Оформление трудовой книжки

1433
Трудовая книжка – один из важнейший документов, с которыми работает кадровик. А знаете ли вы какой ручкой вносить в нее записи? В каком формате должны указываться даты? Как правильно оформить дубликат и копию трудовой? Об этих и других нюансах оформления трудовой книжки мы пишем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

  • В каких случаях производится оформление новой трудовой книжки;
  • Какие установлены общие правила оформления трудовой книжки;
  • Как оформляются записи в трудовой книжке;
  • Как производится оформление копии, дубликата и вкладыша в трудовую книжку.

Общие правила оформления трудовой книжки

Порядок оформления трудовых книжек, их копий и дубликатов, вкладышей в этот документ, а также внесения исправлений в него подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 (п.1.2).  Оформление трудовой книжки также регламентируют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (с изм. от 06.02.2004 г.) (п.п. 26-30).

Записи в трудовой книжке вы можете делать тремя видами ручек: перьевыми, гелиевыми или шариковым. Цвет чернил – снова на ваш выбор, но в пределах трех: черный, синий или фиолетовый. Записи не должны содержать грамматических ошибок и должны быть сделаны аккуратным разборчивым почерком. Не допускаются сокращения и исправления, сделанные поверх некорректной записи.

При оформлении трудовых книжек используются только арабские цифры, поэтому стоит избавиться от привычки записывать месяцы римскими цифрами, если вы так делаете. Дни и месяцы указывают в двухзначном формате, годы – в четырехзначном, например, 07.05.2016.

Оформление трудовой книжки

В случае, когда требуется внести изменения на титульном листе, где содержатся личные сведения о владельце трудовой книжки (например, в случае смены фамилии, имени или отчества), старая запись перечеркивается одной горизонтальной чертой и над ней вносятся новые сведения. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается заверяющая запись, в которой дается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения изменений. Эта запись также должна быть заверена печатью работодателя, внесшего ее. В остальных при оформлении трудовой книжки и внесении записей зачеркивание неверных сведений не допускается. Некорректная запись просто признается недействительной, и вносятся верные сведения.


Об ошибках в трудовых книжках читайте подробнее здесь.


Оформление записей в трудовой книжке

Все записи в трудовую книжку вносятся только на основании соответствующих документов. Вносимые сведения и формулировки должны в точности совпадать с указанными в первоисточнике. Записи в трудовой книжке содержат следующую информацию:

на титульном листе:

  • личные данные владельца, заверенные его подписью;
  • подпись ответственного лица, оформившего трудовую книжку;

в остальных разделах:

  • о работодателе;
  • о приеме на работу с указанием должности и подразделения;
  • о внутренних и внешних переводах;
  • об увольнении с указанием причин;
  • о полученных наградах и поощрениях.

Когда производится оформление трудовой книжки при приеме на работу, следует учитывать, что соответствующая запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней. А вот при увольнении не спешите: поскольку у работника, написавшего заявление на увольнение, есть право «передумать», оформление трудовой книжки в таком случае происходит в последний день работы сотрудника. Все остальные записи в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» должны быть внесены в течение 7 рабочих дней со дня события.

Каждая запись имеет свой порядковый номер, в том числе и та, в которой признается недействительной какая-либо ранее сделанная запись. Порядковый номер не проставляется в случае указания или смены наименования работодателя.


Также во избежание ошибок сисправлением некорректных записей в трудовой книжки прочитайте эту статью


Владелец трудовой книжки должен быть ознакомлен со всеми записями, которые вносятся в этот документ работодателем. Подтверждающая виза ставится в личной карточке работника, в которой должны дублироваться сведения, вносимые в трудовую книжку.

Оформление новой трудовой книжки

Оформление трудовой книжки впервые производится, если данное место работы для нового сотрудника является первым. Когда это так, после заключения трудового договора он должен написать на имя работодателя или начальника отделов кадра предприятия заявление с просьбой оформить трудовую книжку. Оформление трудовых книжек является обязанностью работодателя (ч.4 ст.65 ТК РФ), но только если работник проработал у него свыше 5 дней и данное рабочее место является для работника основным (ч. 3 ст.66 ТК РФ).

Работодатель приобретает заранее и хранит в установленном порядке бланки трудовых книжек и вкладышей в них. После оформления трудовой книжки работник должен возместить расходы на ее приобретение.

За сохранность трудовых книжек своих сотрудников несет ответственность работодатель, но бывает так, что документ потерян или испорчен по вине владельца, получившего его на руки при увольнении. В этом случае следующий работодатель имеет право оформить новую трудовую книжку на основании соответствующего заявления от сотрудника, с которым был заключен трудовой договор. В заявлении должна быть указана причина, по которой требуется оформить новую трудовую книжку. В этом случае сведения о суммарном стаже и т.п. в новый документ не вносятся, он оформляется в том же порядке, как и сотруднику, который впервые поступил на работу.

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Оформление дубликата и копии трудовой книжки

В случае утери или порчи трудовой книжки, работник имеет право обратиться за оформлением ее дубликата к бывшему работодателю. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки пишется на имя руководителя предприятия. На основании письменного заявления оформляется дубликат.

В правом верхнем углу титульного листа этого документа делается надпись «Дубликат», если прежняя трудовая книжка только испорчена, а не утеряна, на ее титульном листе нужно написать: «Взамен выдан дубликат», и указать реквизиты дублирующего документа.

В таких случаях при оформлении трудовых книжек сведения о прежней работе и трудовом стаже вносятся на основании соответствующих документов. Общий трудовой стаж записывается в виде суммы отработанных лет, месяцев и дней без указания наименования работодателей и должностей. Порядковый номер записи об общем трудовом стаже не присваивается. Остальные записи действующим работодателем производятся в общем порядке.

Оформление копии трудовой книжки может потребоваться для получения кредита или визы. Скопировать при этом необходимо все страницы документа, на которых имеются записи. Копия каждой страницы должна быть заверена. Для этого делается надпись «Копия верна», указывается фамилия и инициалы, должность заверяющего, дата заверения. Заверяющий должен проставить подпись под этими сведениями.

На копии последнего листа трудовой книжки, после последней записи, под ней, делается новая запись со следующим порядковым номером. Запись содержит текст «Работает по настоящее время», дату, фамилию, инициалы и должность заверяющего, его подпись. Эта последняя запись должна быть заверена печатью организации, оформившей копию трудовой книжки.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Если пустых строк в одном из разделов уже не осталось, потребуется оформить вкладыш в трудовую книжку. Правила его заполнения и ведения те же, что действуют при оформлении трудовых книжек. Но следует учитывать, что вкладыш является приложением к трудовой книжке и без нее считается недействительным. При оформлении вкладыша, в трудовой книжке ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Нумерация записей во вкладыше – сквозная по каждому разделу, продолжающая нумерацию записей в трудовой книжке. На титульном листе вкладыша должна стоять печать организации, которая его оформила.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (бланк).xls
  • Вкладыш в трудовую книжку (бланк).xls
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.5%
  • Иногда 56.28%
  • Не оформляем срочников 19.22%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль