Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

1123
Некоторые кадровики сталкиваются с ситуацией, когда необходимо проводить восстановление кадрового делопроизводства с нуля. После того, как стало ясно, что в организации не хватает некоторых документов, необходимо выполнять все по четкому алгоритму. Какому – разберем в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как провести восстановление кадрового делопроизводства с нуля;
  • как восстановить локальные нормативные акты;
  • что необходимо делать с трудовыми книжками сотрудников при восстановлении кадрового делопроизводства с нуля.

Не обнаружив искомых документов ни в бумажном, ни в электронном виде, придется восстанавливать их с нуля. При выборе способа восстановления кадрового делопроизводства учитывайте вид конкретного документа:

  • локальные акты разрабатываются руководителем компании, а в некоторых случаях — с учетом мнения профсоюза (ст. 8, 372 ТК РФ);
  • личные карточки, существующие только в электронном виде, распечатываются, недостающие — оформляются кадровиком, причем со всеми вносимыми сведениями работников следует ознакомить под подпись;
  • трудовые договоры составляются в двух экземплярах и распечатываются (после подписания сторонами один экземпляр выдается на руки работнику — ст. 67 ТК РФ). Помните, что трудовой договор представляет собой соглашение равноправных сторон, поэтому его не следует оформлять на бланке организации;
  • если трудовые договоры заключены, но внесенные в них со временем изменения нигде не отражались, нужно заключить с работниками соответствующие дополнительные соглашения, указав в них точную дату вступления в силу новых условий договора;
  • все приказы об увольнении и приеме на работу, оформленные в электронном виде, распечатываются и подписываются руководителем, а затем — сотрудниками (ст. 68, 84.1 ТК РФ), причем рекомендуется ставить реальную дату ознакомления с документом;
  • приказы об отпусках распечатываются, а если их нет даже в электронном виде — восстанавливаются на основании бухгалтерских записок-расчетов, заявлений от работников на предоставление отпуска и т. д.;
  • если у сотрудников накопилось много неиспользованных отпускных дней, можно (но не обязательно) заменить часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией в соответствии со статьей 126 ТК РФ и письмом Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0;
  • все находящиеся на руках у сотрудников трудовые книжки необходимо передать на хранение в отдел кадров, попутно проверив правильность их заполнения (вместо утраченных трудовых книжек оформляются дубликаты в соответствии с пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  • график отпусков за предыдущий год необходимо оставить для хранения вплоть до окончания года, следующего за годом завершения его делопроизводства (ст. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558), также необходимо составить график отпусков на текущий год;
  • табель учета рабочего времени следует распечатать и хранить в отделе кадров;
  • при отсутствии книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них придется восстановить документ, руководствуясь требованиями приложения № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, чтобы избежать в дальнейшем проблем при проверках и административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП РФ;
  • если отсутствует журнал проверок, который, согласно статье 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, обязан вести каждый работодатель, нужно его оформить — в дальнейшем этот документ с записями обо всех проведенных представителями контролирующих инстанций проверках неоднократно понадобится.

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Также прочитайте материалы электронного журнала, которые помогут лучше разобраться с проблемными вопросами:

  1. Как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик;
  2. Заполняем личную карточку;
  3. Составляем график отпусков на следующий год.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственной власти (бланк).doc
  • Табель учета рабочего времени (фрагмент). Сотрудник работает по графику сутки через трое (бланк).doc
  • Личная карточка (фрагмент). Перенос отпуска на другой срок (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственной власти (образец).doc
  • Табель учета рабочего времени (фрагмент). Сотрудник работает по графику сутки через трое (образец).doc
  • Личная карточка (фрагмент). Перенос отпуска на другой срок (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.32%
  • Иногда 56.32%
  • Не оформляем срочников 19.36%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль