Как правильно сделать запись в трудовой книжке

3219
В обязанности каждого кадрового работника входит и ведение трудовых книжек сотрудников. И хотя порядок внесения записей в трудовые книжки строго регламентирован нормативными документами и трудовым законодательством, ошибки при их заполнении встречаются довольно часто.

В этой статье мы рассмотрим такие вопросы:

  • как правильно вносить записи в трудовую книжку;
  • как в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу;
  • как внести запись об увольнении в трудовую книжку;
  • как исправить или изменить некорректную запись в трудовой книжке.

Как правильно вносить записи в трудовую книжку


Читайте подробнее о записях трудовой книжки в статье >>>


Ведение трудовых книжек и внесение в них записей регламентируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее - Инструкция.


Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции


В этом документе подробно изложен порядок внесения всех записей, отражающих трудовую биографию работника. Такой строгий подход объясняется тем, что именно трудовая книжка является основанием для назначения трудовой пенсии.

В Инструкции устанавливаются и требования к оформлению трудовой книжки. Все записи, вносимые в нее, должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой, можно для этого можно использовать и ручку-роллер, в том числе, шариковую. Чернила, паста или гель должны быть свето- и водостойкими, черного, синего или фиолетового цвета.

Записи в трудовую книжку делаются аккуратно, разборчивым почерком. Грамматические ошибки и сокращения не допускаются. Этот важный документ содержит следующую информацию:

  • Сведения о работнике, его фамилию, имя и отчество;
  • О датах приема на работу и увольнения;
  • О выполняемой работе и занимаемой должности;
  • О переводах между подразделениями или на другую постоянную работу;
  • Об основаниях увольнения и прекращения трудового договора;
  • О поощрениях и награждениях, полученных за трудовые достижения (ч.4 ст.66 ТК РФ).

Помимо этого, в трудовую книжку вносятся сведения о факте переименования организации-работодателя или изменении ее организационно-правовой формы.

Важная информация. Сведения о замечаниях и взысканиях в трудовой книжке не отражаются – их вносят только в личную карточку работника. К исключениям относятся случаи, когда в качестве дисциплинарного взыскания применяется увольнение.

Ведение трудовой книжки – обязанность работодателя по основному месту работы.


Выдача трудовой книжки работнику на время


В случае, когда сотрудник работает по совместительству, по его желанию такая запись может быть внесена в трудовую книжку. Но вносится она также по основному месту работы на основании приказа о приеме на работу или выписки из него от того работодателя, где сотрудник числится совместителем.

Как в трудовую книжку внести запись о приеме на работу

Запись о том, что сотрудник принят на работу в организацию, должна быть внесена в трудовую книжку не позднее, чем через пять рабочих дней с начала его трудовой деятельности у данного работодателя (ч.3 ст.66 ТК РФ). Порядок внесения такой записи следующий:

  • в графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка вписывается полное и сокращенное (при наличии) наименование предприятия. Эта запись порядкового номера не имеет;
  • под наименованием организации, в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи. Нумерация записей в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки сквозная;
  • в графу 2 вписывается дата приема на работу;
  • в графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием должности и подразделения, например: «Принят на должность ведущего специалиста отдела автоматизации»;
  • в графе 4 указывают реквизиты приказа о приеме на работу, его дату и номер.

Образец записи о приеме на работу

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Инструкции по кадровой работе

Обращаем ваше внимание, что при внесении записи при приеме на работу совместителем, наименование работодателя, у которого сотрудник работает по совмещению, в трудовую книжку в виде заголовка не вносится. Но оно должно быть указано в графе 3, непосредственно в записи о приеме на работу по совместительству.

Образец записи о приеме на работу по совместительству

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Запись об увольнении в трудовой книжке

Читайте подробнее о записях трудовой книжки в статье >>>

Особенно внимательно следует вносить в трудовую книжку записи об увольнении. Причина, по которой было прекращено действие трудового договора с сотрудником, должна быть указана в строгом соответствии с формулировками, изложенными в Трудовом кодексе и соответствующими ссылками на статью, часть статьи, пункт статьи (ст.84.1 ТК РФ).


Заверяем печатью запись в трудовой книжке


Формулировка записи об увольнении должна точно совпадать с записью в приказе. Запись об увольнении также вносится в раздел «Сведения о работе». Порядок внесения записи об увольнении следующий:

  • в графе 1 нужно поставить порядковый номер записи;
  • в графу 2 вносится дата внесения записи, которая должна совпадать с датой увольнения;
  • в графе 3 указывается причина увольнения работника;
  • в графу 4 вносятся реквизиты приказа об увольнении, его дата и номер.

Под этой записью сотрудник, сделавший ее, указывает свою должность, ставит подпись и печать организации. Под ними должен расписаться сам работник, подтверждая, тем самым, факт ознакомления со всеми записями в трудовой книжке и свое согласие с внесенными записями. Эти строки порядкового номера не имеют. 

Образец записи об увольнении в трудовой книжке

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Как изменить запись в трудовой книжке

В соответствии с указаниями, изложенными с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, нельзя зачеркивать ошибочно сделанные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Если необходимо исправить некорректную запись, ее следует признать недействительной. Например, когда ошибка была сделана при заполнении раздела «Сведения о работе», порядок действия будет следующим:

  • после последней записи раздела «Сведения о работе» вносится следующая запись под собственным порядковым номером в графе 1;
  • в графе 2 проставляется дата внесения записи;
  • в графе 3 следует написать «Запись за номером таким-то недействительна» и внести правильную запись;
  • в графе 4 указываются реквизиты приказа-основания (о приеме на работу, об увольнении, о переводе).

Образец исправления неверной записи в трудовой книжке

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка .xls
  • Трудовая книжка (фрагмент). Внесение записи о переводе сотрудника после записи об увольнении.doc
Доступно только подписчикам
  • Трудовая книжка (фрагмент). Исправление ошибочной записи об увольнении, сделанной в разделе «Сведения о работе». Сотрудник продолжает работать.doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление увольнения сотрудника за прогул.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль