Как заверить трудовую книжку

1086
Заверенная трудовая книжка может понадобиться работнику в любой момент, например, для получения визы или кредита. Разберем как заверить трудовую книжку, как должен выглядеть образец заверенной копии трудовой книжки, а также как заверить трудовую книжку правильно, если нужна не полная копия, а лишь выписка из документа.

Из этой статьи вы узнаете:

  • когда может понадобиться заверенная трудовая книжка;
  • как выглядит образец заверенной копии трудовой книжки;
  • как заверить копию трудовой книжки в отделе кадров.

Трудовая книжка, согласно действующим на сегодняшний день правилам и инструкциям, хранится у работодателя вплоть до момента увольнения работника. Если после увольнения он устраивается в другую организацию, трудовая книжка передается для заполнения и дальнейшего хранения в отдел кадров по новому месту работы. Вот и получается, что работник, который фактически считается владельцем трудовой книжки, хранит ее у себя только в периоды отсутствия работы.

Такое положение вещей вполне нормально и не вызывает ни у работодателя, ни у самого сотрудника никаких сложностей, пока речь не заходит об оформлении заявки на получение кредита или ипотеки, загранпаспорта и других документов, для выдачи которых требуется заверенная трудовая книжка. Поскольку ее оригинал выдавать на руки закон не позволяет (единственное предусмотренное федеральными нормами исключение — оформление документов в Пенсионном фонде), каждому кадровику следует знать, как заверить трудовую книжку, вернее, ее копию. Если копия заверена правильно, ее можно использовать вместо оригинала.


Судебная практика: убедитесь, что сотруднику выдают только те документы, которые связаны с его работой


Заверенная трудовая книжка

Итак, в отдел кадров обратился работник, которому срочно понадобилась заверенная трудовая книжка. Для получения заверенной работодателем копии оформляется заявление на имя руководителя предприятия или начальника отделка кадров. Обязанность работодателя — выдать копию сотруднику не позднее трех дней с момента получения такого заявления (п.7 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003г. №225).

Помните, что далеко не всегда нужна полная копия трудовой книжки: в ряде случаев достаточно заверенной выписки по отдельным периодам, входящим в трудовой стаж. Следовательно, кадровику достаточно скопировать титульную страницу с личными данными сотрудника и отдельные страницы, относящиеся к выбранному периоду. Важно, чтобы полная копия или выписка была читаемой: если записи сделаны неразборчивым почерком, предпочтительнее набрать и распечатать идентичный текст, а затем заверить его в обычном порядке — это не возбраняется, особенно если качественную ксерокопию попросту не получится сделать.


Полезная статья: заводим трудовую книжку новому сотруднику


Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Как заверить копию трудовой книжки

Копия трудовой книжки имеет юридическую силу только при условии правильного заверения. Поэтому нужно четко знать, как заверить трудовую книжку правильно в 2016 году, чтобы копию не признали недействительной, а работнику не пришлось повторно обращаться в отдел кадров. Если речь идет о полной копии, алгоритм действий будет следующим:

  • последовательно копируем все страницы трудовой книжки, начиная с титульной;
  • в последнюю очередь снимаем копию страницы с записью о приеме на текущее место работы, следующие за ней пустые страницы без записей не копируются;
  • каждый разворот копируется на отдельный лист формата А4, причем копия должна быть односторонней;
  • на каждой странице копии, в нижней части (не на полях, оставшихся на листе, но и не слишком «заползая» на сделанные записи), пишем «Копия верна» и ставим подпись уполномоченного должностного лица;
  • рядом с подписью обязательно делаем расшифровку, указывая ФИО и должность сотрудника, заверившего копию, а также проставляем текущую дату;
  • на самой последней странице копии делаем запись «Работает по настоящее время» и заверяем ее аналогичным образом;
  • если сотрудник уже успел уволиться из организации, на последней странице копии делаем запись «Уволен» и указываем дату прекращения трудовой деятельности;
  • на каждой странице копии ставим печать организации, причем таким образом, чтобы оттиск немного заходил и на разграфленный участок копии (как и подпись, печать не должна полностью стоять на пустых полях), и на подпись уполномоченного лица.

Как заверить копию трудовой книжки, если нужна не полная копия, а выписка? Точно в таком же порядке, просто страниц будет меньше. Допускается прошивка копии: нужные страницы копируются, складываются по порядку, нумеруются и сшиваются. На копии делается запись о количестве прошитых листов, заверять в этом случае можно не каждую страницу, а только последнюю. Чтобы не допустить ошибки, заведите привычку хранить на рабочем месте готовый образец заверенной копии трудовой книжки.


Узнайте, что делать при утрате трудового договора: как оформить его копию, дубликат


Что касается полномочий, то в большинстве организаций право заверять копии трудовых книжек имеют сотрудники, занимающие руководящие должности — например, директор предприятия или начальник кадрового отдела. Если уполномоченное должностное лицо отсутствует или предприятие настолько маленькое, что отдельного структурного подразделения, занимающегося решением кадровых вопросов, попросту не существует, заверить копию трудовой может работник бухгалтерии или другой сотрудник, должностной инструкцией которого предусмотрена соответствующая обязанность. Если владелец трудовой книжки в настоящее время не работает, заверить трудовую книжку, которая находится у него на руках, может сотрудник службы занятости или нотариус.

Важно: срок действия заверенной работодателем копии трудовой книжки составляет 1 месяц, в то время как нотариально заверенная копия действительна в течение неограниченного срока, вплоть до внесения в оригинал документа новых записей

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу по срочному трудовому договору (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу по срочному трудовому договору (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль