Срок хранения бухгалтерских документов

1302
Отдельные виды бухгалтерских документов подлежат обязательному хранению в течение установленного законом срока, и обязанность руководителя организации или индивидуального предпринимателя заключается в обеспечении их сохранности. В частности, к перечню подлежащих хранению документов относятся регистры бухучета, бухгалтерская отчетность и первичные документы. В статье мы расскажем о новых правилах хранения электронных документов в 2015 году, о том, какими нормативными актами регламентируется срок хранения бухгалтерских документов в 2015 году, а также разъясним, с какого момента отсчитывается срок хранения бухгалтерских документов в организации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • о новых правилах хранения электронных документов в 2015 году;
  • какими нормативными актами регламентируется срок хранения бухгалтерских документов в 2015 году;
  • с какого момента отсчитывается срок хранения бухгалтерских документов в организации.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Согласно ст.29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете», руководители организаций и индивидуальные предприниматели отвечают за сохранность целого ряда важных бухгалтерских документов. Перечень документации, подлежащей обязательному хранению, есть в законах об акционерных обществах, об ООО: к данной категории относятся не только первичные документы, но и бухгалтерские отчеты, необходимые для расчета налогов, а также некоторые другие виды бумаг.


Эксперт делится важной информацией о хранении кадровых документов 2016 в материале по ссылке.


Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст.29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет не менее пяти лет для всех регистров бухучета, бухгалтерской отчетности (сюда входят отчеты о прибылях, убытках и целевом использовании полученных средств, бухгалтерские балансы и приложения к ним) и первичных учетных документов.

Конкретные сроки хранения бухгалтерских документов определены приказом Минкультуры от 15 сентября 2009 г. № 558.

Для отдельных видов документации устанавливаются довольно продолжительные сроки хранения:

  • годовая бухгалтерская отчетность имеет постоянный срок хранения;
  • квартальная бухгалтерская отчетность — не менее 5 лет;
  • месячная бухгалтерская отчетность — не менее 1 года.

При отсутствии годовой бухгалтерской отчетности квартальная отчетность имеет постоянный срок хранения. При этом срок хранения бухгалтерских документов исчисляется не с момента их составления, а с 1 января следующего календарного года. Исключением из общего правила можно считать рабочие планы счетов бухучета и другие документы учетной политики организации, которые положено хранить в течение пяти лет после года, в котором они применялись для составлении бухгалтерской отчетности в последний раз.

Начало срока хранения документов, подтверждающих первоначальную стоимость амортизируемого имущества — с момента прекращения начисления амортизации (письмо Минфина России от 26.04.2011 г. № 03-03-06/1/270). Соблюдать следует не только срок хранения бухгалтерских документов, но и правила их размещения: они должны находиться в специальном помещении, сейфе или шкафу (особенно это касается бланков строгой отчетности). Целесообразно назначить лиц, ответственных за сохранность документации и ее защиту от изменений.


Подробно об архивном законодательстве читайте в электронном журнале.


При отсутствии надлежащих условий важные бумаги следует передать на хранение в специальную архивную компанию (при этом срок хранения бухгалтерских документов не изменится). Данный вариант не подходит акционерным обществам: согласно п.2 ст.89 федерального закона от 26.12.1995 г. №208-ФЗ, бухгалтерскую отчетность и ряд других видов документации АО необходимо хранить по месту нахождения его исполнительного органа. При больших объемах документов оптимальным выходом из ситуации может стать электронный архив. Согласно закону «О бухгалтерском учете», организация вправе хранить сводные и первичные учетные документы как на бумажных, так и на электронных носителях.

Отметим, что с 21 сентября 2015 года начали действовать разработанные Министерством культуры России, правила организации хранения документов (приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»).  Правила используются для организации хранения документов в органах государственной власти и местного самоуправления, а также в организациях.

Новые правила определяют порядок хранения электронных документов. Так, обязательными условиями хранения электронных документов являются:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п.2.30 правил).

Организация в процессе хранения электронных документов в архиве не реже одного раза в 5 лет должна производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.


О том, как провести экспертизу ценности документов, читайте в электронном журнале


Срок хранения банковских документов

Банковские документы относятся к категории первичной документации. Предъявляемые к их оформлению требования отличаются особой строгостью (так, не допускается внесение исправлений, коррекция помарок и т. д.), но при этом установленный законом срок хранения документов банка составляет стандартные для всей первичной бухгалтерской документации 5 лет с одной оговоркой — при условии завершения всех ревизий.

В случае возникновения споров, а также судебных и следственных дел срок хранения банковских документов продлевается до вынесения окончательного решения. Если в связи с ревизией любые первичные учетные документы (в том числе банковские), хранившиеся в бумажном или электронном виде, изымаются, вместо них в документацию бухгалтерского учета включаются копии, изготовленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Срок хранения документов по заработной плате

Документы по учету заработной платы образуются в процессе деятельности практически каждой организации: бухгалтерия начисляет сотрудникам заработную плату (по окладу или сдельно), налоги и страховые взносы, рассчитывает отпускные, командировочные и пособия, составляет отчеты для ИФНС и фондов. Срок хранения документов по заработной плате в 2015 году варьируется в зависимости от их вида: так, унифицированные формы Т-49 (расчетно-платежная ведомость), Т-51 (расчетная ведомость) и Т-53 (платежная ведомость) хранятся в течение 5 лет.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Должностная инструкция бухгалтера по банковским операциям.doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция бухгалтера.doc
  • Должностная инструкция главного бухгалтера.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль