Как оформить трудовую книжку

1175
Статья посвящена вопросам оформления трудовой книжки и рассказывает о том, как оформить дубликат трудовой книжки в 2016 году, как оформить трудовую книжку новому работнику, трудоустраивающемуся впервые, как оформить вкладыш в трудовую книжку в случае необходимости, а также как оформить копию трудовой книжки в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как оформить трудовую книжку в 2016 году;
  • как оформить вкладыш в трудовую книжку;
  • как оформить дубликат трудовой книжки в случае утери оригинала;
  • как оформить копию трудовой книжки в 2016 году по заявлению сотрудника.

Оформление и хранение трудовой книжки входит в сферу закрепленных Трудовым кодексом РФ обязанностей работодателя. Если принимаемый на работу гражданин трудоустраивается впервые, сотрудник отдела кадров должен завести на него новую трудовую книжку, если трудоустройство не первое — внести запись о приеме на работу в имеющийся документ. При утере оригинала трудовой книжки работодатель оформляет дубликат, а если в исходном бланке не осталось места для внесения новых записей — вклеивает вкладыш.

Как оформить трудовую книжку новому работнику? Законодатель установил целый свод правил, которыми следует руководствоваться: общий порядок оформления регулируется «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления  бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», а принципы заполнения документа подробно изложены в «Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Итак, в организацию приходит новый сотрудник. Трудовую книжку работник, у которого она уже есть, должен предоставить в отдел кадров наряду с другими документами, перечисленными в ст.65 ТК РФ. Но если речь идет о специалисте, который трудоустраивается впервые, логично, что трудовая книжка на него еще не заводилась, о чем следует уведомить работодателя. В первом случае лицо, ответственное за ведение трудовых книжек персонала организации, должно максимум в течение пяти дней внести в трудовую новичка запись о приеме на работу, а во втором — в течение недели завести новую трудовую, оформив ее по всем правилам.

Оформление начинается с заполнения титульного листа, на котором указываются паспортные данные сотрудника и сведения о полученном образовании (квалификации, профессии). Обязательно нужно проставить дату оформления документа и заверить его подписями сотрудника отдела кадров и самого владельца книжки. Записи в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» вносятся в точном соответствии с «Инструкцией», обязательно нумеруются и дополняются ссылками на документы-основания.

Может возникнуть ситуация, когда работник уже неоднократно менял место работы, и на страницах трудовой книжки просто не осталось места для новой записи. Для таких случаев разработана форма вкладыша, которая также заполняется кадровиком и вклеивается в трудовую книжку.


Школа кадровика: заводим трудовую книжку новому сотруднику


Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Возникает закономерный вопрос: как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2016 году, какой вид должны иметь сделанные в нем записи? Вкладыш всегда оформляется и ведется в том же порядке, что и основной бланк трудовой книжки. Важный нюанс: без трудовой книжки вкладыш считается недействительным. Оформляя вкладыш, следует обязательно отразить факт использования чистого бланка в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (аналогичным образом поступаем, заводя новую трудовую для впервые трудоустраивающегося работника).  

Вкладыш обычно вшивается между последней страницей и задней обложкой, в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки непременно ставится штамп «Выдан вкладыш». Если работодатель не располагает требуемым штампом, можно сделать запись от руки. Документ все равно будет считаться действительным, но лучше все-таки обзавестись специальным штампом, чтобы не вступать в противоречие с требованиями «Правил».

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки имеет одинаковую с оригиналом юридическую силу и оформляется в нескольких случаях:

  • если оригинал утерян работником или работодателем;
  • если оригинал испорчен (обгорел, порвался, сильно намок и записи невозможно прочесть);
  • если в оригинале документа присутствует запись, признанная недействительной (например, об увольнении или переводе работника).

Как оформить дубликат трудовой книжки в 2016 году? Действует ключевое правило: дублирующий экземпляр должен соответствовать оригиналу (исключение — трудовые книжки с недействительными записями, которые не вносятся в дубликат). Но на практике не всегда удается восстановить отсутствующие сведения о прошлом опыте работы владельца трудовой книжки, а вносить какие бы то ни было записи без подтверждающих документов запрещено. Следовательно, в этом случае дубликат также будет отличаться от оригинала.

Алгоритм действий работодателя при выдаче дубликата трудовой книжки зависит от причин, по которым первый экземпляр больше нельзя использовать. Если его утеря или порча произошла по вине работника, он должен подать в отдел кадров заявление с просьбой о выдаче дубликата, и только после этого работодатель инициирует процедуру соответствующим приказом. Если вина лежит на работодателе, заявление не требуется. Как бы там ни было, самый ответственный и сложный этап — сбор данных, необходимых для заполнения дубликата. Этим может заниматься как сам работник, так и работодатель.

Когда на руках у сотрудника, ответственного за оформление трудовых книжек, будут все необходимые документы, заводится дубликат (при этом используется чистый бланк из запасов работодателя). На титульной странице, в верхнем правом углу, ставится отметка «Дубликат», и дальше документ заполняется как обычная трудовая книжка.


Утрата трудовых книжек при  чрезвычайной ситуации: как подтвердить стаж сотрудников, рассказывает эксперт


Как оформить копию трудовой книжки?

В жизни бывают моменты, когда работнику может срочно понадобится заверенная копия трудовой книжки — например, для получения кредита в банке или подтверждения места работы при оформлении визы. Как оформить копию трудовой книжки в 2016 году, не допустив при этом нарушений? Можно воспользоваться простой пошаговой инструкцией:

  1. Снимаем ксерокопии со всех заполненных страниц трудовой книжки, в том числе с титульной;
  2. Заверяем каждую страницу копии надписью «Копия верна», текущей датой, а также подписью уполномоченного лица с расшифровкой и указанием должности (руководитель отдела кадров, главный бухгалтер и т.д.);
  3. Если организация располагает собственной печатью, следует проштамповать каждую страницу копии;
  4. На последней странице копии трудовой книжки делается запись о том, что в настоящее время работник все еще работает в организации.

Работодатель должен выдать заверенную копию трудовой книжки в течение трех дней после получения письменного заявления от работника. Если заявление подает бывший работник, посоветуйте ему обратиться к нотариусу: чтобы процедура стала возможной, следует предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, и оригинал трудовой.


Узнайте, когда возможна выдача трудовой книжки работнику на время




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.38%
  • Иногда 56.21%
  • Не оформляем срочников 19.41%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль