Проверка работника при приеме на работу

1010
Обязанность любого кадрового специалиста — проверка работника при приеме на работу. Работодатель всегда заинтересован в том, чтобы найти лучшего кандидата на пустующую вакансию. Именно поэтому компании не упускают возможность лишний раз проверить соискателя. Рассмотрим, как получить все необходимые документы, подтверждающие компетенции сотрудника, на законных основаниях.Также обсудим, обязательна ли проверка документов работника при приеме на работу, когда работодателю необходимо согласие кандидата на обработку данных, как осуществляется проверка справок работника при приеме на работу и когда необходима проверка состояния здоровья работника при приеме на работу.

Из этой статьи вы узнаете:

  • обязательна ли проверка документов работника при приеме на работу
  • когда работодателю необходимо согласие кандидата на обработку данных
  • как осуществляется проверка справок работника при приеме на работу
  • когда необходима проверка состояния здоровья работника при приеме на работу

Как проходит проверка документов работника при приеме на работу?

Любая компания, нанимающая нового работника, заинтересована в том, чтобы проверить, сможет ли претендент на вакантную позицию выполнять свои трудовые обязательства должным образом. Кроме того, руководству необходимо знать, установлены ли для этого сотрудника какие-либо особые ограничения или льготы. Для того, чтобы получить все эти сведения, работодатель вынужден осуществлять проверку документов работника при приеме на работу и запрашивать у кандидатов персональные данные.

К сведениям, которые необходимо знать работодателю, относятся:

  • возраст
  • пол
  • гражданство
  • отношение к воинской обязанности

К сожалению, компаниям приходится сталкиваться с ситуациями, когда проверка документов работника при приеме на работу способна уберечь компанию от административной ответственности за прием на работу некоторых категорий сотрудников. Например, для работодателя предусмотрена ответственность за назначение на должность сотрудника, которому запрещено выполнять данную работу по тем или иным причинам (ст. 5.27, 18.15-18.17 КоАП РФ). Это касается женщин (ст. 253 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. № 162), несовершеннолетних сотрудников (ст. 265 ТК РФ) и иностранцев, для которых действует ряд ограничений при приеме на работу (ст. 14 Федерального закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ).


Читайте подробнее о приеме на работу в статье >>>


            Кроме того, в некоторых случаях, согласно законодательству, проверка документов работника при приеме на работу становится для организации обязательным мероприятием. Например, обязательной считается проверка действительности документов воинского учета (подп. «а» п. 30 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719). В некоторых случаях работодателя могут привлечь к ответственности за несоблюдение норм законодательства при найме иностранных сотрудников. Например, в случаях, когда работодатель трудоустроил иностранца, не проверив подлинность его патента или разрешения на работу.

Стоит отметить, что работодатель может проверить подлинность документов, направив официальный запрос в соответствующие органы: федеральную миграционную службу (с 5 апреля 2016 года ФМС России реорганизована, ее функции переданы МВД) или образовательное учреждение. Решение об отказе кандидату на основании проверки документов работника при приеме на работу может быть принято только при наличии официального экспертного ответа (ст. 65 ТК РФ).


Читайте в электронном журнале статью «Все о приеме на работу: общие правила»


Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Как запросить у соискателя необходимые документы и получить согласие на обработку данных?

Для заключения трудового договора с соискателем работодателю понадобится запросить у будущего сотрудника перечень необходимых документов. Согласно законодательству, для трудоустройства кандидату необходимо предоставить паспорт или документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку (если для кандидата это не первое официальное трудоустройство или речь не идет о работе по совместительству), СНИЛС и др. (ст. 65 ТК РФ). Для некоторых категорий сотрудников необходимо предоставить и другие дополнительные документы. Для иностранцев это разрешение на работу или патент (вид на жительство, разрешение на временное проживание), полис добровольного медицинского страхования (ст. 327.3 ТК РФ, Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ). Для сотрудников, чья деятельность будет связана с продуктами питания или работой в детских образовательных учреждениях — медицинскую книжку ( ст. 213 ТК РФ, ст. 34 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ).

Проверка документов работника при приеме на работу — не единственная сложность, с которой может столкнуть работодатель. Действующий закон «О персональных данных» обязывает работодателя получить у соискателя согласие на обработку предоставляемых сведений (п. 1 ч. 1 ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»). Примером может служить обработка данных о расовой или национальной принадлежности, политических или религиозных предпочтениях, состоянии здоровья (ст. 86 ТК РФ, Федеральный Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Согласие кандидата на обработку его персональных данных не требуется только в том случае, если от его имени действуют кадровые агентства или соискатель разместил свое резюме в Интернете, указав в нем эти сведения (Разъяснение Роскомнадзора от 14.12.2012).

В любом случае, чтобы обезопасить себя от возможных споров с соискателями, компании необходимо получить у кандидата письменное согласие на обработку персональных данных.


Читайте в электронном журнале статью «ИНН, справка о судимости и другие документы при приеме на работу»


Что включает проверка работника при приеме на работу?

Трудоустраивая нового сотрудника, работодатель запрашивает у него комплект необходимых документов. Кадровый специалист, принимая документы у соискателя, должен проверить их на признаки подделки и установить их принадлежность кандидату. Очевидно, что простой визуальный осмотр не всегда позволит определить поддельный документ. Тем не менее, существует ряд рекомендаций по первичному осмотру документов и проверке справок работника при приеме на работу:

Паспорт

Первым признаком поддельного паспорта можно считать следы замены листов или фотографии, а также наличие размытых печатей. Проверяя паспорт, нужно убедиться, что он принадлежит кандидату, сопоставив фотографию и возраст. Кроме того, кадровый работник должен проверить наличие отметки об отношении гражданина к воинской обязанности (подп. «а» п. 30 Положения о воинском учете).

Трудовая книжка

При проверке документов работника при приеме на работу предоставление трудовой книжки является обязательным требованием. Сотрудник кадровой службы должен удостовериться, что бланк трудовой книжки соответствует образцу соответствующего года. На территории России одинаковой силой обладают книжки образцов 1938, 1973, 2003 года и трудовая книжка колхозника (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Необходимо сверить данные на титульном листе с паспортными данными соискателя и убедиться в наличии печати работодателя, выдавшего документ. В трудовой книжке обязательно должна быть запись об увольнении с последнего места работы. Если у работодателя есть сомнения в подлинности трудовой книжки, но он готов принять соискателя несмотря на это, кадровый специалист может оформить новую трудовую книжку по заявлению соискателя.


Читайте в электронном журнале статью «Прием на работу: проверяем сотрудников на дисквалификацию»


Документы воинского учета

При приеме на работу граждан РФ работодатель в обязательном порядке проверяет наличие и подлинность документов воинского учета. К ним относятся: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, военный билет, мобилизационное предписание, жетон с личным номером Вооруженных сил РФ (если в военном билете есть отметка о вручении последних). Работодатель должен установить принадлежность документа, проверить наличие отметки о постановке на воинский учет. Необходимо отметить, что работодатель должен направить в военкомат сведения о сотрудниках, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, в течение двух недель с момента их приема (п. 29 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.).

Патент или разрешение на работу

При проверке документов работника при приеме на работу, если в качестве соискателя выступает иностранец, особое внимание необходимо уделить патенту и разрешению на работу. Подлинность этих документов работодатель может установить с помощью официального сайта ФМС России. За привлечение к работе иностранца, не имеющего соответствующего документа, работодатель может быть оштрафован.

Справка об отсутствии судимости

В некоторых случаях работодатель имеет право запросить у кандидата справку об отсутствии судимости. Порядок выдачи таких справок определяется Административным регламентом, утвержденным приказом МВД России от 7 ноября 2011 г. № 1121. Проверка справок работника при приеме на работу необходима при трудоустройстве в сфере педагогической деятельности и работы с несовершеннолетними (ст. 331, 351.1 ТК РФ и др.).

Иные документы

К этой категории подлежащих проверке документов работника при приеме на работу относят: медицинские книжки и справки о характере деятельности по основному месту работы (актуально для работников по совместительству, трудоустраивающихся на работу с вредными или опасными условиями труда). При возникновении сомнений в подлинности этих документов, работодатель может официально запросить организацию, выдавшую документ, о подтверждении его выдачи (ст. 86 ТК РФ).

Сведения о работнике

Согласно статье 86 ТК РФ и Федеральному Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ работодатель имеет право запросить у прежнего работодателя кандидата сведения, подтверждающие данные его резюме или рекомендаций. Однако сделать это можно только при наличии письменного согласия соискателя. Анализ общедоступной информации (например, размещенной в Интернете) не требует подписания подобного документа. Отметим, что письменное согласие требуется и в случае проверки работника при приеме на работу с помощью полиграфа (приказ Минюста России от 16 апреля 2013 г. № 51, ст. 89 ТК РФ).

Информация о дисквалификации

При заключении трудового договора с отдельными категориями сотрудников работодатель обязан запросить в ФНС России информацию о дисквалификации соискателя (постановление Правительства РФ от 3 июля 2014 г. № 615). Проверка документов работника при приеме на работу на предмет дисквалификации необходима в случае трудоустройства на должность государственной, гражданской или муниципальной службы, в медицинской или фармацевтической отрасли, а также если работа соискателя связана с управлением организацией (ст. 3.11, 32.11 КоАП РФ).

Проверка состояния здоровья работника при приеме на работу

Для некоторых категорий соискателей законом предусмотрено обязательно прохождение медицинских осмотров при приеме на работу. Проверка состояния здоровья работника при приеме на работу входит в круг обязанностей работодателя в области охраны труда (ст. 212, 213 ТК РФ). В случае игнорирования требований законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности (ст. 5.27.1 и ст. 6.3 КоАП РФ).

Читайте подробнее о приеме на работу в статье >>>

Согласно действующему законодательству, проверка состояния здоровья работника при приеме на работу обязательна для следующих категорий сотрудников:

  • соискатели, не достигшие возраста 18 лет (ст. 266 ТК РФ);
  • работники, принимаемые на тяжелую работу и на работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. первая ст. 213 ТК РФ);
  • сотрудники пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений (ч. вторая ст. 213 ТК РФ);
  • работники, чья деятельность связана с движением транспортных средств (ст. 213, 328 ТК РФ);
  • работники, принимаемые на работу вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ)

Для вышеперечисленных категорий комиссия при приеме на работу считается обязательной из-за особенностей выполняемых работ.

Проверка документов работника при приеме на работу важная часть процесса делопроизводства. Если работодатель заинтересован в формировании качественного кадрового ресурса, он должен уделить этому процессу особое внимание. Вместе с тем, любые проверки должны производиться в рамках действующего законодательства.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Заявление сотрудника о приеме на работу.doc
  • Отзыв сотрудника своего согласия на обработку персональных данных.doc
Доступно только подписчикам
  • Памятка сотруднику на случай изменения персональных данных.doc
  • Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на основную работу.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль