Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

5481
Документы временного хранения находятся в архиве до истечения определенного срока: после этого их списывают и уничтожают. Процедура отбора и уничтожения документов подробно прописана законодателем.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как выглядит акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в 2015 году;
  • в каком порядке происходит списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения;
  • может ли работодатель самостоятельно производить уничтожение документов, не подлежащих хранению.

Списание документов с истекшим сроком хранения: особенности процедуры

Уничтожение документов в связи с истечением установленного законом срока хранения — один из основных элементов работы архива любой организации. Данная мера, которая, к слову, считается правом, а не обязанностью компании (письмо Минфина России от 18.10.2005 г. № 03-03-04/2/83), позволяет эффективно использовать архивное пространство и своевременно избавляться от документации, утратившей свое практическое значение.


У вас не останется вопросов о хранении кадровых документов 2016 после прочтения статьи по ссылке.


Процедура уничтожения дел состоит из ряда последовательных этапов. Сначала необходимо провести экспертизу ценности документов и составить акт о выделении дел с истекшим сроком хранения к уничтожению. Только после этого можно переходить непосредственно к утилизации документов, выбирая наиболее приемлемые для организации методы и оформляя процедуру соответствующим актом.

Экспертиза ценности документов проводится специальной комиссией: правила работы архивов не рекомендуют работникам проводить оценку единолично независимо от объема документации, поскольку тем самым повышается вероятность преждевременного уничтожения важных данных. Поэтому работодатель издает приказ о создании экспертной комиссии, в состав которой могут входить архивист и главный бухгалтер предприятия, представитель юридической или кадровой службы, секретарь организации или представитель ее руководства. В некоторых организациях создается постоянно действующая экспертная комиссия, но при незначительных объемах работы проще назначать ее ежегодно, по мере надобности.


О порядке проведения экспертизы ценности документов читайте в электронном журнале


Комиссия устанавливает факт истечения срока хранения оцениваемых документов  и составляет акт о выделении их к уничтожению. Чтобы гарантированно сохранить важную информацию при проведении оценки разных типов дел, акты о выделении документов к уничтожению целесообразно составлять только после составления и утверждения описей дел постоянного хранения. Документы, маркированные грифом секретности, включают в отдельный акт. При выявлении в деле с истекшим сроком хранения документа, подлежащего постоянному хранению в архиве, дело расшивается для его изъятия.

Иногда в ходе работы экспертной комиссии выявляется несколько экземпляров документа постоянного хранения — например, один оригинал и несколько копий (дубликатов). В этом случае оригинал остается в архиве для дальнейшего хранения, а копии уничтожаются. Также к уничтожению могут выделяться документы со значительными повреждениями, при которых восстановление их содержания не представляется возможным. Здесь следует действовать особенно осторожно: если есть шанс хотя бы частично восстановить текст поврежденного документа, он оставляется для дальнейшего хранения и реставрации.

При взгляде на образец акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения от 2015 года несложно заметить, что описания включаемых в него дел существенно отличаются от описаний, вносимых в описи: в то время как в описях каждое дело описывается в индивидуальном порядке, в акте выделения документов к уничтожению просто указывается общее количество дел одного вида или наименования с отметкой о крайних сроках их завершения в делопроизводстве. Акт подписывается составившим его лицом, согласовывается комиссией (о чем делается соответствующая пометка на самом документе) и передается на утверждение руководителю организации.


Все об архиве кадровых документов читайте в электронном журнале


Кто оформляет акт уничтожения документов, не подлежащих хранению?

После завершения работы экспертной комиссии с обязательным полистным просмотром каждого дела начинается непосредственно уничтожение документов с истекшим сроком хранения. Использовать такие документы для хозяйственных нужд организации (например, в качестве черновиков) строго запрещается. Уничтожение может производиться как самой организацией (на ее территории), так и специализированными компаниями.

Если речь идет о небольшом объеме документов, их можно переработать с помощью обычного уничтожителя бумаг (шредера): сделать это можно непосредственно в офисе, без лишних расходов на упаковку и транспортировку. Большое количество документов проще передать на утилизацию специалистам, оформив процедуру приемо-сдаточным актом или накладной с указанием даты, количества дел и веса груза. Также сотрудники компании, производившей утилизацию, должны выдать заказчику акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения, в 2015 году составляемый в произвольной форме.

В нем указывается точная дата фактического уничтожения дел и состав комиссии, занимавшейся утилизацией. Для обеспечения максимальной конфиденциальности многие организации предпочитают производить уничтожение документов с истекшим сроком хранения на собственной территории. В этом случае нужно выбрать наиболее удобный и доступный способ переработки из доступных — закапывания, сжигания, химической обработки и промышленного шредирования. Как правило, большинство организаций не располагает оборудованием для промышленного шредирования или химической обработки (эти виды утилизации считаются весьма дорогостоящими). Поэтому зачастую приходится ограничиваться закапыванием или сжиганием — недорогими и общедоступными, но не самыми безопасными способами.


О том как избежать нарушений архивного законодательства читайте в электронном журнале


Закапывание создает скорее видимость уничтожения бумаг (на практике встречаются даже случаи выкапывания ценных документов конкурентами), а их сжигание в неприспособленных для этого помещениях может стать причиной претензий со стороны пожарной службы. Поэтому окончательный выбор способа утилизации документов обычно зависит от условий, в которых работает конкретная организация: иногда проще самостоятельно уничтожить небольшую пачку документов, в то время как ряд компаний, опасающихся происков конкурентов, доверяет только промышленной утилизации. Уничтожение документов на территории организации также сопровождается оформлением соответствующего акта, но в этом случае его составляют не представители сторонней компании, а сотрудники, производившие утилизацию.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Акт об уничтожении кадровых документов (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об архиве.doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.07%
  • Иногда 56.48%
  • Не оформляем срочников 19.44%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль