Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

18287
Помимо отпусков по графику сотрудники нередко хотят взять неиспользованные дни отпуска за прошлые годы. На пороге отдела кадров такие работники появляются с вопросом: сколько дней отпуска у них накопилось, могут ли сгореть старые неиспользованные отпуска и т. д. Рассмотрим, по каким же правилам подсчитать, сколько дней отпуска полагается работнику на конкретную дату.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие периоды засчитываются в отпускной стаж, а какие исключаются из него;
  • как считать дни отпуска, если на время отдыха пришелся праздничный день;
  • как определить последний день отпуска в рабочих днях.  

Каков порядок предоставления отпуска?

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

Приказ о предоставлении отпуска

Памятка сотруднику на случай отпуска

Положение об отпусках

Заявление сотрудника о переносе неиспользованной части отпуска по графику

За каждый рабочий год сотруднику положен отпуск полной продолжительности – не менее 28 календарных дней и больше, если работник имеет право на удлиненный отпуск (ч. 5 ст. 37 Конституции РФст. 115 ТК РФ). Некоторым категориям закон устанавливает ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях:


Читайте подробнее о том, как считать дни отпуска: настольная инструкция в статье >>>


Отпуск, установленный в рабочих днях, следует перевести в календарные (ст. 120 ТК РФ,определение Верховного Суда РФ от 25 ноября 2005 г. № 75-В05-8).

Отпуска планируют заранее – не позднее чем за две недели до начала следующего календарного года исходя из количества дней отдыха, которое положено каждому работнику. Очередность ухода в отпуск фиксируется в графике отпусков, который утверждает руководитель организации (ст. 123 ТК РФ).

В течение года могут приниматься новые работники, меняться обстоятельства, влияющие на даты и продолжительность отпусков (таблица ниже). В таком случае в график отпусков вносят соответствующие изменения и дополнения на основании заявления сотрудника и приказа работодателя.

Обстоятельства, которые влияют на расчет продолжительности отпуска

Обстоятельство

Особенности расчета

Основание

Изменилась должность сотрудника

Пропорционально времени, в течение которого сотрудник занимал ту или иную должность в рабочем году

Статьи 115120–122 ТК РФ, п. 1 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169

Сотрудник получил инвалидность

Сотруднику полагается отпуск не менее 30 календарных дней за рабочий год независимо от того, когда он был признан инвалидом

Часть 5 ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, кассационное определение Калининградского областного суда от 16 февраля 2011 г. № 33-720/2011

Сотруднику исполнилось 18 лет

Пропорционально времени, отработанному до и после наступления совершеннолетия (в случае реализации права на отпуск после достижения 18 лет)

Статья 267 ТК РФ, п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28 января 2014 г. № 1

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Когда предоставить ежегодный отпуск

Право использовать отпуск за первый рабочий год в полном объеме, то есть авансом, возникает у сотрудника через полгода его непрерывной работы в организации (ч. вторая ст. 122 ТК РФп. 2 письма Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Отпуск может быть предоставлен и раньше (ч.втораятретья ст. 122, ст. 260 ТК РФ):

  • по соглашению между сотрудником и работодателем;
  • в установленных трудовым законодательством случаях. Например, сотрудникам моложе 18 лет; женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком; сотрудникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев, и т. д.

Отпуск за второй и последующие годы можно взять в любое время рабочего года с учетом графика отпусков, который обязателен как для сотрудников, так и для работодателей (ч. четвертая ст. 122,123 ТК РФ). Отпуск должен быть использован не позднее чем через 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. третья ст. 124 ТК РФ). А сотрудникам, не достигшим 18 лет или занятым на работе с вредными или опасными условиями труда, не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск запрещено (ч. четвертая ст. 124 ТК РФ).

В противном случае организации грозит штраф на сумму до 50 000 рублей, а ее руководителю – до 5000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если работник несколько лет не ходил в отпуск, за ним сохраняется право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков, они не сгорают (письмо Роструда от 8 июня 2007 г. № 1921-6).

Какие периоды включать в отпускной стаж

Для того чтобы определить, сколько дней законного отдыха заработал сотрудник на конкретную дату, нужно, прежде всего, подсчитать его отпускной стаж (ст. 121 ТК РФ). В стаж для отпуска засчитываются (ч. первая ст. 121 ТК РФ): время фактической работы сотрудника независимо от режима труда, прошлых оплачиваемых отпусков, периоды нетрудоспособности независимо от их продолжительности, включая отпуск по беременности и родам, отпуска за свой счет не более 14 дней за рабочий год и др.

Не следует учитывать в расчете отпускного стажа (ч. вторая ст. 121 ТК РФ):

  • отпуска за свой счет сверх 14 календарных дней в рабочем году;
  • время отсутствия на работе без уважительных причин, а также в связи с отстранением от работы по вине сотрудника (например, дни прогула, период отстранения от работы из-за появления в офисе в состоянии алкогольного опьянения);
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет. Однако если сотрудница в отпуске по уходу за ребенком трудится на условиях неполного рабочего времени, то соответствующий период работы входит в отпускной стаж (ч. третья ст. 93 ТК РФ).

В стаж работы, дающий право на отпуск, следует включать период простоя. Ведь несмотря на то, что работник в это время фактически не трудится, за ним сохраняется место работы, должность (ч. первая ст. 121 ТК РФп. 5 письма Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1).

Если у работника были периоды, которые не включаются в стаж для отпуска, то окончание его рабочего года, за который предоставляется отпуск, сдвигается на количество исключаемых дней. Покажем это на примере.


Пример

Михаил Д. принят на работу 19 января 2015 года. Значит, первый рабочий год – с 19 января 2015 года по 18 января 2016 года. Работник был в отпуске за свой счет с 12 по 31 мая 2015 года включительно, или 20 дней. В стаж для отпуска включается 14 дней отпуска без сохранения заработной платы. Поэтому начало второго рабочего года сдвигается на шесть дней (20–14). Итак, второй рабочий год, за который полагается отпуск, начнется с 25 января 2016 года.


Как посчитать продолжительность отпуска

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска ежегодный основной отпуск суммируется с дополнительными оплачиваемыми отпусками (ч. вторая ст. 120 ТК РФ). Каждый полный месяц работы дает право на 2,33 календарного дня ежегодного основного отпуска при условии, что общая продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 дней (28 дн. : 12 мес.) (письмо Роструда от 26 июля 2006 г. № 1133-6). У сотрудников, которым установлен ежегодный отпуск большей продолжительности, соответственно, и заработанных за месяц дней отпуска будет больше. Полными считаются те месяцы, когда сотрудник отработал половину или больше дней (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). На практике при расчете дней отпуска принято округлять конечный, а не промежуточный результат.

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

На время отпуска пришелся праздничный день. Федеральные и региональные нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, в число календарных дней отпуска не входят (ст. 112120 ТК РФ, разд. 1 Рекомендаций Роструда, утвержденных Протоколом от 2 июня 2014 г. № 1). То есть праздничный день продлевает время отдыха, но на оплату последнего не влияет.

Так, например, отпуск с 1 июня продолжительностью 28 календарных дней закончится не 28, а 29 июня, потому что в этот период попадает один нерабочий праздничный день 12 июня. В приказе нужно будет указать, что количество календарных дней отпуска составляет 28 дней, а период отдыха приходится на время с 1 по 29 июня. В табеле учета рабочего времени периоды с 1 по 11 и с 13 по 29 июня будут отмечены как дни отпуска, а 12 июня как выходной.

Совет эксперта

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

Диана КОНЬКОВА, начальник отдела трудовых отношений Департамента оплаты труда, трудовых отношений и соцпартнерства Минтруда России (Москва)

Нецелое количество дней отпуска округлите в пользу работника

При расчете продолжительности отпуска нередко получается нецелое число дней. Организация вправе принять решение об округлении итоговой величины до целых дней, но не по правилам арифметики, а в большую сторону, то есть в пользу работника. Другой возможный вариант – предоставить целое количество дней отпуска, а оставшуюся часть присоединить к следующему отпуску или компенсировать в дальнейшем при увольнении.

Сотруднику положен дополнительный отпуск за вредную и опасную работу. Ежегодный дополнительный отпуск предоставляется сотрудникам, условия труда которых по результатам спецоценки отнесены к вредным второй, третьей или четвертой степени либо опасным (ч. первая ст. 117 ТК РФ). Такой отпуск должен составлять не менее семи календарных дней (ч. вторая ст. 117 ТК РФ).

В отличие от ежегодного основного отпуска, дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда предоставляется только за время, фактически отработанное в таких условиях (ч. третья ст. 121 ТК РФ). Такой отпуск невозможно предоставить авансом (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 657-6-0). Продолжительность отпуска за вредную и опасную работу рассчитывается пропорционально фактически отработанному времени в соответствующих условиях.

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

В стаж для дополнительного отпуска за вредную работу засчитываются лишь те дни, в которые сотрудник был на ней занят не менее половины рабочего дня (п. 12 Инструкции, утвержденнойпостановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г. № 273/П-20 (далее –Инструкция)). Чтобы определить количество полных месяцев труда во вредных условиях, общее количество дней такой работы в течение рабочего года делится на среднемесячное число рабочих дней (п. 10 Инструкции).

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи


Пример

Иван К. принят на работу 1 декабря 2014 года. Во вредных условиях он отработал с 19 января по 29 мая 2015 года 80 полных рабочих дней (к работе во вредных условиях Иван привлекался время от времени). По результатам спецоценки условий труда за вредную работу ему положен ежегодный дополнительный отпуск 7 календарных дней, это прописано в коллективном договоре. С 1 июня 2015 года Иван уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней, к которому присоединят дополнительный отпуск за работу во вредных условиях.

Специалист отдела кадров Инга В. посчитала продолжительность дополнительного отпуска Ивана по следующему алгоритму. Сначала определила точное количество месяцев, которые сотрудник отработал во вредных условиях. Для этого она убедилась, что по календарю пятидневной рабочей недели в текущем 2015 году 247 рабочих дней. Так она вычислила среднемесячное количество рабочих дней – 20,58 дн. (247 раб. дн. : 12 мес.). Итак, количество полных месяцев, за которые сотруднику положен дополнительный оплачиваемый отпуск, – 3,88 мес. (80 дн. : 20,58 дн.), полученный результат Инга округлила до 4.

Следовательно, на 1 июня 2015 года Ивану полагается 2,3 дня дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда (7 дн. : 12 мес. × 4 мес.). Положением о дополнительных отпусках организации установлены правила округления до целого количества календарных дней отпуска – в пользу работника, поэтому Ивану с 1 июня будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск 14 календарных дней и дополнительный отпуск 3 календарных дня.


Если сотрудники имеют в рабочем году хотя бы 5 месяцев и 15 дней стажа, дающего право на отпуск, то при увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата им положена компенсация как за полный рабочий год (ч. 23 п. 28 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). Отпуск установлен в рабочих днях. Если отпуск установлен в рабочих днях, то общую продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска исчисляют таким образом (ч. первая ст. 120 ТК РФписьмо Минтруда России от 1 февраля 2002 г. № 625-ВВ). От даты начала отпуска отсчитайте количество дней отпуска в рабочих днях по календарю шестидневной рабочей недели без учета воскресных и праздничных выходных дней. Таким образом, вы определите последний день отпуска (ст. 120ч. пятая ст. 139 ТК РФ, определение Верховного Суда РФ от 25 ноября 2005 г. № 75-В05-8). Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска.

Закон против практики

На практике

В законе

Некоторые работодатели отказывают несовершеннолетним сотрудникам, которые просят отпустить их в ежегодный отпуск вне графика, на том основании, что график обязателен для обеих сторон трудового договора.

Работодатель обязан предоставить несовершеннолетним работникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время (ч. третья ст. 122ст. 267 ТК РФ).

Что будет, если…

Если работодатель не предоставит ежегодный оплачиваемый отпуск сотруднику до 18 лет по его требованию, он нарушит трудовое законодательство. А значит, инспекция труда при проверке может привлечь организацию к административной ответственности в виде штрафа до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Наложить взыскание инспекторы могут в течение года с момента незаконного действия (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Нормативная база

Документ

Поможет вам

Часть вторая ст. 115, ст. 267334 ТК РФ, ст. 5 Федерального закона от 7 ноября 2000 г. № 136-ФЗ и др.

Узнать, каким категориям полагается удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск – более 28 календарных дней

Статьи 116–119, ст. 321339348.10ч. третья ст. 350 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 30 декабря 1998 г. № 1588 и др.

Разобраться, в каких случаях работники имеют право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска

Статьи 114–121291295 ТК РФ, п. 2835 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169

Подсчитать, сколько дней отпуска заработал сотрудник

Важные выводы

1. Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска складывается из длительности ежегодного основного и дополнительных оплачиваемых отпусков.
2. Работник вправе использовать отпуск авансом по соглашению с работодателем, а также в случаях, установленных законом.
3. Отпуск за работу во вредных условиях предоставляется пропорционально фактически отработанному в таких условиях времени.

Светлана НИКУЛИНА, эксперт журнала «Кадровое дело»

Читайте подробнее о том, как считать дни отпуска: настольная инструкция в статье >>>

Вам также будут интересны материалы:

Отпуск генерального директора

Как рассчитать отпускные, если отпуск совпадает с майскими праздниками

Рассчитываем, когда идти в отпуск выгоднее

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль