Документы, которые надо подготовить к проверке ГИТ

14475
Практически при всех проверках ГИТ инспекторы запрашивают определенный набор документов. Они необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть соблюдения работодателем трудового законодательства. Какие именно документы инспектирует ГИТ и на что обратить внимание при их оформлении?

Документы, которые надо подготовить к проверке ГИТ

Трудовая инспекция осуществляет государственный надзор за соблюдением трудового законодательства. В этой связи трудовые инспекторы вправе запрашивать у работодателей документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций.

Перечень документов, которые трудовой инспектор может запросить у работодателя, не установлен. Ясно одно – в ходе проверки трудовой инспектор может запросить любой документ, подтверждающий (или не подтверждающий) соблюдения работодателем трудового законодательства. Между тем, есть набор документов, которые трудовые инспекторы, запрашивают у работодателей практически при всех проверках. Об оформлении этих документов мы и расскажем.

Документы, которые надо подготовить к проверке ГИТ

Посмотреть план проверок >>

Узнать, как подготовиться к проверке ГИТ >>

Документы для проверки ГИТ

Трудовой договор

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Трудовой договор – основной документ, подтверждающий трудовые отношения с работником (ст. 16, 56 ТК РФ).

Трудовые договоры необходимо заключать в письменной форме со всеми работниками.

Если при приеме сотрудника на работу отношения по каким-либо причинам не были официально оформлены, нужно подписать трудовой договор позднее, указав в нем фактическую дату начала работы.

  • соблюдает ли работодатель срок заключения трудовых договоров. Этот срок не может превышать трех дней после фактического допуска к работе;
  • выдан ли трудовой договор работнику. На экземпляре трудового договора, который остается у работодателя, сотрудник должен расписаться и указать дату получения своего экземпляра;
  • содержит ли срочный трудовой договор основания для оформления срочных трудовых отношений;
  • продолжительность испытательного срока.
  • cодержит ли трудовой договор все обязательные условия, указанные в ст.57 ТК РФ;
  • указаны ли трудовом договоре размер заработной платы и дни выплаты заработной платы.

Помните, нельзя в трудовом договоре ссылаться на штатное расписание, с которым работник не имеет возможности ознакомиться.

Читайте по теме: Трудовой договор: как исправить ошибки

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Правила внутреннего трудового распорядка

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) регламентируют порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и другие вопросы, касающиеся трудовых отношений у работодателя. ПВТР – обязательный документ для всех предпринимателей и организаций.

ПВТР могут быть оформлены приложением к коллективному договору.

  • приняты ли ПВТР в порядке, установленном ТК РФ. Учитывалось ли при их разработке мнение профсоюза, если он есть в организации (ст. 190, 372 ТК РФ);
  • указаны ли в ПВТР дни выплаты заработной платы. Напоминаем, что заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Причем, в ПВТР необходимо указать конкретные дни, а не период времени, до которого работодатель обязан выплатить зарплату.

Положение о персональных данных

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Работодатели должны утвердить локальный акт, регулирующий порядок хранения и использования персональных данных (абз. 5 ст. 88 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»). Как правило, он называется положение (инструкция, регламент) о персональных данных. Документ составляется в произвольной форме, но его содержание должно соответствовать законодательству.

  • в первую очередь инспектор проверит наличие положения о персональных данных. В положении нужно указать состав персональных данных, порядок их обработки, передачи третьим лицам, права и обязанности работников при обработке персональных данных и т. д. Приложениями к положению, как правило, являются список лиц, имеющих доступ к персональным данным, и бланк заявления о согласии на обработку персональных данных.
  • ознакомлены ли работники с положением под расписку.

Положение об оплате труда

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Положение об оплате труда не является обязательным документом для работодателей. Система оплаты труда может устанавливаться также коллективным договором или ПВТР. Но большинство компаний регламентирует порядок оплаты труда в специальном положении. В нем указываются основные принципы оплаты труда, условия премирования, порядок возмещения командировочных расходов, начисления различных доплат, если нет отдельных локальных актов о премировании, командировках и другое.

  • утвердил ли работодатель Положение, учтено ли при его разработке мнение профсоюза (при наличии);
  • содержит ли Положение информацию о применяемых организацией системах оплаты труда (повременная, сдельная и т. д.), компенсационных и стимулирующих доплатах, оплате работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочной работы и другое.

Трудовая книжка

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Трудовая книжка – основной документ о работе и стаже сотрудника. В нее вносят сведения о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и о награждениях за успехи в труде.

Трудовые книжки должны вести все организации и индивидуальные предприниматели. Работу с трудовыми книжками нельзя передать на аутсорсинг. Вести их должен руководитель организации или сотрудник, назначенный приказом (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек)

  • соблюдает ли работодатель установленный порядок ведения трудовых книжек. В частности, проверяющий уточнит, на всех ли работников ведутся трудовые книжки, соблюдаются ли сроки внесения записей;
  • выдает ли работодатель трудовые книжки сотрудникам в последний день работы. О том, что работник получил книжку, свидетельствует его роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;).
  • одновременно, трудовой инспектор проверит ведет ли работодатель Книгу учета движения трудовых книжек. Форма Книги учета утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Читайте по теме: Как отвечать на вопросы трудового инспектора о трудовых книжках

Должностные инструкции

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Трудовой кодекс не упоминает о должностных инструкциях. По общему правилу, работодатель самостоятельно решает, разрабатывать их или нет.

Должностная инструкция – внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).

Если работодатель принял решение ввести в действие должностные инструкции, то при их разработке следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 .

Должностная инструкция имеет обезличенный характер и составляется исходя из задач и функций, предусмотренных для каждой должности.

  • ознакомлен ли работник под расписку с должностной инструкцией.

Должностная инструкция обычно составляется в двух экземплярах, один из которых можно вручить работнику (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

Факт ознакомления работника с должностной инструкцией удостоверяется его подписью либо на копии инструкции, которая остается у работодателя, либо в специальном журнале.

Читайте по теме: Должностные инструкции сотрудников

Коллективный договор

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Коллективный договор заключается представителями сотрудников и работодателя и регулирует социально-трудовые отношения в организации. Он является необязательным документом и принимается только при наличии инициативы сотрудников или работодателя. В нем могут содержаться положения о системе оплаты труда, выплате компенсаций, механизме индексации оплаты труда, улучшении условий и охраны труда работников и другое.

  • соответствуют ли положения договора действующему законодательству.
    Например, в договоре нельзя предусматривать возможность снижения зарплаты, ее выплату один раз в месяц, пониженную оплату труда на испытательном сроке и тому подобное.
  • соблюден ли порядок подготовки, заключения и изменения коллективного договора.

Штатное расписание

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Из Трудового кодекса прямо не следует, что штатное расписание – обязательный документ для всех работодателей. Поэтому если трудовая функция сотрудников определяется через конкретный вид поручаемой работы (например, «работник принимается для уборки территории» и т. д.), формально можно не утверждать штатное расписание. Между тем, в большинстве случаев, обойтись без штатного расписания невозможно.

Должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, а принимать сотрудников на должности, не включенные в штатное расписание, недопустимо. Отсутствие должностей в штатном расписании в отдельных случаях может быть расценено инспекторами ГИТ как административное правонарушение (письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1

  • правильно ли установлена зарплата работникам. Например, указаны ли районные коэффициенты, надбавки и так далее.
  • не допускает ли организация нарушений, сокращая численность или штат работников, и прочее.

Читайте по теме: Самоучитель по формированию штатного расписания

Табель учета рабочего времени

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Для этого используют табель учета рабочего времени по форме № Т-12, № Т-13 или разработанной работодателем.

На основании табеля начисляют зарплату сотрудникам и заполняют расчетные листки. Ответственное лицо (табельщик) составляет табель в одном экземпляре, подписывает у руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы, затем передает в бухгалтерию.

  • ведет ли работодатель табель, отражается ли в нем фактически отработанное каждым сотрудником количество часов;
  •  на учет работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочной работы;
  • уменьшена ли на час продолжительность работы в предпраздничные дни;
  • соблюдает ли работодатель нормы о длительности работы несовершеннолетних, инвалидов, лиц с семейными обязанностями и совместителей.

Читайте по теме: Ведения табеля учета рабочего времени: практическое руководство

График отпусков

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

График отпусков – обязательный документ для всех организаций.

График подписывает начальник кадровой службы и утверждает руководитель организации с учетом мотивированного мнения профсоюза (при наличии) (ст. 372 ТК РФ). График нужно утверждать не позднее чем за две недели до наступления каждого календарного года. При этом можно использовать унифицированную форму № Т-7 или разработанную самостоятельно.

  • соблюдалась ли процедура составления и принятия графика;
  • указано ли в графике количество дней отпуска с разделением по видам отпусков,
  • вносились ли в график изменения и дополнения при переносе отпусков и отзыве из отпусков.

Читайте по теме: График отпусков: работа над ошибками

Уведомление о начале отпуска

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого работодатель может вести журнал извещения работников о времени начала отпуска. Как вариант можно индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника о времени начала отпуска.

Таким образом, работодатель, помимо непосредственно графика отпусков, должен иметь журнал извещения работников о предстоящем отпуске (или копии персональных извещений с подписями работников).

  • извещались ли работники под расписку о времени начала отпуска;
  • своевременно ли работникам было направлено извещение и начале отпуска.

Личная карточка

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Трудовой кодекс не упоминает о личной карточке. Однако это обязательный документ для организаций и индивидуальных предпринимателей, так как ссылки на него есть в других нормативных актах. Личную карточку кадровик заполняет на всех лиц, принятых на работу, в том числе совместителей, на основании приказа о приеме на работу; документа, удостоверяющего личность; сведений, сообщенных о себе работником.

Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2 или разработать собственную. В карточке повторяют внесенные в трудовую книжку работника записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении; отражают сведения о воинском учете.

  • на полноту и достоверность сведений, содержащихся в личных карточках.
  • указываются ли все переводы, вносятся ли сведения об отпусках без сохранения заработной платы и так далее.
  • имеются ли в личных карточках подписи работников

График сменности

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

График сменности – обязательный документ для тех работодателей, у которых применяется сменная работа (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Такой график утверждает руководитель организации с учетом мнения профсоюза (при наличии).

Графики разрабатывают для конкретной категории работников исходя из нормы рабочего времени за учетный период. В график включают информацию о продолжительности смены, времени ее начала и окончания, перерывах для отдыха и питания в течение смены, порядке чередования смен. Работников нужно ознакомить с утвержденным графиком под роспись не менее чем за месяц до его введения в действие (ст. 103 ТК РФ).

  • учитывалось ли при составлении графиков сменности мнение профсоюза (при наличии),
  • не нарушаются ли сроки и порядок доведения графиков до работников.
  • не проставлены ли в графике две смены подряд для одного работника;
  • предоставлялся ли каждому работнику непрерывный отдых – не менее 42 часов еженедельно (ст. 110 ТК РФ).

Читайте по теме: Составление графика сменности, исключение переработок

Расчетный листок

Статус документа

На что обратит внимание трудовой инспектор

Статьей 136 ТК РФ установлена обязанность работодателя при выплате заработной платы в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (при наличии).

  • утверждена ли форма расчетного листа в организации;
  • выдаются ли работникам расчетные листы при выплате заработной платы.

Читайте по теме: Нарушения по зарплате, которые допускает каждая компания. Как исправить

<< Перейти на страницу сервиса «План проверок ГИТ»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль