Учет трудовых книжек

311
Из этой статьи вы узнаете: • какие документы нужны для учета трудовых книжек; • как вести учет трудовых книжек; • как оформляется приходно-расходная книга по учету трудовых книжек и книга движения трудовых книжек; • какими нормативными документами регламентируется учет этих документов; • какие существуют способы учета; • нюансы и тонкости процесса ведения учета.

Как учитывать трудовые книжки

Процесс учета трудовых книжек, их банков и вкладышей к ним регламентируется:

  • «Правилами ведения и хранения трудовых книжек» (пп. 40, 41, 47);
  • «Инструкцией по заполнению трудовых книжек» утв. Минтруда РФ 10.10.03 г. №69.

Эти документы обязывают вести:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее.

Форма книг приведена в Инструкции №69 от 10.10.03 г. Важно, что в первой книге фиксируется движение бланков (то есть пустых трудовых), а во второй учитываются непосредственно трудовые книжки.

Отсутствие и/или неверное оформление указанных учетных книг – нарушение с установленной административной ответственностью.


Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек


Отражаем движение бланков: приходно-расходная книга по учету трудовых книжек

В книгу вносятся записи:

  • О приобретении бланков: дата, количество, продавец, сумма приобретения, серии и номера бланков и вкладышей.
  • Об их выдаче: дата, Ф.И.О. и должность получателя, количество выдаваемых бланков, их номера и серии.

Учет трудовых книжек


Как учитывать и хранить трудовые книжки


Фиксируем поступление и выдачу действующих трудовых: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее

Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, место сшивки заверено подписью руководителя предприятия и скреплено сургучной печатью или опломбировано.


Опломбируем кадровые документы


Записи, вносимые кадровиками, включают в себя данные о трудовых книжках и их вкладышах, которые:

  • переданы сотрудниками при приеме на работу;
  • выданы тем, кто ранее не работал.

Для каждой записи указываются:

  • серия и номер;
  • должность работника;
  • структурное подразделение;
  • дата и № приказа о приеме на работу;
  • подпись лица, внесшего информацию в трудовую книжку;
  • стоимость трудовой и прочее.

Какие книги по учету трудовых книжек нужно вести предпринимателю


Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Как правильно вести учет при выдаче трудовых книжек?

Требования п. 47 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» гласят, что при выдаче бланка работодатель взимает его стоимость с работника. Оплата за бланк равна расходам на его покупку. Это не происходит лишь при:

  • Массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате ЧП. В этом случае выдают дубликат.
  • Неверном первичном заполнении или порче бланка не по вине работника.

Существует два варианта организовать учет выданных бланков: считать этот процесс реализацией последних и не считать. Организация самостоятельно решает, какой из вариантов учета применять.

Положение о том, что расходы на приобретение трудовой книжки принятый работник возмещает при ее получении, необходимо закрепить в учетной политике организации. Это же касается и выбранного способа учета.


Как поправить ошибочную запись в Книге учета движения трудовых книжек?


Выдача бланка трудовой / ее вкладыша не считается реализацией

В этом случае бланки покупаются для нужд работников и не приходуются, в налоговом учете не отображаются. Сумма приобретения с НДС отражается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», но «входящий» НДС не подлежит вычету. При выдаче бланка НДС не начисляется.

Нужно открыть к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» дополнительный субсчет 73-3 «Расчеты за трудовые книжки».


Какая ответственность предусмотрена за отсутствие книг учета трудовых книжек


Если выдача приравнена к реализации

В этом случае бланки – реализуемый без выгоды товар, после их оплаты и оприходования «входной НДС» принимается к вычету.

Выдачу бланка показывают одним из способов:

  • как торговую выручку, если они учитывались как товары;
  • как операционный доход, если бланки приходовались как материалы.

В обоих случаях нужно начислить НДС. В налоговом учете отражают доход и, одновременно с этим, стоимость бланка включается в расходы.

Важно! Чтобы избежать разногласий с налоговыми органами, лучше удерживать стоимость из зарплаты работника по его заявлению. При получении денег в кассу и/или с платежных карт необходимо использовать контрольно-кассовую технику.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.doc
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.docx
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.doc
Доступно только подписчикам
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образец).doc
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (образец).doc
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.29%
  • Иногда 56.37%
  • Не оформляем срочников 19.34%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль