Оформление личной карточки: заполняем правильно

1225
Одна из обязанностей кадровика – ведение личных карточек всех сотрудников. Необходимо точно помнить, как начинать процесс оформления карточки, с какими записями сотрудников знакомят под роспись и другие нюансы оформления личной карточки сотрудника рассмотрим в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как заменить испорченную личную карточку;
  • как происходит оформление личной карточки нового сотрудника;
  • как вносятся исправления в личную карточку.

Личная карточка должна быть заведена на каждого сотрудника организации, работающего по трудовому договору. Кадровики обязаны вести этот документ на протяжении всего времени работы сотрудника в компании, причем делать это нужно в бумажном виде, поскольку с некоторыми записями сотрудника знакомят под подпись. По этой причине личная карточка, оформленная при трудоустройстве, может прийти в негодность. Рассмотрим, допустимо ли оформление новой личной карточки и как правильно его провести.

Алгоритм переоформления личной карточки сотрудника:

Оформление личной карточки: заполняем правильно


Важная статья: заполняем личную карточку


Приказ о проведении ревизии перед оформлением личной карточки

Руководитель организации может в конце года инициировать проверку физического состояния ряда документов. Законом не регламентирован порядок проведения ревизии кадровых документов, поэтому разрешается провести выборочную ревизию личных карточек так, как будет удобно специалистам кадровой службы. Обычно работодатель в произвольной форме издает приказ о проведении ревизии. В приказе в обязательном порядке указывают название организации, дату составления документа, причину ревизии, состав комиссии, проверяемые документы, а также подписи всех членов комиссии. По итогам проверки составляется акт, в котором указывают необходимость оформления новых личных карточек сотрудников (обычно акт оформляют в виде таблицы).

Пример приказа о проведении ревизии:

Оформление личной карточки: заполняем правильно
Скачать и распечатать образец

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Служебная записка при оформлении личных карточек

Утерянную, испорченную или пришедшую в негодность личную карточку можно заменить, оформив дубликат. Служебная записка позволяет обосновать необходимость оформления дубликата личной карточки. Этот документ не является обязательным, однако при его помощи проще согласовать данный вопрос с руководством компании. Служебная записка составляется в произвольной форме специалистом по кадровому учету. В документе обязательно описывают суть проблемы, данные сотрудника, чью карточку нужно заменить, объяснение причин, а также подпись лица, составившего документ. Как показывает практика, чем подробнее составлена служебная записка, тем быстрее и проще будет происходить процедура личной карточки.

Пример служебной записки:

Оформление личной карточки: заполняем правильно


Также читайте о том, как внести в личную карточку сведения об отпуске


Приказ об оформлении дубликата личной карточки

После того как было определено, что личная карточка сотрудника пришла в негодность, руководитель должен издать соответствующий приказ об оформлении копии или дубликата документа. Приказ составляют в произвольной форме, однако в обязательном порядке в нем указывают название компании, причины оформления дубликата, данные сотрудника, в отношении которого будут проведены изменения, а также подписи руководителя и сотрудника, чья личная карточка пришла в негодность. Кроме того, приказ как первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты. Работодатель должен помнить, что после оформления новой личной карточки старый документ по закону необходимо хранить на протяжении 75 лет.

Пример приказа об оформлении дубликата личной карточки:

Оформление личной карточки: заполняем правильно
Скачать и распечатать образец

Оформление дубликата личной карточки

После выпуска приказа об оформлении новой личной карточки сотрудника специалист кадровой службы оформляет дубликат указанного документа. Оформляют дубликат по унифицированной форме № Т-2 или в соответствии с образцом, разработанным в компании. В дубликате, так же как и в первичном документе, нужно указать название организации, дату составления, сделать отметку «Дубликат» на титульном листе и внести личные данные сотрудника. В графе «Дата составления» при этом указывают текущую дату, а не дату составления первичного документа. Работодатель должен помнить, что свободный доступ к личным карточкам должен быть исключен, поскольку в них содержатся персональные данные сотрудников.

Пример личной карточки сотрудника:

Оформление личной карточки: заполняем правильно
Скачать и распечатать образец


Как оформить личную карточку, если прежняя пришла в негодность, читайте в электронном журнале


Внесение исправлений при оформлении личной карточки

Если при оформлении личной карточки была допущена ошибка, необходимо сразу переделать документ. Однако если ошибка была обнаружена позже, разрешается внести исправления в уже оформленную личную карточку. Исправления в личную карточку вносят в соответствии с пунктом 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Неверные сведения при этом зачеркивают одной чертой, а актуальные данные указывают рядом. Исправление должно быть также заверено данными кадровика и отметкой «Исправлено». Работодатель должен помнить, что с каждой записью сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Пример внесения исправлений в личную карточку:

Оформление личной карточки: заполняем правильно

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Личная карточка (бланк).doc
  • Форма № Т-2. Личная карточка работника (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Личная карточка (образец).doc
  • Личная карточка (фрагмент). Награждение сотрудника (образец).doc
  • Личная карточка (фрагмент). Переименование должности (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.38%
  • Иногда 56.46%
  • Не оформляем срочников 19.16%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль