Как проверить персональные данные при приеме на работу

1362
Любой работодатель запрашивает определенный пакет документов при найме новых кадров. В свою очередь встает вопрос о необходимости проверки подлинности документов. О том, как это сделать и при каких обстоятельствах проверка обязательна, читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • обязательно ли проверять персональные данные при приеме на работу;
  • в каких случаях требуется согласие соискателя на проверку подлинности документов;
  • подделка каких документов может иметь последствия для работодателя.

Каждый работодатель заинтересован в приеме на работу сотрудников, которые будут соответствовать всем требованиям, входящим в их должностные обязанности. Поэтому многие наниматели стараются убедиться в достоверности данных, представленных соискателем. Отделы кадров прибегают к различным методам проверки: от официальных запросов в уполномоченные органы и до мониторинга социальных сетей. Рассмотрим подробнее, какие законные способы доступны кадровикам для проверки документов кандидата.


Проверяем персональные данные работника при трудоустройстве


Разбираемся, нужно ли проверять персональные данные при приеме на работу

Персональные данные нового сотрудника в любом случае должны быть получены и подробно изучены. Это поможет понять, соответствует ли новый сотрудник всем требованиям, касающимся его должностных обязанностей. Также пристальное изучение персональных данных позволит узнать нанимателю, имеет ли данный работник льготы или ограничения, установленные законом. К примеру, на некоторые должности не могут быть приняты иностранные граждане или несовершеннолетние и т. д. (ст. 253265 ТК РФ, ст. 14 Федерального закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗпостановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. № 162 и др.).


Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных


Следовательно, наниматель в обязательном порядке должен знать возраст, гражданство, отношение к воинской обязанности и прочие сведения. И хотя закон не обязывает проверять достоверность всех данных, существуют исключения, например, в отношении документов воинского учета (подп. «а» п. 30 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719, далее – Положение о воинском учете).

Кроме того, существует ряд должностей, при приеме на которые работодатель обязан знать о состоянии здоровья нанимателя (к примеру, работа, связанная с продуктами питания) или об отсутствии судимости (работа с несовершеннолетними). Чтобы получить достоверную информацию о подлинности документов, следует обратиться в официальные органы, которые предоставят официальный ответ. Только на основании официального экспертного ответа работодатель может принять решение об отказе в приеме на работу кандидату как не представившему необходимый документ (ст. 65 ТК РФ).

Такие документы, как паспорт, трудовая книжка, СНИЛС и прочие, могут быть проверены отделом кадров непосредственно при их предъявлении. Для этого достаточно посмотреть, все ли необходимые печати проставлены, нет ли вырванных листов и размытых штампов и т. д.

Чтобы проверить персональные данные при приеме на работу соискателя, требуется его согласие

Согласие на обработку персональных данных кандидата не требуется, если его резюме было предоставлено кадровым агентством или размещено в Интернете (п. 10 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗабз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве».).


Персональные данные: что проверит Роскомнадзор


Однако перед заключением трудового договора следует получить согласие непосредственно самого сотрудника. Оно может быть выражено как в устной, так и в письменной форме. Наличие письменного согласия на обработку персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6ст. 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», далее – Закон № 152-ФЗп. 5 Разъяснений Роскомнадзорав некоторых случаях является обязательным по закону (ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Например, в случаях, когда вы обрабатываете сведения о расовой, национальной принадлежности сотрудника, его политических, религиозных взглядах, состоянии здоровья и т. д. (п. 4 ст. 86 ТК РФп. 1 ч. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ). Ниже представлен образец письменного согласия соискателя.

Как проверить персональные данные при приеме на работу
 

В некоторых случаях для проверки персональных данных при приеме на работу согласия соискателя бывает недостаточно. Так, например, для того чтобы узнать об отсутствии судимости или о факте уголовного преследования, новый сотрудник (или его представитель) должен сам запросить справку в уполномоченных органах. Порядок выдачи таких справок определен Административным регламентом, утвержденным приказом МВД России от 7 ноября 2011 г. № 1121 (далее – Регламент). Отсутствие справки о судимости может стать причиной отказа в приеме на работу в случаях, когда речь идет о педагогической деятельности или работе с несовершеннолетними.


Получаем персональные данные работников


Также в некоторых компаниях распространенной является практика проверки сотрудников с помощью полиграфа или запрос на предыдущее место работы. Для этого также требуется письменное согласие соискателя. Чего нельзя сказать об общедоступной информации: все данные, размещенные в Интернете, могут быть изучены без согласия соискателя.

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Ответственность за ложные персональные данные при приеме на работу

Помимо ответственности, которую несет соискатель за подделку документов или предоставление ложных данных, бывают ситуации, в которых работодателя также ждут неприятности. Одним из таких случаев может стать наем иностранного гражданина без надлежащих документов. Органы миграционного учета (обратите внимание: ФМС России реорганизована, а ее функции переданы миграционным подразделениям Министерства внутренних дел России) могут оштрафовать работодателя за привлечение к труду иностранца без разрешения на работу или патента (ст. 18.15 КоАП РФ, решение Ленинградского областного суда от 7 ноября 2012 г. № 7-589/2012).


Персональные консультации


Также организация должна предоставить в военкомат сведения о сотрудниках, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, в течение двух недель с момента их приема (п. 29 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.). В противном случае это может повлечь административную ответственность – штраф в размере от 300 до 1000 рублей (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).

Если кандидат устраивается на государственную или муниципальную службу, претендует на работу в медицинских учреждениях и в области фармацевтики и т. д., а также если его работа будет связана с управлением организацией (ст. 3.1132.11 КоАП РФ), наниматель обязан проверить его дисквалификацию. Прием на работу дисквалифицированного сотрудника грозит работодателю штрафом до 100 000 рублей (ст. 14.23 КоАП РФ).

Отметим, что организация не вправе самостоятельно проводить экспертизу почерка, технологическую экспертизу документов и т. д. Однако несмотря на это в некоторых случаях контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности работодателей, которые не установили подлинность документов соискателя.


Организация работы с персональными данными. Коммерческая тайна


Нормативная база

Важные выводы

1. Кадровик должен внимательно осмотреть и проверить персональные данные соискателя, чтобы установить их подлинность и избежать возможной административной ответственности.
2. Для проверки требуется согласие кандидата на должность (кроме той информации, которая размещена в Интернете).

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (бланк).doc
  • Положение о работе с персональными данными работников (бланк).doc
  • Памятка сотруднику на случай изменения персональных данных (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных (образец).doc
  • Положение о работе с персональными данными работников (образец).doc
  • Памятка сотруднику на случай изменения персональных данных (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Хотели бы Вы видеть переводы документов МОТ в нашем журнале?

  • Да, это было бы полезно 59.82%
  • Нет, это мне никак не пригодится 16.07%
  • Затрудняюсь ответить 24.11%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль