Расходы в командировке

562
Расходы в командировке неизбежны, а обязанность по их возмещению возложена законом на работодателя. Узнайте, как происходит оплата транспортных расходов в командировке в 2016 году, как подтвердить квартирные расходы в командировке в 2016 году, какие документы подтверждают произведенные в командировке расходы, а также какой суммой ограничиваются не облагаемые НДФЛ суточные расходы в командировке.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как происходит оплата транспортных расходов в командировке;
  • какие документы подтверждают произведенные в командировке расходы;
  • какой суммой ограничиваются не облагаемые НДФЛ суточные расходы в командировке.

Любая командировка связана с определенными расходами: сотрудник должен, как минимум, добраться до места выполнения служебного задания и вернуться обратно, что подразумевает оплату транспортных услуг. А если поездка многодневная, то к транспортным издержкам прибавляются другие статьи расходов, связанные с оплатой жилья и питания. Согласно ст.168 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить работнику все расходы в командировке в 2016 году (кроме тех, которые совершались без разрешения или ведома руководителя).

Порядок их возмещения устанавливается Трудовым кодексом и «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства России от 13 октября 2008 г. № 749, а также коллективным договором и локальными нормативными актами организации. На основании приказа руководителя о направлении в служебную командировку работник получает аванс, сумма которого состоит из суточных, транспортных, квартирных и других предусмотренных работодателем расходов. Аванс можно перевести в безналичном виде на карту сотрудника или выдать ему на руки наличными.

Квартирные расходы в командировке

Выполняя служебное задание вдали от места постоянного проживания, сотрудник нуждается во временном жилье. Как правило, он размещается в арендованной квартире или гостиничном номере. Если номер бронируется заранее и данная услуга оказывается платной, квартирные расходы в командировке включают в себя еще и оплату брони. Все расходы на проживание работника возмещаются в их фактическом размере: чтобы подтвердить сумму, работник предоставляет наряду с авансовым отчетом оригиналы документов об оплате — например, гостиничные чеки или договор аренды квартиры.


Оформляем командировки: что делать, если сотрудник не предоставил проездные документы?


Оплата транспортных расходов в командировке

Оплата транспортных расходов в командировке в 2016году также осуществляется на основании подтверждающих документов, которыми обычно служат:

  • авиабилеты;
  • билеты на проезд в общественном транспорте;
  • железнодорожные или автобусные билеты;
  • чеки с заправочных станций (если сотрудник едет в командировку на личном транспорте);
  • багажные квитанции, выданные кассой.

При этом работодателю следует помнить, что сумма возмещения должна равняться стоимости проезда с учетом всех попутных расходов, включенных в стоимость билета. Например, если работник добирался до места командировки поездом дальнего следования, то плата за пользование постельными принадлежностями также включается в сумму транспортных расходов.

Чтобы траты работника не превысили заданный работодателем порог, в локальном нормативном акте, например в Положении о командировке, можно закрепить соответствующую норму: например, указать, что расходы на проезд к месту командировки возмещаются в размере фактических затрат, но не более стоимости проезда определенным видом или категорией транспорта (в салоне эконом-класса при авиаперелете, в купейном вагоне поезда и т. д.). Тем самым работодатель обезопасит себя от непредвиденных убытков, вызванных желанием сотрудника обеспечить себе неоправданно комфортные условия за счет организации.


Сотруднику предстоят расходы в командировке? Чем подтвердить и как оплатить, расскажет эксперт журнала «Кадровое дело»


Суточные расходы в командировке

Суточными принято называть дополнительные издержки (помимо оплаты транспорта и жилья), связанные со служебной поездкой. К ним могут относиться расходы на питание в командировке, а также траты на различные бытовые нужды, вызванные невозможностью сотрудника возвращаться на место постоянного проживания во время выполнения служебного задания. В отличие от расходов на проезд и аренду жилого помещения, суточные расходы в командировке в 2016 году не требуют документального подтверждения и рассчитываются заранее.

Работнику авансом выдается фиксированная сумма, размер которой законодателем не ограничен. При определении размера суточных важно помнить, что НДФЛ не облагается сумма до 700 рублей в день (если речь идет о зарубежной командировке, она увеличивается до 2500 рублей в день). При однодневной служебной поездке суточные не выплачиваются (п.11 «Положения»), поскольку работник может непосредственно после выполнения служебного задания вернуться домой. Впрочем, по собственной инициативе работодатель может выплатить определенную сумму работнику, направляемому в командировку продолжительностью менее 24 часов, но такая компенсация не считается суточными в определении ТК РФ, попадая под определение «иных расходов, связанных со служебной командировкой».

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Ведомость на выдачу денежных средств на питание/суточные на время командировки.doc
  • Положение о командировках.doc
Доступно только подписчикам
  • Форма №Т-9. Приказ о направлении работника в командировку.doc
  • Приказ об удержании из зарплаты невозвращенного аванса на командировку.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Есть ли в вашей компании должности, к которым обязательно применяются профстандарты?

  • Да, и немало 29.7%
  • Да, пара человек 27.56%
  • Нет 32.01%
  • Затрудняюсь ответить 10.73%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


  • Мы в соцсетях
Статья предназначена для профессионалов!

Материалы сайта могут читать специалисты по кадрам и управлению персоналом.

Подтвердите, пожалуйста, свой статус профессионала, пройдя быструю регистрацию. После этого Вам будут доступны:

  • профессиональные материалы сайта;
  • 24 шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль