Как заполнять командировочные удостоверения

5972
Командировочное удостоверение – это документ, содержащий всю значимую информацию о служебной командировке сотрудника. Документ не только подтверждает факт пребывания в командировке, но и закрепляет переданные на время сотруднику полномочия. Заполнение командировочного удостоверения с 2015 года уже не обязательно — процедура законодательно отменена, но тема остается актуальной.

Заполнение командировочных удостоверений

В этой статье мы предлагаем:

  • вспомнить, как заполнять командировочные удостоверения 
  • рассмотреть образец заполнения командировочного удостоверения
  • разобрать заполнение командировочного удостоверения в контексте измененного законодательства

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Заполнение командировочных удостоверений

Форма № Т-10. Командировочное удостоверение. Бланк

Пример заполнения командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение с отметками о прибытии в место командирования и выбытии из него

Положение о командировках. Бланк

Заполнение командировочного удостоверения с 2015 не обязательно

Важный для кадровый сотрудников вопрос «как заполнять командировочные удостоверения (КУ)?» в 2015 году уже не так актуален. Изменения в законодательстве сделали данную процедуру недействительной. Постановление правительства РФ № 15195 от 29 декабря 2014 года ограничивает список документов для направления в служебную поездку и обоснования расходов приказом о направлении в командировку. Срок пребывания сотрудника в командировке, согласно действующему законодательству, определяется исходя из предоставленных работником проездных документов (см. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки с изменениями на 29 декабря 2014 года).

С одной стороны, эти изменения заметно упрощают документооборот, касающийся служебных поездок. С другой – многие кадровые работники до сих пор не видят никаких преимуществ в отмене КУ и сомневаются в том, какие именно документы могут полностью заменить привычное удостоверение.

Структура документа

КУ долгое время было документом, подтверждающим нахождение сотрудника в командировке. Именно в этом небольшом документе отражалась практически вся информация о поездке: от фактического времени пребывания в поездке до размера командировочных расходов. Унифицированной формой оформления КУ служила форма Т-10.

Для того чтобы отправить работника в служебную поездку кадровому работнику нужно было оформить три обязательных документа: КУ, приказ о направлении в командировку, служебное задание. Отмена КУ призвана упростить документооборот и уменьшить количество необходимых документов.

Удостоверение могло было быть выдано любым подразделением организации по месту работы сотрудника. Практически же заполнение КУ попадало в зону ответственности службы персонала. Документ оформлялся в единственном экземпляре и передавался сотруднику после подписи у руководителя предприятия. По возвращении его необходимо было сдать в бухгалтерию со всеми сопутствующими финансовыми отчетами.

Оформление КУ было регламентировано унифицированной формой и находилось в рамках одной определенной структуры. Соответственно расхождений в вопросе как его заполнить (образец в виде формы Т-10), практически не возникало. Структура документа строилась следующим образом:

1. Полное название предприятия.

2. Номер и дата заполнения удостоверения.

3. Информация о сотруднике (ФИО, должность, табельный номер, подразделение).

4. Данные предприятия – места назначения служебной поездки.

5. Цель командировки.

6. Продолжительность поездки в днях.

7. Данные документа, удостоверяющего личность.

8. Подпись и печать руководителя компании.

Оборотная сторона удостоверения служила для фиксирования информации о прибытии и убытии из мест командировки. В случае, если сотрудник в процессе поездки посещает несколько организаций, в удостоверении проставлялись отметки о прибытии и убытии с указанием дат и адреса предприятия. Эти данные было необходимо заверить у бухгалтера или начальника отдела кадров и заверить административной печатью.

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Образец командировочного удостоверения

Образец заполнения КУ представлял собой бланк, единый для всех организаций независимо от формы собственности. С 2013 года компании получили право изменять его форму в зависимости от собственных нужд. (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1).

В общем случае пример заполнения КУ выглядел следующим образом:

Заполнение командировочных удостоверений

Скачать бланк удостоверения >>>

Скачать образец удостоверения >>>

Правила заполнения КУ  складывались из последовательности следующих действий:

1. Заполнение полей с информацией о служащем предприятия: ФИО, должность согласно приказу, табельный номер, паспортные данные. Все эта информация должна быть занесена в бланк точно и без ошибок, иначе и командируемого сотрудника могут возникнуть трудности по прибытию в место назначения.

2. Продолжительность поездки указывается в календарных днях, но затраченное на дорогу время в этот период не включается. Продолжительность командировки указывается прописью и дублируется датами начала и окончания.

3. Данные о месте назначения служебной поездки и ее целях должны совпадать со служебным заданием

4. Подпись и печать руководителя организации заверяет все указанные данные и придает удостоверению действительный формальный статус.

5. Время убытия в командировку отмечается на обороте КУ и также заверяется подписью и печатью уполномоченного лица.

Для КУ одинаково допускалось заполнение от руки или на компьютере. При исправлении допущенных ошибок разрешалось зачеркнуть неправильную запись и проставить верную над ней. Тем не менее, все исправления должны были быть зафиксированы подписью уполномоченного лица.

Заполнение КУ с оборотной стороны происходило непосредственно в процессе командировки. В организациях, куда отправлялся сотрудник, проставлялись отметки о его прибытии и убытии, которые, в свою очередь, также заверялись подписью и печатью уполномоченного лица.

Вопрос о том, как заполнять КУ, как правило, не вызывал особых трудностей, но его заполнение надежнее было поручить квалифицированному кадровому работнику с достаточным опытом. При возникновении ошибок в удостоверении у сотрудника могли возникнуть трудности с заселением в гостиницу по месту командировки и оплатой суточных расходов.

В заключение стоит отметить, что новые правила документооборота, касающегося командировок, значительно упрощены. Организации достаточно выпустить приказ о направлении сотрудника в командировку согласно действующему в организации положению о командировках, и отметить убытие работника в соответствующем журнале. Что касается командировочных расходов, то на основании приказа о направлении в командировку заполняется табель учета рабочего времени, рассчитывается их предварительная смета и определяется сумма аванса.

Несмотря на то, что КУ ныне являются упраздненным документом, изучив ранее действующие правила их оформления, можно сделать выводы о преимуществах новых правил документооборота в данной области.

Вам также будут интересны материалы:

О чем важно помнить при оформлении командировки?

Командировка по-новому. Без КУ и служебных заданий

Как будем жить без КУ и закрытых акционерных обществ?

Направляем сотрудника в зарубежную командировку



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.42%
  • Иногда 56.32%
  • Не оформляем срочников 19.26%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль