Проверка при приеме на работу

1371
В современных условиях у работодателей редко возникают сомнения в необходимости проведения проверки при приеме на работу. Это вызвано не только желанием получить в штат высококлассного специалиста, но и участившимися случаями фальсификации данных среди соискателей. Проверка при приеме на работу должна производиться в рамках действующего законодательства и в равной степени следовать интересам обеих сторон: работодателя и кандидата.

Из этой статьи вы узнаете:

  • для чего нужна проверка при приеме на работу;
  • как законно проверить документы соискателя;
  • обязательна ли для работодателя проверка при приеме на работу;
  • как получить согласие кандидата на обработку персональных данных.

Для чего нужна проверка при приеме на работу

Проверки при приеме на работу защищают не только интересы работодателя, но и интересы соискателей. Работодателю нужно удостовериться в том, что кандидат сможет выполнять свои трудовые обязанности. Кроме того, принимая на работу нового сотрудника, необходимо выяснить, установлены ли для него какие-либо ограничения и льготы. Более других внимательного отношения требуют несовершеннолетние, иностранцы и женщины, которые не могут быть приняты на отдельные виды работ.


Перечень документов при приеме на работу


На первых этапах трудоустройства работодатель часто прибегает к предварительному анкетированию и проверке документов соискателя. Законом четко оговорен перечень документов, которые можно запросить у кандидата для заключения трудового договора. Работодателю запрещается требовать о лица любые документы, помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства РФ (ст. 65 ТК РФ). Проверка при приеме на работу не обязывает работодателя проверять подлинность и действительность представленных документов и достоверность указанных в анкете сведений о соискателе. Проведение различных экспертиз: почерковедческой или технической, также незаконно без письменного согласия кандидата. Принять решение об отказе в приеме на работу можно только на основании официального экспертного ответа. Более того, ст. 90 ТК РФ предусматривает гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника.


Читайте подробнее о приеме на работу в статье >>>


Безусловно, любой компании необходим профессиональный сотрудник, способный своевременно и качественно выполнять поставленные задачи. Работодатель должен быть уверен, что сможет доверить кандидату материальные ценности, безопасность и жизни других сотрудников и клиентов. Тем не менее, закон жестко ограничивает полномочия работодателя, касающиеся проверки при приеме на работу и защищает персональные данные кандидата от неправомерного разглашения.

Проверка при приеме на работу: документы соискателя

Оформляя нового сотрудника, кадровый специалист получает от него комплект документов, необходимых для заключения трудового договора. Полный список таких документов приводится в статье 65 Трудового Кодекса. Конечно, в большинстве случаев, устраиваясь на новую работу, кандидат заинтересован в том, чтобы его документы не вызывали сомнения у потенциального работодателя. Тем не менее, проверка при приеме на работу входит в обязанности кадровика практически в любой организации. Список предоставляемых соискателем документов не так велик, поэтому их первичную проверку можно произвести еще до момента официального трудоустройства. Рассмотрим все документы, подлежащие проверке:

Паспорт

Проверка при приеме на работу начинается с  идентификации личности соискателя. Главный документ, удостоверяющий личность, — это паспорт кандидата. Установить подлинность паспорта для не специалиста довольно проблематично. Для того чтобы проверить паспорт необходимо удостовериться в его действительности, установить его принадлежность предъявителю и обратить внимание на признаки подделки документа. Один из самых простых способов проверки — это проверка по списку недействительных российских паспортов, который находится в открытом доступе на сайте ГУ МВД России. Нужно внимательно проверить все реквизиты, наличие печатей и штампов, их содержание, подписи должностных лиц и срок действия паспорта. На практике кадровые сотрудники довольно редко сталкиваются с поддельными паспортами, но знать основные визуальные признаки подделки паспорта все же необходимо: эти знания могут оказаться полезными в ходе проверки при приеме на работу.  В поддельном документе, как правило, отсутствуют водяные знаки, третья страница отличается по цвету или размеру от остальных, отсутствует люминесцирующий текст и микротекст, на ламинате обнаруживаются вздутия или складки. Если у работодателя возникают какие-либо сомнения относительно подлинности паспорта соискателя, он должен сохранять особую осторожность при дальнейшем рассмотрении этой кандидатуры или даже обратиться к специалистам органов внутренних дел.


Прием трудовой книжки


Трудовая книжка

Первое, на что нужно обратить внимание при проверке подлинности трудовой книжки — это дата ее выпуска и серийный номер. Серия документа должна соответствовать году публикации. Трудовая книжка, выпущенная позже 2004 года, имеет 44 страницы, прошитых особым швом, не допускающим замену страниц. Кроме того, документ должен обладать всеми заявленными степенями защиты: водяными знаками и ирисовой печатью.  Проверка при приеме на работу несколько осложняется, если речь идет о трудовой книжке старого образца. Самый простой способ проверить ее подлинность — связаться с организацией, выдавшей трудовую книжку соискателю. Печать работодателя можно найти на титульном листе документа. Кадровому специалисту важно удостовериться в наличии записи об увольнении с предыдущего места работы. Замазанные, зачеркнутые записи и прочие подчистки в разделе «Сведения о работе» могут стать основанием для признания недействительным трудового стажа соискателя. В ходе проведения проверки при приеме на работу может выясниться, что трудовую книжку лучше заменить и выдать кандидату дубликат.



Диплом

Проводя проверку при приеме на работу, кадровый специалист сталкивается с необходимостью проверки подлинности документов об образовании, предоставленных соискателем. Если речь идет о проверке диплома кандидата, самый простой способ проверить документ - обратиться в учебное заведение, выдавшее его. Для этого необходимо составить официальный запрос в образовательное учреждение. На данный момент многие крупные ВУЗы публикуют списки выпускников в открытом доступе. Значительно облегчает проверку при приеме на работу такой эффективный инструмент как социальные сети, в которых можно найти информацию о том, учился ли кандидат в данном учебном заведении. Работодателю важно помнить о том, официальный запрос в ВУЗ можно направить только с письменного согласия соискателя (ст. 86 ТК РФ).

Документы воинского учета

К документам воинского учета относятся удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу и военный билет. Для проверки подлинности военного билета работодатель может обратиться в комиссариат, где гражданин состоит на военном учете. Для этого необходимо написать заявление на имя военного комиссара о выдаче решения призывной комиссии или отправить соответствующую заявку по почте. Документы воинского учета относятся к обязательным для проверки при приеме на работу соискателя мужского пола.

Инструкции по кадровой работе

Если кандидат состоит или обязан состоять на воинском учете, работодатель должен сообщить в военкомат о приеме такого сотрудника в течение двух недель. В противном случае, это грозит организации административной ответственностью и штрафом (ст. 21.4 КоАП РФ).


Максимальный срок испытания при приеме на работу


Патент или разрешение на работу

Для того, чтобы проверить действительность патента или разрешения на работу, кадровому специалисту придется обратиться к сайту Главного управления по вопросам миграции МВД России (заменившего ФМС РФ), который предоставляет бесплатный сервис для проверки при приеме на работу документов иностранных граждан. Кроме того, для полной уверенности, работодатель может сделать официальный письменный запрос в региональное управление МВД с просьбой о подтверждении подлинности документа. Несмотря на то, что ответственность за работу по поддельному или просроченному документу лежит на сотруднике, для работодателя законом установлены немалые штрафы и даже приостановление деятельности организации за трудоустройство такого кандидата.

Справка об отсутствии судимости

В некоторых случаях проверка при приеме на работу может включать проверку наличия судимости у кандидата. Это касается педагогической деятельности, работы с несовершеннолетними, работы в правоохранительных органах и судебной системе. Работодатель вправе попросить у кандидата представить справку об отсутствии судимости или факта уголовного преследования, если кандидат претендует на подобную должность. Порядок выдачи справок определяется приказом МВД России от 7 ноября 2011 г. № 1121. Заявление о выдаче справки может подать только сам соискатель или его представитель. Работодатель может направить подобный запрос только на основании доверенности, выданной кандидатом.

Проверка при приеме на работу: персональные данные соискателя

Проверка при приеме на работу, включающая сбор персональных данных, обязательно должна проводиться в рамках законодательства. К персональным данным работника, согласно законодательству, относится информация, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. В законе «О персональных данных» под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Необходимым условием проверки при приеме на работу, сбора и обработки персональных данных соискателя является письменное согласие субъекта данных. При анкетировании нового сотрудника, необходимо получить от него согласие на обработку персональных данных. Получить этот документ от кандидата нужно до заключения трудового договора с ним. В документе необходимо определить варианты использования персональных данных и сроки их хранения после увольнения сотрудника. В ходе проверки при приеме на работу соискатель может отказаться от сбора и обработки персональных данных. При частичном или полном отказе соискателя от использования персональных данных, работодатель обязан предупредить его о последствиях отказа согласно части 2 ст. 18 Закона «О персональных данных».

Законодательство предусматривает две формы согласия соискателя на обработку персональных данных: устную и письменную (ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Если работодатель при анкетировании собирает сведения, касающиеся расовой или национальной принадлежности кандидата, его политических и религиозных взглядах, состоянии здоровья, он обязан получить письменное согласие кандидата  (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ).

Проверка при приеме на работу может регулироваться локальными нормативными актами компании. Регламентировать сбор, хранение и обработку персональных данных могут следующие виды нормативных документов компании: Положение о персональных данных, заявления работников на обработку персональных данных, договоры или дополнительные соглашения с работниками об обработке персональных данных.


Прием на работу: проверяем сотрудников на дисквалификацию


Стоит отметить, что работодатель не вправе сообщать данные кандидата третьим лицам, разглашать их в коммерческих целях и запрашивать информацию о состоянии здоровья кандидата, кроме той, которая напрямую влияет на возможность выполнения трудовой функции. Все возможные исключения оговорены в законодательстве РФ. В любом случае, проверка при приеме на работу не должна ущемлять интересы кандидата. Федеральный закон № 152-ФЗ и разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» предусматривают случаи, когда работодателю не требуется письменное согласие на обработку персональных данных. К ним относятся случаи, когда кандидат пользуется услугами кадрового агентства (соглашение необходимо заключить между работодателем и агентством) или размещает резюме со своими персональными данными в открытом доступе (например, в сети Интернет).

Читайте подробнее о приеме на работу в статье >>>

Более подробно о том, для чего нужна проверка при приеме на работу, как законно проверить документы соискателя, обязательна ли для работодателя проверка при приеме на работу, как получить согласие кандидата на обработку персональных данных, читайте в других материалах журнала «Кадровое дело»:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на основную работу (бланк).doc
  • Приказ (распоряжение) о приеме на работу внешнего совместителя (бланк).doc
  • Заявление сотрудника о приеме на работу (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Заявление сотрудника о приеме на работу (образец).doc
  • Приказ (распоряжение) о приеме на работу внешнего совместителя (образец).doc
  • Заявление сотрудника о приеме на работу (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль