованием Федерального закона 08.11.2007 N 259-ФЗ учет и контроль работы во время служебной командировки регулируются "Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта". Именно в соответствии с этим ФЗ составляется и оформляется путевой лист.


Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку


В соответствии со ст. 6 Устава автомобильного транспорта, перевозка пассажиров, багажа и грузов легковыми и грузовыми автомобилями, автобусами, трамваями, троллейбусами разрешается только при наличии у водителя ТС путевого листа, оформленного в соответствии с требованием Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N152 (далее - Приказом 152). В этой связи путевой лист – это не просто документ, обосновывающий затраты компании, но документ, который водитель обязан иметь при себе согласно п. 2.1.1 Правил дорожного движения. Соответственно, востребовать его для проверки на дороге имеют полное право любой сотрудник ГАИ.

Как оформить трудовой лист при командировке

Стандартная форма путевого листа, в зависимости от типа автомобиля, оформляется с учетом требований Постановления Госкомстата России от 28.11. 1997 г. за N78:

  • форма 3 (для легкового автомобиля);
  • форма 3 спец (для специального автомобиля);
  • форма 4 (для легкового такси);
  • форма 4-С, П (для грузового автомобиля);
  • форма 6 (для автобуса);
  • форма 6 спец (для автобуса не общего пользования).

Закрепляем в трудовом договоре характер работы: разъездной, подвижной, в пути


Этим же Постановлением утверждается форма (N8) специализированного журнала учета движения путевых листов, используемая бухгалтерией предприятия.   

Путевой лист, составленный в полном соответствии с требованиями законодательства является одним из тех документов, на которых ссылается водитель, обосновывая понесенные расходы на горюче-смазочные материалы.

Нужно отметить, что с 1 января 2013 г. формы, которые отражены в альбомах унифицированных форм первичной документации не рассматриваются в его составе как обязательные. Другими словами, при использовании компанией автомобилей для личных нужд она вправе выработать свою, внутреннюю форму путевого листа. Вместе с тем, к числу обязательных относятся те требования к форме документов, которые отражают актуальную информацию первичных учетных документов, т. е. все необходимые реквизиты, перечисленные в Приказе N152.  


Какой документ является основанием для направления сотрудника в служебную поездку при разъездном характере работы


В том случае, если организация или частный предприниматель являются автотранспортным предприятием, оформление путевого листа унифицированной формы в соответствии с требованиями Постановления N78 с учетом обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе N152 становится обязательным.

К числу обязательных реквизитов путевого листа в соответствии с Приказом относят:

  1. Номер и наименование путевого листа
  2. Сведения относительно срока действия путевого листа с обязательным указанием дат (числа, месяца, года), включая дату начала действия документа и дату окончания срока его действия.
  3. Сведения о владельце транспортного средства (если юр. лицо - наименование, выбранная организационно-правовая форма, юридический адрес, номер телефона. Если частный предприниматель - ФИО, почтовый адрес, номер телефона). Здесь следует заметить, что на путевом листе могут быть размещены дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности, связанной с перевозкой пассажиров, багажа, грузов городским наземным электрическим или автомобильным транспортом.
  4. Сведения о транспортном средстве, включая:
  • тип транспортного средства (грузовой автомобиль легковой автомобиль, троллейбус, трамвай, автобус), модель ТС, а также модель автомобильного прицепа или полуприцепа в случае их использования;
  • регистрационный государственный знак автобуса, троллейбуса, автомобиля и, в случае использования автомобилем, регистрационный знак прицепа или полуприцепа;
  • показания одометра (количества полных километров пробега) с момента выезда - до момента въезда ТС из/в гараж (депо);
  • дату (с указанием числа, месяца и года) и времени (указанием часов и минут) выезда ТС из гаража (депо) и его въезда на место постоянной стоянки.

5. Сведения о водителе, в обязательном порядке включающие фамилию, имя, отчество, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его медицинских осмотров до и после рейсов.

6. Печать организации и подписи лиц, на которых ссылается документ.


Как вести учет рабочего времени водителя


Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Срок действия путевых листов. Пример путевого листа при командировке

Приказом Минтранса РФ N152 оговаривается, что путевые листы могут быть оформлены и выписаны диспетчером или уполномоченным лицом на один день/смену, или же на срок, не превышающий один месяц. Вопрос, при каких условиях путевой лист становится возможным оформить на время, превышающее один день отдельно в Приказе не обсуждается. Тем не менее, именно такой порядок оформления предусматривается руководством предприятия при оформлении путевого листа в командировке. Маршрут движения ТС в этом случае прописывается по каждому пункту следования.

Таким образом, неспециализированные компании, вне зависимости от формы составления путевого листа (собственной или утвержденной), согласно Приказу N 152 имеют право выписать документ на срок до месяца, что подтверждает Письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77.


Служебная записка по итогам командировки


Принимая решение о том, на какой срок возможно и юридически корректно будет оформить путевой лист, мы бы рекомендовали исходить из общих принципов, разъясненных в разделах законодательства РФ, связанных с бухгалтерским учетом, в частности в п. 6 ПБУ 1/2008 об "Учетной политике организации". В соответствии с этим документом при составлении путевого листа при командировке следует учитывать требования:

  • рациональности (учитывая условия хозяйствования и размер организации);
  • своевременности (факты хоз. деятельности предприятия отражаются в отчетности и учете своевременно);
  • приоритетности содержания перед формой (в основе фактов, отражаемых в учете ложится не столько правовая форма, сколько условия хозяйствования и их экономическое содержание). 

Особо подчеркнем, что все расходы на ГСМ списываются согласно кассовым чекам, талонам и прочим документам, основывающимся на путевом листе.


Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке


Согласно общей практике путевой лист оформляется на каждое ТС, которое использует юридическое лиц или ИП в процессе осуществления коммерческой деятельности. Допускается оформление нескольких путевых листов на автомобиль, используемый в течение срока его действия несколькими водителями посменно - по одному на каждого водителя. 

Если индивидуальный предприниматель сам принимает на себя обязанности водителя, то дату, время и показания одометра при выезде/заезде транспортного средства с/на постоянную стоянку проставляются самим предпринимателем (согласно п. 14 Порядка заполнения).

Обязательный срок хранения оформленных путевых листов в архиве предприятия - не менее пяти лет.  

Путевой лист грузового автомобиля:

Оформление путевого листа в командировке

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-П) (образец).xls
  • Форма № 4-С. Путевой лист грузового автомобиля (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-П) (бланк).xls
  • Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля (бланк).xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль