Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

1644
Часто бывает необходимо оформить замещение сотрудника, ушедшего в отпуск или надолго заболевшего. В этот период работу отсутствующего сотрудника, как правило, приходится выполнять кому-то из его коллег, получающих дополнительную нагрузку.

Из статьи вы узнаете:

  • Как оформить приказ о расширении зоны ответственности или возложении дополнительных обязанностей на сотрудника;
  • Можно ли возложить на временно исполняющего обязанности сотрудника материальную ответственность;
  • В каких случаях работодатель может не оплачивать исполнение дополнительных обязанностей работником.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

Шаг 1. Составление служебной записки

Для чего это нужно. Руководство предприятия должно быть проинформировано в том, что возникла необходимость вменить одному из сотрудников дополнительные обязанности на время отсутствия коллеги. Чтобы кому-то из подчиненных пришлось выполнять работу отсутствующего сотрудника, руководитель подразделения должен написать служебную записку.

Обратите внимание:

1. Служебная или докладная записка составляется в произвольной форме, однако должна быть оформлена в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, поскольку она является официальным организационно-распорядительным документом.

2. Обязанности отсутствующего работника могут быть возложены на одного сотрудника или же распределены между несколькими его коллегами. Одному из них, например, можно поручить исполнение административных функций, другому – исполнение рабочих задач. Это не запрещается трудовым законодательством.

3. Если изложенная в служебной записке проблема требует принятия управленческого решения, оно должно быть изложено в виде резолюции руководителя. Поэтому служебную записку необходимо зарегистрировать в установленном порядке.

Что должна содержать служебная записка. В этом документе обязательно должно быть указано полное наименование предприятия, вид документа и его адресат и автор; описана ситуация и причины, по которым работа отсутствующего сотрудника должна обязательно выполняться, сделаны вывод и даны предложения. Кроме этого, на документе должна быть проставлена дата составления и подпись составителя с расшифровкой (п. 3.17, 3.18, 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Образец служебной записки приведен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

скачать образец

Составление уведомления о временном совмещении должностей и выполнении работы отсутствующего сотрудника

Для чего это нужно. Возложить на сотрудника дополнительные обязанности, не оговариваемые должностной инструкцией или трудовым договором, можно только с его согласия (ч. первая ст. 60.2 ТК РФ). Для этого ему нужно будет написать заявление или же оформлено в виде соответствующей отметки на уведомлении о совмещении (расширении зоны ответственности, увеличении объема работы). Уведомление составляется в произвольной форме.

Обратите внимание:

1. Временно выполняя работу отсутствующего сотрудника, другой работник может исполнять его обязанности как по одноименной должности, так и по другой (ч. перваявторая ст. 60.2 ТК РФ).

2.  Законом не ограничивается количество должностей, которые может совмещать работник (ст. 60.2 ТК РФ). При его согласии, он также может совмещать работу с вредными условиями труда, даже если его основная работа также связана с ними (ст. 60.1 ТК РФ).

3. Для некоторых категорий работников существует запрет на совмещение некоторых должностей. Так, например, в кредитных организациях руководитель не может совмещать обязанности главного бухгалтера (ч. вторая ст. 276 ТК РФч. 3 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 Что должно содержаться в документе. В уведомлении должно быть указано наименование предприятия и наименование самого документа; должности, которую предполагается совмещать. В нем также необходимо описать содержание и объемы работы отсутствующего сотрудника, которые будут выполняться в порядке совмещения; период выполнения данных дополнительных обязанностей. В тексте уведомления должно быть упомянуто, что совмещение осуществляется с согласия работника, указан размер доплаты за совмещение или порядок ее расчета. На документе должны стоять подписи (с расшифровкой) руководителя и сотрудника. Образец уведомления приведен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

скачать образец

Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору

Для чего это нужно. Совмещение должностей предполагает изменение условий трудового договора, на что требуется письменное согласие обеих сторон. Согласие на выполнение работы отсутствующего сотрудника оформляется в виде дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ). Дополнительное соглашение составляется в произвольной форме в двух экземплярах, один – руководителю, второй - сотруднику.

Обратите внимание:

1. Испытательный срок работнику, совмещающему должности в пределах одной организации не устанавливается. Эта мера применяется только при приеме на работу (ст. 70 ТК РФ).

2. Если неизвестна дата окончания периода совмещения, в дополнительном соглашении следует указать, например: «дата окончания совмещения должностей – дата выхода комплектовщика на работу».

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

3. По соглашению сторон определяется размер дополнительных выплат за временное выполнение работы отсутствующего сотрудника. Они устанавливаются с учетом содержания и объема дополнительной нагрузки (абз. 6 ч. второй ст. 22ч. вторая ст. 151 ТК РФ). Сумма выплат может быть фиксированной или рассчитываться в процентном отношении к окладу по совмещаемой должности.

Что должно содержаться в документе. Наименование совмещаемой должности, период совмещения, необходимость заключения договора о материальной ответственности. Образец дополнительного соглашения приведен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

скачать образец

Заключение договора о полной материальной ответственности

Для чего это нужно. Если совмещаемая должность и выполнение работы отсутствующего сотрудника предполагают полную материальную ответственность, работодатель, при оформлении временного совмещения, вправе заключить соответствующий договор с работником (п. 2 ч. первой ст. 243, ст. 244 ТК РФ). Это необходимо сделать, если совмещающий обязанности сотрудник:

- будет непосредственно обслуживать или использовать денежные, товарные ценности или иное имущество предприятия;

- будет исполнять обязанности, включенные в Перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 (далее – Постановление Минтруда № 85).

Условием для заключения договора о полной материальной ответственности является достижение сотрудником возраста 18 лет. Договор о материальной ответственности составляется по типовой форме, утвержденной Постановлением Минтруда России № 85.

Обратите внимание:

1.  Работодатель вправе, но не обязан заключать договор о полной материальной ответственности с сотрудником (ст. 244 ТК РФ). Действие договора ограничивается периодом совмещения должности и выполнения работы отсутствующего сотрудника, предполагаемой материальную ответственность.

2. Если условие о полной материальной ответственности указано в трудовом договоре, юридическую силу оно будет иметь только в случае заключения отдельного договора о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

Что должно содержаться в договоре. В договоре о материальной ответственности необходимо перечислить все потенциально возможные виды ущерба, за которые сотрудник будет нести полную материальную ответственность. В документе обязательно должна быть указана дата, с которой для сотрудника наступает полная материальная ответственность. Образец договора о полной материальной ответственности представлен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника


скачать образец


Составление приказа о совмещении должностей и выполнении работы отсутствующего сотрудника

Для чего это нужно. Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника – управленческое решение, принятое на основании подписанного сторонами дополнительного соглашения. Он составляется в произвольной форме.

Обратите внимание:

1.  Если в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописана вероятность временного исполнения им работы других отсутствующих сотрудников, работодатель вправе не оплачивать ему совмещение и выполнение дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФписьмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 22-2-897)

2. Запись о том, что сотрудник временно исполнял дополнительные обязанности вносить в трудовую книжку не надо. Такая запись может быть внесена в раздел «Х» личной карточки работника.

3. Прекращение трудовых обязанностей, связанных с выполнением дополнительной работы за отсутствующего сотрудника, наступает автоматически по наступлении согласованными сторонами срока (ч. третья ст. 60.2 ТК РФ). Дополнительные организационно-распорядительные документы в этом случае оформлять не требуется.

Что должно содержаться в приказе о совмещении должностей. Кроме полного наименования предприятия, даты, места составления и регистрационного номера приказа, в его тексте должен быть указаны: виды поручаемых дополнительных работ, их содержание, период совмещения, размер полагающихся доплат. На приказе должны стоять подписи (с расшифровкой) руководителя предприятия и сотрудника. Образец приказа о совмещении должностей приведен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

скачать образец

Также читайте в электронном журнале статью по данной теме: Оформляем временное исполнение дополнительных обязанностей



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.29%
  • Иногда 56.37%
  • Не оформляем срочников 19.34%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль