Как правильно рассчитать и оформить количество дней отпуска

22526
Столь желанный для всех сотрудников летний сезон отпусков для кадровиков зачастую превращается в один из самых сложных периодов. Для каждого сотрудника необходимо рассчитать количество дней отдыха, определить, сколько дней у него накопилось на конкретную дату и решить другие организационные вопросы. В статье мы рассмотрим некоторые проблемные вопросы в таких расчетах и предложим алгоритмы для их точного осуществления.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие обстоятельства влияют на расчет количества дней отпуска;
  • как определить количество дней отдыха на определенную дату;
  • как вести расчеты при вредной и опасной работе;
  • как округлять нецелое количество дней отдыха;
  • как определить количество дней отпуска, если он установлен в рабочих днях.

Порядок предоставления отпуска

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск (далее – ЕОО) для каждого работника закреплено в трудовом законодательстве. Отпускной период в каждом году предусматривается в размере не меньше 28 календарных дней. В тех случаях, когда у сотрудника есть право на более продолжительный отдых, и количество дней отпуска может увеличиться. Необходимо также помнить особенность: для некоторых категорий трудящихся ЕОО устанавливается не в календарных, а в рабочих днях. К этим категориям относятся:

  • судьи – от 30 рабочих дней (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26 июня 1992 г. №3132-1);
  • научные сотрудники, обладающие ученой степенью «доктор наук» или «кандидат наук», работающие в научном учреждении, которое финансируется из средств федерального бюджета;
  • осужденные в период исправительных работ – 18 рабочих дней (ч. 6 ст. 40 УИК РФ).

Для того чтобы точно определить количество дней отдыха для таких сотрудников, необходимо рабочие дни перевести в календарные (в соответствие с положениями ст. 120 ТК РФ и определения Верховного Суда РФ от 25 ноября 2005 г. №75-В05-8).

Очередность отпусков и их продолжительность на следующий год необходимо определить не позднее чем за четырнадцать дней до 1 января на основании количества дней отдыха, которые полагаются работнику. Эти сведения нужно зафиксировать в графике отпусков, который затем утверждается у руководителя организации (ст. 123 ТК РФ).


Читайте подробнее о том, как считать дни отпуска: настольная инструкция в статье >>>


Если в течение года в организацию принимаются новые работники или изменяются факторы, которые непосредственно влияют на количество дней отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам, в график необходимо внести соответствующие изменения и дополнения. Основанием для изменения документа может быть заявления сотрудника и приказ работодателя.

Что может повлиять на расчет количества дней отпуска

Обстоятельство

Как рассчитать продолжительность отпуска

Основание

Изменение должности сотрудника

Пропорционально времени, в течение которого сотрудник занимал ту или иную должность в рабочем году

Статьи 115, 120122 ТК РФ, п. 1 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169

Инвалидность

Работнику положено не менее 30 календарных дней за рабочий год независимо от того, когда он был признан инвалидом

Часть 5 ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, кассационное определение Калининградского областного суда от 16 февраля 2011 г. № 33-720/2011

Совершеннолетие сотрудника

Пропорционально времени, отработанному до и после наступления совершеннолетия (если право на отпуск реализовано после достижения 18 лет)

Статья 267 ТК РФ, п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28 января 2014 г. № 1

Когда предоставить ежегодный отпуск

На время предоставления отпуска и его продолжительность оказывает существенное влияние стаж работы сотрудника в организации. Если сотрудник полгода непрерывно отработал в компании, он может использовать заслуженный отдых за первый рабочий год в полном объеме (ст. 122 ТК РФ, п. 2 письма Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Количество дней отпуска необходимо рассчитывать на основании действующего законодательства. В некоторых случаях он может быть предоставлен раньше (ст. 122, ст. 260 ТК РФ). Если между работодателем и сотрудником достигнуто соглашение или в иных установленных законом случаях, он может быть предоставлен раньше положенного срока. В качестве примера можно привести несовершеннолетних работников, сотрудниц в период перед отпуском по беременности и родам и после него и сотрудников, ставших усыновителями детей в возрасте до 3 месяцев.

Что касается тех, кто работает в организации больше двух лет, такие сотрудники могут реализовывать свое право на оплачиваемый отдых в любое время рабочего года. Однако не стоит забывать, что дата начала и количество дней отпуска должны соответствовать графику, имеющемуся в организации.


Марина КОРОТИНА, главный специалист отдела по правовому обеспечению и кадрам АНО «Транспортная дирекция чемпионата мира по футболу 2018 года в Российской Федерации» (Москва)
Не указывайте в трудовом договоре, что основной отпуск предоставляют сотруднику пропорционально отработанному времени

Если закрепить в трудовом договоре положение, что оплачиваемые отпуска предоставляют пропорционально отработанному времени, это ущемит права сотрудника. Право на отпуск за первый год возникает у работника через шесть месяцев непрерывной работы в компании. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть использован и раньше, причем полностью (ст. 122 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по заявлению, в том числе авансом. Единственное исключение – дополнительный отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда, который предоставляют только за стаж работы в таких условиях (ч. третья ст. 121 ТК РФ).

Сотрудник имеет право взять заслуженный отпуск через 12 месяцев после окончания рабочего года, в течение которого он предоставляется (ст. 124 ТК РФ). Что касается ситуаций, когда работник не отдыхал в течение нескольких лет, то, вопреки распространенному заблуждению, за сотрудником сохраняется право на использование всех полагающихся ЕОО, они не сгорают (письмо Роструда от 8 июня 2007 г. № 1921-6).

Работодателю важно помнить, что законом запрещено не предоставлять ЕОО сотрудникам, не достигшим восемнадцатилетнего возраста или занятым на работе с вредными или опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ). Что касается несовершеннолетних сотрудников, работодатели часто отказывают им в предоставлении отпуска вне графика. Тем не менее, каждый ответственный работодатель должен знать, что он обязан предоставить несовершеннолетним работникам ЕОО продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время (ст. 122, ст. 267 ТК РФ). Если работодатель нарушит законодательство в отношении предоставления отдыха данным категориям сотрудников, ему грозит административное взыскание в виде штрафа: до 50 000 рублей для организации, до 5000 рублей - для ее руководителя. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Отпускной стаж: определяем количество дней отпуска на конкретную дату

Отпускной стаж сотрудника необходим, в первую очередь, для того, чтобы определить, сколько дней отпуска полагается сотруднику на конкретную дату (ст. 121 ТК РФ). Периоды, которые включаются в этот стаж, определены трудовым законодательством. К ним относятся:

  • фактически отработанное сотрудником время независимо от режима труда;
  • время нахождения в предыдущих оплачиваемых отпусках;
  • периоды нетрудоспособности сотрудника независимо от их продолжительности, включая отпуск по беременности и родам;
  • периоды отдыха за свой счет в объеме не более 14 дней за рабочий год;
  • периоды простоя и др.

В отпускной стаж не включаются:

  • время отдых за свой счет, если количество дней превысило отметку в 14 календарных дней в течение рабочего года;
  • время, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте без уважительных на то оснований или из-за того, что по своей вине был отстранен от работы (например, по причине прогула);
  • время отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет. Однако этот пункт не применяется, когда сотрудник трудится в условиях неполного рабочего времени (ст. 93 ТК РФ).
  • Если у сотрудника были периоды, не входящие в отпускной стаж, окончание рабочего года для него сдвигается на число исключаемых дней.

Пример определения рабочего года

Сотрудник принят на работу 19 февраля 2015 года. Первый рабочий год - с 19 февраля 2015 по 18 февраля 2016. Сотруднику предоставлялся отдых за свой счет в период с 12 по 31 мая 2015 (20 дней). В отпускной стаж включаем 14 дней отпуска без сохранения заработной платы. Соответственно, начало второго рабочего года для этого сотрудника необходимо сдвинуть на шесть дней (20 - 14 = 6 дней). Второй рабочий год, таким образом, начинается с 25 февраля 2016 года.

Определяем общее количество дней отпуска

Расчет общей продолжительности ЕОО производится с учетом как основного времени отдыха, так и дополнительных оплачиваемых отпусков (далее – ДОО) (ст. 120 ТК РФ). Для самого распространенного случая, когда продолжительность отдыха составляет 28 дней, каждый полный месяц работы дает сотруднику право на 2,33 календарного дня основного отпуска (28 дней : 12 месяцев) (письмо Роструда от 26 июля 2006 г. № 1133-6).

Таким образом, если сотруднику установлено большее количество дней отпуска ежегодно, заработанных за месяц дней у него будет пропорционально больше. При расчете общей продолжительности отдыха полными можно считать те месяцы, когда сотрудник отработал более половины положенных дней (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).


Ольга ПЛЕХАНОВА, главный бухгалтер ООО АФ «ФЕНИКС-аудит» (г. Челябинск)
Если сотрудник хочет остаться в месте командировки для проведения отпуска, то работодатель должен позаботиться не только об оформлении командировки, но и об оформлении отпуска (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, следует составить документ, в соответствии с которым будет согласовано увеличение срока представления отчета по полученным подотчетным средствам на командировку. Таким документом может являться служебная записка от работника с просьбой о продлении срока представления отчета. На служебной записке руководитель поставит визу согласования и установит предполагаемую дату представления командировочных документов для отчета. Следует также отметить, что за время нахождения в месте командировки, которая приходится на отпуск, работнику не следует компенсировать оплату за жилье и выплачивать суточные. За время отпуска сотруднику полагаются только отпускные.
Ежегодный оплачиваемый отпуск нужно продлить или перенести, если работник в его период заболел и представил работодателю для оплаты листок нетрудоспособности.
Новые даты отпуска компания определяет с учетом пожеланий сотрудника, которые он излагает в своем заявлении.


Тем не менее, как показывает практика, при расчете количества дней отпуска общепринято округлять конечный, а не промежуточный результат. Соответственно, чтобы определить продолжительность ЕОО, необходимо прибегнуть к следующим расчетам: дни полного основного ежегодного отдыха разделить на 12 месяцев и умножить на число отработанных месяцев.

Как рассчитать количество дней отпуска, если на этот период приходится праздничный день?

При расчете продолжительности отдыха сотрудников нельзя забывать о том, что как федеральные, так и региональные нерабочие праздничные дни, которые приходятся на этот период, в число календарных дней отпуска не входят (ст. 112, 120 ТК РФ, разд. 1 Рекомендаций Роструда, утвержденных Протоколом от 2 июня 2014 г. № 1). Приходящийся на период отдыха праздничный день влияет только на общую продолжительность отпуска, но не на его оплату.

Пример расчета продолжительности отпуска с включением праздничного дня

Предположим, что отдых сотрудника начинается 1 июня и количество дней отпуска равняется 28 календарным дням. Такой отдых закончится не 28, а 29 июня. На период отдыха выпадает нерабочий праздничный день, 12 июня, День России. В приказе о предоставлении отпуска в таком случае указывается временной промежуток с 1 по 29 июня. Количество календарных дней отпуска не изменится и составит 28 дней. В табеле учета рабочего времени 12 июня будет отмечено как выходной день, а весь остальной период - как дни отдыха.

Как округлять нецелое количество дней отпуска?

На практике подобные случаи встречаются довольно редко. Тем не менее, если при расчете продолжительности отдыха получается нецелое количество дней, работодатель вправе округлить его в пользу работника. Таким образом, округление итоговой величины происходит в большую сторону. Существует и другой вариант решения данного вопроса. Работодатель может предоставить сотруднику целое количество дней отпуска, присоединив оставшуюся часть к следующему отпуску. Если в дальнейшем будет принято решение об увольнении данного сотрудника, эту часть отдыха будет необходимо компенсировать.

Как рассчитать количество дней отпуска при вредной и опасной работе?

Согласно действующему законодательству, сотруднику, условия труда которого признаны вредными (2-4 степень) либо опасными, предоставляется ежегодный ДОО. Продолжительность такого отпуска должны составлять не менее семи календарных дней (ст. 117 ТК РФ).

Отличие ежегодного ДОО от ежегодного основного заключается в том, что в случае работы во вредных или опасных условиях труда отпуск предоставляется исключительно за время, фактически отработанное в таких условиях (ст. 121 ТК РФ). Кроме того, такой отдых нельзя предоставить авансом, например, при стаже работы сотрудника менее полугода (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 657-6-0).


Юрий ЛИТВИНОВ, советник Департамента управления делами и контроля Минфина России
Дополнительный отпуск в связи с вредными условиями гражданской службы можно частично заменить компенсацией

Главное, чтобы продолжительность отпуска превышала семь дней. Поскольку Закон № 79-ФЗ не предусматривает условия и порядок такой замены, следует руководствоваться Трудовым кодексом. Если минимальная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска за работу во вредных и опасных условиях труда составляет семь календарных дней, то ее нельзя заменить денежной компенсацией (ч. вторая ст. 117, ч. третья ст. 126 ТК РФ). Часть отпуска, которая превышает семь дней, может быть заменена при выполнении двух условий (ч. четвертая ст. 117 ТК РФ):– наличие отраслевого или межотраслевого соглашения, коллективного договора, предусматривающих порядок такой замены;​ – получение письменного согласия работника в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.

Диана КОНЬКОВА, начальник отдела трудовых отношений Департамента оплаты труда, трудовых отношений и соцпартнерства Минтруда России (Москва)
Нецелое количество дней отпуска округлите в пользу работника

При расчете продолжительности отпуска нередко получается нецелое число дней. Организация вправе принять решение об округлении итоговой величины до целых дней, но не по правилам арифметики, а в большую сторону, то есть в пользу работника. Другой возможный вариант – предоставить целое количество дней отпуска, а оставшуюся часть присоединить к следующему отпуску или компенсировать в дальнейшем при увольнении.

Иван ШКЛОВЕЦ, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Можно ли оформить оплачиваемый отпуск менее чем за три дня до его начала?

Такая ситуация возникает, когда работник просит предоставить ему отпуск вне графика отпусков. Само по себе это возможно, однако нужно учитывать следующее. По общему правилу, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Таким образом, удовлетворяя заявление работника о предоставлении отпуска, работодатель не сможет в установленный срок выплатить отпускные и тем самым нарушит требования статьи 136 Трудового кодекса.

Количество дней отпуска за вредную и опасную работу в таком случае рассчитывается пропорционально периоду работы в таких условиях.

Общее количество дней отпуска, предоставляемого дополнительно, будет равняться дням дополнительного отдыха, который предоставляется за год работы на рабочем месте с вредными условиями труда, деленным на 12 месяцев и умноженным на количество полных месяцев работы во вредных условиях. При этом в стаж для ДОО можно зачесть только те дни, в которые сотрудник трудился не менее половины рабочего дня (п. 12 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г. № 273/П-20).

Количество полных месяцев работы во вредных условиях определяется как общее количество дней такого труда за рабочий год, деленное на среднемесячное число рабочих дней. Таким образом, чтобы определить количество дней отпуска за вредную и опасную работу, работодателю необходимо прибегнуть к следующим расчетам:

  1. Произвести расчет среднемесячного количества рабочих дней (для этого количество рабочих дней в текущем году в соответствии с производственным календарем нужно разделить на количество месяцев в году, 12).
  2. Определить количество полных месяцев, в которые велась работа во вредных условиях (разделить количество фактически отработанных во вредных условиях дней в течение рабочего года до даты ухода в отпуск на среднемесячное количество рабочих дней).

Пример расчета продолжительности отпуска с включением праздничного дня

Предположим, сотрудник принят на работу 1 декабря 2015 года. Она проработал во вредных условиях с 19 января по 29 мая 2016 года в общей сложности 80 полных рабочих дней. До начала отдыха он больше не будет привлекаться к подобным работам. Сотрудник относится к категории работников, которым положен ДОО 7 календарных дней. С 1 июня 2016 года у работника начинается ЕОО продолжительностью 14 календарных дней. К этому периоду необходимо присоединить то количество дней отпуска, которое полагается сотруднику за вредную и опасную работу.

Алгоритм расчета продолжительности отдыха будет выглядеть следующим образом:

  1. Определить точное количество месяцев работы во вредных условиях. В текущем 2016 году 247 рабочих дней. Среднемесячное количество рабочих дней - 20,58 (247 рабочих дней : 12 месяцев). Соответственно, количество полных месяцев работы во вредных условиях - 80 дней : 20,58 дней = 3,88 месяца. Результат округляем до 4 в пользу работника.
  2. Рассчитываем количество дней отпуска за работу во вредных условиях труда на 1 июня 2016 года. 7 дней положенного ежегодно сотруднику дополнительного отдыха делим на 12 месяцев и умножаем на 4 полных месяца работы во вредных условиях. (7 дн. : 12 мес. × 4 мес.) = 2,3 дня. Полученный результат также необходимо округлить до 3 дней в пользу работника.
  3. Определяем общую продолжительность отдыха для данного сотрудника в 17 календарных дней (ЕОО 14 дней + 3 дня дополнительного отпуска).

Как определить количество дней отпуска, если он установлен в рабочих днях?

Для некоторых категорий граждан (судей, научных сотрудников и др.) продолжительность отпуска устанавливается в рабочих днях. Согласно законодательству (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда России от 1 февраля 2002 г. № 625-ВВ), продолжительность отдыха для таких работников определяется следующим образом:

  1. От момента начала отпуска нужно отсчитать количество дней отдыха в рабочих днях по календарю шестидневной рабочей недели (нерабочие праздничные дни и воскресенья не учитываются).
  2. Определить последний день отпуска (ст. 120 ТК РФ,ст. 139 ТК РФ, определение Верховного Суда РФ от 25 ноября 2005 г. № 75-В05-8).
  3. Подсчитать число календарных дней, которое будет являться общей продолжительностью ЕОО.

Читайте подробнее о том, как считать дни отпуска: настольная инструкция в статье >>>

Для того чтобы летний сезон не превратился в настоящий кошмар для кадрового специалиста, стоит заранее вспомнить все правила оформления отпусков и расчета их продолжительности. К сожалению, при оформлении отпуска, кадровик может столкнуться с определенными сложностями. Избежать их можно, досконально разобрав все установленные законодательством нормы расчета количества дней отдыха и правила его оформления. Более подробно о том, какие обстоятельства могут повлиять на расчет количества дней отпуска; как определить это количество на определенную дату; как рассчитать количество дней отдыха при вредной и опасной работе, читайте в других материалах журнала “Кадровое дело”:

Как оформить работнику ежегодный отпуск

Неиспользованный отпуск может сгореть

Рассчитываем, когда идти в отпуск выгоднее

Отпуск в удобное время: как быстро оформить

График отпусков

Приказ о предоставлении отпуска работнику



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль