Срок хранения кадровых документов

11145
Работодатель обязан обеспечивать сохранность архивных кадровых документов в течение определенного срока, установленного законодательством. Как понять, какие документы следует определить на «вечное поселение», а с какими можно распрощаться по истечении нескольких лет? Именно об этом мы и расскажем в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каким нормативным актом регулируется срок хранения кадровых документов в 2015 году;
  • какой срок хранения деловых бумаг отдела кадров устанавливается в зависимости от их вида и функционально-целевого назначения;
  • что необходимо предпринять, когда истекает срок хранения кадровых документов в организации.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Срок хранения кадровых документов

Положение об архиве (образец)

Номенклатура дел организации

Опись электронных документов постоянного хранения

Годовой план работы архива

Обложка дела постоянного и временного хранения

Срок хранения кадровых документов в организации

Каждому кадровику известно, что в процессе деятельности любой организации накапливается значительное количество деловых бумаг, многие из которых имеют определенный срок хранения. И если составление номенклатуры дел с точки зрения закона не считается обязательным мероприятием (хотя в крупных организациях со штатом более 50 человек логическая систематизация документов заметно упрощает эту процедуру), то правильность текущего и архивного содержания кадровой документации может стать объектом внимания представителей контролирующих органов.


Читайте о хранении кадровых документов 2016 больше информации в статье по ссылке.


Срок хранения кадровой документации в 2015 году определяется приказом Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года, который пришел на смену ранее применявшемуся «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 6 октября 2000 года. С момента вступления в силу данного приказа изменились сроки хранения некоторых видов деловых бумаг, в том числе не востребованных работниками трудовых книжек (теперь их следует хранить не 50, а 75 лет) и табелей учета рабочего времени, которые теперь должны храниться не 1 год, а 5 лет.

Учитывая срок хранения кадровой документации в организации, ее можно поделить на три группы:

  • документы кратковременного хранения (до 10 лет);
  • документы долговременного хранения (свыше 10 лет);
  • документы постоянного хранения.

Деловые бумаги первой группы не передаются в центральный государственный или муниципальный архив. Не позже, чем по истечении трех лет с момента завершения делопроизводства они передаются в архив организации и остаются там до конца предписанного законом срока, после чего уничтожаются в установленном порядке. Небольшие коммерческие компании и индивидуальные предприниматели могут не выделять архив в отдельное структурное подразделение, но соблюдать правила и сроки обязан каждый работодатель — независимо от вида деятельности и формы собственности.

Деловый бумаги второй и третьей группы передаются в центральный архив только из архивов государственных и муниципальных организаций, а также коммерческих организаций, являющихся источниками комплектования на основании соответствующего договора. Во всех остальных случаях кадровая документация продолжает храниться у работодателя, который при желании может продлевать (но ни в коем случае не сокращать) законодательно установленный срок.

Таблица сроков хранения кадровых документов

Срок хранения деловых бумаг отдела кадров исчисляется с первого дня календарного года, следующего за делопроизводственным. Определяет точные сроки таблица-перечень, утвержденная приказом Минкультуры России №558. Поскольку перечень построен по функциональному принципу, основные виды бумаг, относящихся к кадровому делопроизводству, сгруппированы преимущественно в разделе № 8 (кадровое обеспечение) и разделе №7, содержащем информацию о сроках хранения бумаг по нормированию, тарификации, оплате, охране и организации труда.

В обновленную таблицу включен гораздо более широкий (по сравнению с предыдущей редакцией) список документов. Сроки хранения документации на электронных носителях полностью соответствуют срокам аналогичных видов на бумаге. Таблица сроков возлагает на работодателя обеспечение сохранности:

  • приказов и распоряжений по личному составу, а также справок и других приложений к ним — в течение 75 лет;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах, краткосрочных командировках — в течение 5 лет;
  • документов о наличии, движении, комплектовании кадров, а также о профессионально-квалификационном составе работников и квотировании рабочих мест для незащищенных категорий граждан — 5 лет;
  • направлений и уведомлений о трудоустройстве — 3 года;
  • переписки по вопросам трудоустройства — 5 лет;
  • табелей и графиков учета рабочего времени — 5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет;
  • документов о разрешении трудовых споров — 5 лет;
  • тарификационных ведомостей (списков) — 75 лет;
  • коллективных договоров — постоянно;
  • трудовых договоров, соглашений, договоров подряда и личных карточек работников — 75 лет;
  • документов (анкет, заявлений и т. д.) лиц, не принятых на работу — 3 года;
  • графиков отпусков — 1 год;
  • книг и журналов учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — 5 лет;
  • подлинников личных документов работников (трудовых книжек, аттестатов, дипломов, свидетельств) — до востребования, невостребованных — в течение 75 лет.

Чтобы узнать точный срок хранения кадровой документации какого-либо вида и проверить номера статей, на которые следует давать ссылки при составлении номенклатуры дел, достаточно обратиться к первоисточнику. Оформить передачу деловых бумаг на архивное содержание, организовать работу архива компании и своевременно уничтожить устаревшие бумажные или электронные носители без нарушений помогут советы наших экспертов:

Вам также будут полезны материалы:

Кадровая документация: хранение и подготовка к сдаче в архив

Выявляем и уничтожаем устаревшие документы

Экспертиза ценности документов: образцы документов

Особенности работы с электронными документами

Срок хранения кадровых документов

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль