Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

25449
Главные вопросы кадровика, вызванные предстоящей проверкой ГИТ – что проверяет проверка трудовой инспекции? И каков перечень документов для проверки трудовой инспекции? Именно об этом мы и поговорим в нашей статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  •  как подготовиться к проверке трудовой инспекции;
  •  какие документы нужны для проверки трудовой инспекции;
  •  что проверяет проверка трудовой инспекции.

Готовимся к проверке трудовой инспекции

У каждого кадровика рано или поздно встает вопрос: как подготовиться к проверке трудовой инспекции? Если речь идет о плановой проверке трудовой инспекции, в первую очередь, организации необходимо ознакомиться с планом проверок. В плане проверки указаны даты проведения проверки, поэтому визит трудового инспектора не застанет работодателя врасплох.

Несколько иначе обстоит ситуация с информацией о внеплановой проверке. Как правило, о начале внеплановой проверки работодателя предупреждают за сутки. Однако в некоторых ситуациях, например, когда проверка проводится по заявлению работника, трудовой инспектор приходит без предупреждения. Более того, он не вправе извещать работодателя о предстоящей проверке.

Поэтому во избежание неблагоприятных последствий работодателям необходимо все кадровые документы и документы по охране держать в полном порядке. Далее перейдем к вопросу: что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке?

Документы для проверки трудовой инспекции

Сразу отметим, что нигде не определен список документов, запрашиваемых при проверке трудовой инспекции.  В ходе проверки трудовой инспектор может запросить любой документ, подтверждающий (или не подтверждающий) соблюдения работодателем  трудового законодательства.

Поэтому можно сказать, что все обязательные трудовые документы должны иметься у работодателя, и эти документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Договоры

В организации должны иметься следующие договоры:

1. Трудовые договоры. Все трудовые договоры должны содержать обязательные условия, установленные статьей 57 Трудового кодекса.

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утверждены постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.

3. Ученические договоры. Эти договоры должны быть в организации, при оформлении ученичества.

Обязательные локальные акты организации

В каждой организации в обязательном порядке должны быть:

1правила внутреннего трудового распорядка;

2. положение об оплате труда и премировании. Это положение обязательно только в том случае, если система оплаты труда не отражена в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 135 ТК РФ).

3. положение о персональных данных работников (ст. 88 ТК РФ);

При наличии определенных условий, в организации должны быть следующие локальные акты:

1. локальный нормативный акт, в котором указываются должности работников с ненормированным рабочим днем.

Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 101 ТК РФ).

2. график сменности.

Наличие данного документа необходимо в случаях, когда работа в организации осуществляется посменно. График сменности может быть оформлен как приложение к трудовому договору (ст. 103 ТК РФ);

3. локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части.

Этот документ обязателен в тех организациях, где рабочий день может быть разделен на части (ст. 105 ТК РФ);

4. локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки.

Документ должен быть в организации только в том случае, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на обучение, переобучение или повышение квалификации (ч. третья ст. 196 ТК РФ). Вместо утверждения ЛНА, условия об обучении могут быть включены в коллективный договор или, например, в правила внутреннего трудового распорядка.

5. локальный нормативный акт, устанавливающий порядок применения вахтового метода (ч. четвертая ст. 297 ТК РФ). Условие об установлении порядка применения вахтового метода не обязательно оформлять отдельным локальным актом, это условие может быть включено в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка.

Документы по охране труда

На всех работодателей возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

У работодателей должны иметься:

1. Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным актам организации. Минтруда России издало Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда (утверждены 13 мая 2004 г.). Работники должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись. Для этого следует завести журнал ознакомления работников с инструкциями по охране труда.

2. Документы, подтверждающие прохождение инструктажа и обучения  по охране труда.

Все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда (ст.225 ТК РФ). Порядок обучения и проверки знаний установлен Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 (далее –  Порядок).

Для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1 Порядка). Помимо первичного инструктажа, работодатель обязан проводить повторный и в установленных случаях внеплановый инструктаж.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка).

Отметим, что по общему правилу инструктаж должны проходить все работники. Однако, очевидно, что фактически в таком инструктаже нуждаются только сотрудники рабочих профессий. Поэтому работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

При этом перечень профессий и должностей сотрудников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем (п. 2.1.4 Порядка). Эти же работники освобождаются и от прохождения повторного инструктажа. Поэтому у работодателя в обязательном порядке должны иметься журналы проведения инструктажей.

Итак, документы, подтверждающие проведение вводного инструктажа:

  • протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда;
  • личная карточка прохождения обучения;
  • журнал вводного инструктажа;
  • журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
  • перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Формы, подтверждающие прохождение вводного инструктажа, содержит ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Все эти формы являются рекомендованными.

Приказы (распоряжения) работодателя

Приказ –  это распорядительный документ, издаваемый и подписываемый руководителем организации. Трудовое законодательство устанавливает обязательность издания приказов, при этом перечня возможных приказов не существует. Поэтому, организация обязана хранить все «трудовые» приказы.

Приказы по личному составу должны храниться в организации в течение 75 лет (ст. 19 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Документы, связанные с выплатой зарплаты

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Трудовые инспекторы обязательно проверят, утверждена ли в организации форма расчетного листка. Поэтому в  компании должен иметься приказ об утверждении расчетного листка.

Помимо этого трудовые инспекторы обращают внимание, указаны ли дни выплаты заработной платы:

  • в трудовом договоре с работником;
  • в правилах внутреннего трудового распорядка;
  • в коллективном договоре (при его наличии).

«Отпускные» документы

В организации должен быть утвержден график отпусков. График утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. первая ст.123 ТК РФ).

Помимо графика отпусков трудовые инспекторы проверят, извещаются ли работники о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Поэтому в организации должен иметься либо специальный журнал извещения работников о начале отпуска, либо копии извещений, на которых должны стоять подписи работников и даты.

Документы по личному составу

В организации должны быть следующие документы:

1. Трудовые книжки. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

2. Личные карточки работников. Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2.

Документы по учету рабочего времени и штата

В организации должны иметься:

1. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена статьей 91 Трудового кодекса РФ. Табель учета рабочего времени можно  вести с использованием унифицированной формы № Т-12.

2. Штатное расписание. Из Трудового кодекса прямо не следует, что штатное расписание – обязательный документ для всех работодателей. Поэтому если трудовая функция сотрудников определяется через конкретный вид поручаемой работы (например, «работник принимается для уборки территории» и т. д.), формально можно не утверждать штатное расписание. Между тем, в большинстве случаев, обойтись без штатного расписания невозможно.  Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм статей 15, 57 Трудового кодекса.

Извещения и уведомления

Трудовое законодательство обязывает работодателя уведомлять работников о наступлении определенных событий, поэтому у работодателя должны иметься:

  • уведомления о начале отпуска;
  • уведомления о сокращении численности или штата работников;
  • уведомления о прекращении срочного трудового договора;
  • другие уведомления.

Заявления и справки, полученные от работников

В организации должны храниться заявления работников:

  • о предоставлении или переносе отпусков;
  • о предоставлении отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком;
  • о расторжении трудового договора по инициативе работника;
  • другие заявление.

Справки., полученные от работников:

  • о подтверждении беременности;
  • о наличии (отсутствии) судимости;
  • другие справки.

Журналы и книги учета

Организации должны вести следующие журналы и книги:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.  № 69).

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н).

4. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (форма утверждена постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 № 73).

6. Журнал проведения вводного инструктажа (форма рекомендована ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения»).

Помимо этого в организации должен иметься Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Отметим, что факт ознакомления с локальными актами можно подтверждать иначе, например, сделать листки ознакомления к локальным нормативным актам.

Итак, здесь мы привели обширный, но не полный список документов, которые может потребовать трудовой инспектор в ходе проверки. Дополнительно о том, что проверяет проверка трудовой инспекции, читайте в материалах:

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Докладная записка о факте и причинах ошибки при выплате зарплаты сотруднику

Заявление-декларация на получение сертификата доверия работодателю

Проверка ГИТ в 2015 году: какие нарушения чаше всего находят трудовые инспекторы

План проверок трудовой инспекции на 2015 год

Плановая проверка инспекции по труду

Внеплановая проверка трудовой инспекции



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.4%
  • Иногда 56.41%
  • Не оформляем срочников 19.18%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль