Оформление командировки работников за границу

2164
Командировка работников за границу порой доставляет работодателям трудности, связанные с учетом и возмещением расходов на поездку. Узнайте, как происходит оформление командировки за границу в 2016 году, какие расходы на заграничную командировку обязан компенсировать работодатель, а также с помощью каких документов ведется учет расходов на командировки за границу в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как происходит оформление командировки за границу;
  • какие расходы на заграничную командировку обязан компенсировать работодатель;
  • с помощью каких документов ведется учет расходов на командировки за границу.

Командировка — служебная поездка, в ходе которой сотрудник организации выполняет порученное ему работодателем задание вне места своей постоянной работы. Начиная с 2015 года, процедура направления работников в командировки существенно упростилась: вступило в силу постановление Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595, отменившее командировочные удостоверения, которые ранее оформлялись в обязательном порядке.


Читайте о командировках 2016 еще больше по ссылке.


Кадровикам часто приходится иметь дело с подготовкой документов, необходимых для направления работника в служебную поездку по территории Российской Федерации, а вот командировка работников за границу оформляется на порядок реже. Между тем, существуют определенные нюансы, которые приходится учитывать, если вашему сотруднику предстоит выезд за рубеж в производственных целях.

Оформление командировки за границу

На сегодняшний день основными документами, регламентирующими порядок оформления любых служебных поездок внутри страны и за ее пределами, считаются Трудовой кодекс, (в частности, глава 24, устанавливающая ряд гарантий для командированных работников), и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства России от 13 октября 2008 г. № 749.

Согласно п.3 Положения о командировках, решение о направлении сотрудника в командировку принимает работодатель, он же определяет срок поездки. Конкретных указаний на вид документа, которым оформляется такое решение, нормативные акты не содержат, на практике же чаще всего издается приказ. Для этого, как правило, используется унифицированная форма № Т-9, если в служебную поездку направляется один работник, или № Т-9а (если работников несколько). В случае необходимости каждый работодатель вправе разработать собственный бланк такого приказа.

На данном этапе оформление командировки за границу обычно не сопровождается никакими сложностями, да и перечень документов, которые должна подготовить кадровая служба, стандартен и включает в себя приказ и служебное задание (необязательно). Необходимости в оформлении командировочного удостоверения нет, подтвердить сроки поездки помогут билеты и отметки в паспорте работника о пересечении границы.


О том, как происходит оформление командировок с 2015 года, читайте в журнале «Кадровое дело»


Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Расходы на заграничную командировку

Согласно ст.168 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику в полном объеме расходы на заграничную командировку в 2016 году, в том числе суммы, потраченные на проезд и аренду жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с необходимостью проживания вне постоянного места жительства (так называемые суточные). Суточные выдаются в форме наличного или безналичного денежного аванса перед поездкой, причем траты возмещаются в следующем порядке:

  • суточные в валюте страны, в которую направляется работник, выплачиваются только за дни, проведенные за границей;
  • суточные за дни, в которые работник пребывал на территории РФ (включая дату пересечения государственной границы при возвращении), выплачиваются в рублях;
  • помимо основных расходов, работнику, отбывающему в зарубежную командировку, возмещаются расхода на оформление визы, загранпаспорта и других необходимых документов, а также сборы — консульские, транспортные и т. д.;
  • также работодатель компенсирует расходы на оформление работником обязательной медицинской страховки.

При этом законодательство никак не ограничивает размер дополнительных расходов, возмещаемых работодателем: правда, следует учесть, что при поездках за границу не облагаются НДФЛ лишь суточные, сумма которых не превышает 2500 рублей в день.

Отметим, что в соответствии со ст.168 Трудового кодекса при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

Организация, в свою очередь, при исчислении налога на прибыль определяет расходы на командировку исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным сотрудником иностранной валюты. Если же командированный сотрудник не может представить справку из банка и подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту, сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе по официальному курсу, установленному ЦБ России на дату выдачи (письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059).


Как оформляется командировка госслужащих: рассмотрим особенности процедуры


Учет расходов на командировки за границу

По возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить работодателю авансовый отчет и прочие документы, подтверждающие производственный характер поездки и связанные с ней расходы, а также копию загранпаспорта с отметками о пересечении границы. На основании предоставленной документации ведется учет расходов на командировки за границу в 2016 году. К отчетам прикрепляются проездные билеты, гостиничные чеки и т. д.

Документы на иностранном языке построчно переводятся на русский язык (бланк перевода прикладывается, в оригиналах документов ничего исправлять и дописывать не следует). Можно возложить обязанности по переводу иностранных документов на сотрудника организации, обладающего необходимой компетенцией, либо привлечь профессионального переводчика. Если подотчетная сумма была во время командировки израсходована работником не полностью, остаток денег (как в рублях, так и в иностранной валюте) возвращается в бухгалтерию организации.


Оформляем сверхурочную работу в командировке: практические советы кадровику


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о командировках.doc
  • Приказ о назначении ответственного за командировку.doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ об установлении норм суточных по командировкам по России и за границу.doc
  • Форма №Т-9. Приказ о направлении сотрудника в командировку.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль