Заполнение книги учета движения трудовых книжек

914
Книга учета движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть в каждой организации, в противном случае при проверке работодатель может быть оштрафован за несоблюдение требований закона. Однако при заполнении книги учета важно учесть ряд нюансов. В статье рассмотрим, каким должно быть правильное заполнение книги учета движения трудовых книжек.

Из статьи вы узнаете:

  • где найти форму книги учета трудовых книжек;
  • кто отвечает за учет движения трудовых книжек;
  • как внести исправления в книгу учета трудовых учета.

Шаг 1. Назначение ответственного за учет движения трудовых книжек сотрудника

Ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек сотрудников компании лежит на руководителе, который внутри организации имеет право назначить уполномоченное лицо по работе с данными документами. Как правило, учет движения трудовых книжек возлагается на специалиста кадровой службы, для этого руководитель в свободной форме издает приказ о назначении. Также в приказе стоит отметить, кто будет исполнять обязанности специалиста в случае его отсутствия. С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись, после чего необходимые изменения вносят в должностную инструкцию или трудовой договор.

Шаг 2. Оформление книги учета движения трудовых книжек

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, однако работодатель имеет право самостоятельно разработать форму книги. Так, в некоторых организациях распечатывают специальные бланки и скрепляют их между собой или заполняют тетрадь. Все листы книги учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Руководитель организации своей подписью заверяет количество листов в книге, после чего документ скрепляют сургучной печатью или пломбируют. Разрешается при опломбировании книги учета движения трудовых книжек и вкладышей использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.


Также читайте интересный материал: «Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников»


Шаг 3. Заполнение книги учета движения трудовых книжек

При заполнении книги учета движения трудовых книжек необходимо соблюдать хронологический порядок, то есть первыми в списке должны указываться данные сотрудника, принятого на работу раньше всех. Очередная запись вносится за следующим порядковым номером. Необходимо указать данные о дате приема, данные владельца трудовой книжки, серию и номер трудовой книжки, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

В книге учета движения трудовых книжек регистрируют как новые трудовые книжки, так и ранее принятые от сотрудников. По трудовому законодательству трудовую книжку выдают сотруднику на руки в последний день работы, что подтверждает его подпись в книге учета. Если трудовая книжка после увольнения направляется сотруднику по почте, в книге также нужно сделать соответствующую запись. Как правило, для этого указывают дату получения документа сотрудником, а также прикрепляют почтовые квитанции и письменное согласие сотрудника на данные действия.

Пример книги учета движения трудовых книжек:

Заполнение книги учета движения трудовых книжек
Скачать и распечатать образец


Важная статья: «Выдача трудовой книжки работнику на время»


Шаг 4. Указываем факт выдачи документа в книге учета движения трудовых книжек

При оформлении книги учета движения трудовых книжек работодатель также должен указывать факт выдачи сотруднику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Для этого в графе 11 необходимо указать сумму, полученную от сотрудника за новые бланки, или прочерк, если работодатель выдает новые бланки безвозмездно. В таком случае при увольнении работник ставит подпись и в строке выдачи первичного документа, и в строке, указывающей на выдачу дубликата или вкладыша. 

На практике возможна ситуация, когда за дубликатом трудовой книжки обращается уже уволенный сотрудник. В этой ситуации при оформлении книги учета движения трудовых книжек необходимо сделать соответствующую запись отдельной строкой. Графы 7 и 8 при этом останутся пустыми, а в графе 9 указывают реквизиты приказа, на основании которого выдается дубликат. После получения дубликата сотрудник ставит дату и подпись в графах 12 и 13.

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Шаг 5. Внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек

Если владелец трудовой книжки сменил фамилию, имя или отчество, исправляются сведения в графе 5 книги учета движения трудовых книжек в том же порядке, как и на титульном листе трудовой книжки. Старую запись зачеркивают одной чертой, над ней указывают верные данные и реквизиты документа, на основании которого внесены изменения.

Если сотрудник перешел работать в другой отдел или сменилась его должность, никаких изменений в книгу учета вносить не нужно.

Если организация изменила название или организационно-правовую форму, нужно внести исправления на обложке книги учета движения трудовых книжек. Законом не регламентируется форма исправлений, поэтому работодатели обычно вносят изменения обычным способом: прежнее наименование зачеркивается, а сверху указывают новое с пометкой «Исправленному верить». Внесенные изменения необходимо заверить.

Шаг 6. Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Законом не регламентируется порядок внесения исправлений в книги учета движения трудовых книжек. На практике работодатели руководствуются правилами внесения исправлений в первичные учетные документы, так как книга учета признается аналогом первичного учетного документа о передаче на хранение товарно-материальных ценностей. Для внесения исправлений неверную информацию зачеркивают тонкой чертой, а сверху вносят правильный текст, после чего запись заверяется.


Вам также поможет статья электронного журнала: «Как поправить ошибочную запись в Книге учета движения трудовых книжек?»


Шаг 7. Оформление новой книги учета движения трудовых книжек

Поскольку книга учета движения трудовых книжек может рано или поздно закончиться, работодателю необходимо завести новый документ в порядке, указанном в шаге 2. Законодательно не урегулирован вопрос о порядке замены книги учета, поэтому работодатели часто не знают, как нумеровать записи в новой книге. На практике используется один из двух способов:

1.Вносят запись в новую книгу учета движения трудовых книжек под номером 1, то есть начинают нумерацию заново. В этом случае проще указать количество страниц при опломбировании.

2.Продолжают нумерацию, начатую в прежней книге учета. При этом способе каждой трудовой книжке присвоен уникальный порядковый номер.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (бланк).doc
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образец).doc
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль