Как сделать дубликат трудовой книжки

920
Порча или утеря трудовой книжки может иметь серьезные последствия: работник без трудовой книжки не сможет подтвердить свой стаж в случае необходимости, например, при оформлении пенсии. Узнайте, как сделать дубликат трудовой книжки при утере, как происходит выдача дубликата трудовой книжки в 2016 году, что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки, а также в каком порядке осуществляется заполнение дубликата трудовой книжки в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как поступить, если работник без трудовой книжки подает заявление о выдаче дубликата;
  • когда делают дубликат трудовой книжки;
  • в каком порядке происходит выдача дубликата трудовой книжки в 2016 году;
  • что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки;
  • по каким правилам производится заполнение дубликата трудовой книжки в 2016 году.

Статус трудовой книжки, одного из важнейших кадровых документов, определен ст.66 ТК РФ. Именно трудовая книжка подтверждает трудовой стаж работника и входит в перечень документов, обязательных для предъявления при приеме на работу. Если в организацию устраивается работник без трудовой книжки, необходимо выяснить, по какой причине она отсутствует (утеря, порча, задержка предыдущим работодателем и т. д.), и разъяснить новому сотруднику порядок оформления дубликата.


Исправляем ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции, читайте в журнале «Кадровое дело»


Когда делают дубликат трудовой книжки?


Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>


Действующее законодательство предусматривает несколько случаев, когда делают дубликат трудовой книжки. К ним относятся:

  • массовая утрата трудовых книжек работодателем (например, в результате стихийного бедствия, ограбления, пожара или иных форс-мажорных обстоятельств);
  • утрата собственной трудовой книжки работником;
  • наличие записей, признанных недействительными (об увольнении в связи с незаконным осуждением, о переводе, который в дальнейшем был признан недействительным и т. д.);
  • плохое состояние документа, не позволяющее использовать его по назначению — сильное обветшание или загрязнение, вырванные или обгоревшие страницы и т. д.

Процедура оформления дубликата может иметь определенные особенности в зависимости от причин, по которым использование оригинала не представляется возможным. Так, если дубликат выдается взамен испачканной или обгоревшей трудовой книжки, на титульном листе испорченного экземпляра делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера выданного документа. Как сделать дубликат трудовой книжки, если речь идет о массовой утере документов? В этом случае установлением стажа работников занимается специально созданная комиссия, в которую входят не только представители работодателя, но и уполномоченные представители профсоюза и других заинтересованных организаций.


Утрата трудовых книжек при чрезвычайно ситуации: как подтвердить стаж сотрудников, рассказывает эксперт


Как сделать дубликат трудовой книжки при утере

Сведения, содержащиеся в дубликате, должны в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, за исключением случаев, когда в первом экземпляре документа были выявлены неточные или неверные записи, подлежащие исправлению. Кроме того, иногда нет возможности восстановить отдельные записи из оригинала: отсутствуют соответствующие основания — документированные данные, подтверждающие факты из трудовой биографии работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере? Ориентироваться нужно на общие правовые нормы, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, в частности, «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003г. «О трудовых книжках» (далее – «Правила»), и «Инструкцию по заполнению трудовых книжек», утвержденную постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003г.

При оформлении дубликата используется чистый бланк трудовой книжки из запасов работодателя, выдача производится в соответствии с п.31 «Правил». Работник, обнаруживший утерю или кражу трудовой, должен немедленно подать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы, а работодатель должен выдать ему документ в течение 15 рабочих дней.

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки?

Что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки работнику, принимаемому на работу или уже трудоустроенному в организацию? Все зависит от конкретных обстоятельств: если документ утерян или испорчен по вине работника, основанием для оформления дубликата становится соответствующее заявление, адресуемое новому (если работник успел трудоустроиться, а после этого потерял трудовую) или прежнему работодателю. Если трудовая книжка пришла в негодность или потерялась по вине работодателя, именно он должен стать инициатором процедуры. В этом случае заявление не пишется, а основанием для выдачи дубликата считается приказ или распоряжение руководителя организации.

Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>

Понадобятся также сведения о стаже работника, на основании которых в дубликат будут вноситься записи. Работник без трудовой книжки в 2016 году может обратиться за документами, подтверждающими прежние периоды работы, к предыдущим работодателям. В качестве подтверждающих документов обычно используются:

  • выписки из личных дел и карточек работодателей;
  • расчетные книжки, ведомости на выдачу зарплаты;
  • копии приказов;
  • лицевые счета работника;
  • трудовые договоры;
  • послужные списки.

Работодатель обязан содействовать работнику в получении всех необходимых документов, выдавать по первому запросу надлежащим образом заверенные копии приказов, оформлять выписки и справки. Для подтверждения стажа работы в ликвидированной организации придется обратиться в архивное учреждение. Ксерокопия оригинала трудовой, сделанная работником, не может считаться достаточным основанием для выдачи дубликата.

Заполнение дубликата трудовой книжки

Кадровик, которому предстоит заполнение дубликата трудовой книжки в 2016 году, сначала должен заполнить титульный лист (так же, как при оформлении оригинала, вписывая сведения о работнике, актуальные на момент заполнения). Затем на первой странице документа в верхнем правом углу делается надпись «Дубликат».

В разделе «Сведения о работе», в первой строке третьей графы, делается отметка о подтвержденном общем стаже работы у предыдущих работодателей. После записи об общем стаже последовательно, в хронологическом порядке вносятся данные о прежних местах работы: сведения должны соответствовать содержанию предоставленных работником документов, реквизиты которых обязательно указываются в графе 4. Если в оригинале трудовой книжки содержались неверные или недействительные записи, при заполнении дубликата их вносить не следует.

Самой последней вносится запись о приеме на текущую должность, а также отметки о награждениях и переводах сотрудника в период работы на актуального работодателя. Записи нужно заверить печатью организации и личной подписью самого работника, датируя текущей датой. Если вы не знаете, как правильно сделать дубликат трудовой книжки, образец заполнения, представленный в базе кадровых документов журнала, поможет избежать досадных ошибок.


Узнайте, как заполнять книгу учета движения трудовых книжек


Выдача дубликата трудовой книжки

В 2016 году выдача дубликата трудовой книжки, утерянной по вине работника, сопровождается удержанием с него стоимости использованного работодателем бланка. Если вина за порчу или утерю документа лежит на работодателе, все расходы организация берет на себя. Факт выдачи дубликата следует отразить в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». С момента оформления он становится основным официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, и все дальнейшие операции, в том числе учет трудового стажа, кадровая служба будет осуществлять именно на основании дубликата — даже если со временем утерянная трудовая книжка обнаружится.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (бланк).xls
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (бланк).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при признании недействительной записи о переводе или увольнении (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (образец).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при признании недействительной записи о переводе или увольнении (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Хотели бы Вы видеть переводы документов МОТ в нашем журнале?

  • Да, это было бы полезно 59.63%
  • Нет, это мне никак не пригодится 16.51%
  • Затрудняюсь ответить 23.85%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль