Разработка должностных инструкций шаг за шагом

8975
К процессу разработки должностных инструкций не стоит относиться формально, поскольку этот локальный акт является важным документом как для организации, так и для работника. Довольно часто встают такие вопросы: кто разрабатывает должностные инструкции в организации? С чего начать процесс разработки должностных инструкций? Каков порядок разработки должностной инструкции? Рассмотрим, как происходит разработка должностных инструкций шаг за шагом в публикации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • с чего начать процесс разработки должностных инструкций;
  • кто разрабатывает должностные инструкции;
  • порядок разработки должностной инструкции.

Должностная инструкция является локальным актом, регламентирующим обязанности работника в соответствии с занимаемой должностью.


О приказе об утверждении должностных инструкций читайте подробнее здесь.


Согласно должностной инструкции определяется перечень должностных обязанностей работника. С одной стороны, мало кто оспаривает необходимость его существования. С другой стороны, при составлении инструкций зачастую используется чисто формальный подход.


Должностная инструкция директора


И поэтому они оказываются невостребованными вплоть до возникновения какой-либо экстраординарной ситуации. Как повысить значимость и эффективность этого локального акта?

Главной целью разработки должностных инструкций является описание того, какие требования предъявляет к работникам организация для достижения своих целей. Стандарта для написания должностных инструкций нет. Каждая организация имеет право на свое видение этих локальных актов. Однако существуют некоторые общие подходы и правила, которые целесообразно использовать при их разработке.

Отметим, что многие организации при разработке должностных инструкций руководствуются Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Должностная инструкция может быть разработана в соответствии с этим документом.

Как показывает практика, чтобы грамотно составить должностные инструкции, необходимо проанализировать содержание работы сотрудников. Если же организация заинтересована в том, чтобы разработка должностных инструкций прошла успешно, нужно провести большую предварительную работу. Часто работодатели для регламентации процесса разработки и согласования должностных инструкций составляют специальное Положение о разработке должностных инструкций.

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Рассмотрим общую схему действий, которой стоит придерживаться при разработке должностных инструкций.

В чем заключается анализ работы по разработке должностных инструкций

Итак, прежде всего для того, чтобы сформулировать обязанности и составить должностные инструкции, надо собрать информацию. Нам нужны сведения:

  • о производственной деятельности (составляем перечень всех видов работ и даем описание того, как, почему и когда работник выполняет каждый из этих видов);
  • о поведении сотрудников и способах взаимодействия, необходимых для выполнения каждого вида работ;
  • о механизмах, оборудовании, инструментах, требующихся для выполнения работ (сюда включаем данные о производимых продуктах, оказываемых услугах, обрабатываемых материалах, а также знаниях, необходимых для этого);
  • о нормах производительности сотрудников (то есть сведения о количестве, качестве, затрачиваемом времени на конкретный вид работы, а также критериях, по которым работа будет оцениваться);
  • об условиях труда (информация о физических условиях работы, ее режиме, организационном и социальном окружении);
  • о требованиях к работнику, который сможет эффективно выполнять работу (его образовании, опыте, личностных характеристиках).

Анализ работы проводится в несколько этапов.

Этап 1. Определение целей

Прежде всего, нужно понять, для чего будет использоваться полученная информация, так как это будет определять вид и источники информации.

Этап 2. Сбор вспомогательной информации

Нужно выяснить, какова структура компании и какие технологии она использует. Эта информация дает общую картину организации, а также позволяет определить место каждого рабочего процесса.

Этап 3. Отбор работ

Теперь нужно отобрать работы, которые будут анализироваться. Начинайте с ключевых, наиболее значимых участков, а затем переходите к вспомогательным.

Этап 4. Сбор характеристик

С помощью определенных методов (см. далее) собираем необходимые характеристики рабочего процесса, выявляем наиболее эффективный режим работы и определяем параметры качества, то есть критерии оценки работы.

Этапы 5 и 6. Составление описания работы и ее спецификации

Эти этапы обобщающие, они наиболее важны в предварительной работе по составлению должностных инструкций.

Словарь кадровика

Анализ работы (job analysis) – процедура, в процессе которой определяются характер работы и обязанности по ее выполнению, а также знания, умения и навыки, которыми должен обладать сотрудник, чтобы выполнять эту работу.

Описание работы (job description) – документ, который составляется на финальном этапе анализа и содержит описание того, в чем заключается работа.

Спецификация работы (job specification) – документ, который составляется на финальном этапе анализа и содержит описание того, какими качествами должен обладать сотрудник для успешного выполнения работы.

Данные, полученные в ходе анализа работы, используются затем для проектирования рабочего процесса, если возникает необходимость в его модернизации.

Такая предварительная работа аналогична той, что предшествует описанию бизнес-процессов организации. Если деятельность вашей компании уже описана с помощью бизнес-процессов, разработку должностных инструкций целесообразнее вести на основе бизнес-модели. Это резко сократит объем предварительной аналитической работы и послужит гарантией того, что все производственные и управленческие функции приобретут адресность, а сформированные кадровые документы – понятность и прозрачность.

Собираем информацию

В сборе информации для проведения анализа работы должны участвовать специалист службы персонала, работник и его непосредственный начальник. Для достоверного анализа требуется их слаженная совместная работа. Если в компании есть бизнес-аналитик, также можете привлечь его в свою команду. Это придаст работе необходимую логичность и системность.

Для сбора необходимых данных можно воспользоваться методами наблюдения, собеседования (интервью), анкетирования, составления списка обязанностей работника.


Шаблон должностной инструкции


При применении любого из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте (такой тип анализа еще называют «анализом, ориентированным на рабочее место»), а затем изучается сам процесс – рассматриваются рабочие задания, которые выполняет сотрудник.

Прямое наблюдение применяется в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда, или когда он непродолжителен (например, действия рабочего на сборочной линии или работа клерка). Этот метод мало приемлем, если рабочий процесс предполагает умственную деятельность.

Собеседование (интервью) с работником часто сочетается с методом наблюдения. Собеседование может проводиться с одним работником, группой или с начальником подразделения, который располагает сведениями о рабочем процессе. Групповые интервью проводят, если большое количество работников выполняют схожую работу. Основной недостаток этого метода состоит в том, что при его применении очень высока вероятность искажения информации, так как работники склонны преувеличивать одни свои обязанности и преуменьшать другие. Чтобы избежать таких искажений, обычно используется стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы на них.

Анкетирование (использование опросных листов) – наименее затратный метод. Он очень эффективен, так как позволяет получить много ценной информации за короткий период времени. Анкеты, как правило, являются источником базовой информации, которая затем уточняется при использовании других методов анализа.

Анкеты должны быть составлены таким образом, чтобы можно было получить информацию от рядовых сотрудников и от их руководителей. Поэтому очень важно, какова будет структура анкеты, и какие вопросы в нее включить.


Положение о должностных инструкциях


В одних случаях предпочтение отдают формализованным анкетам, где сотрудникам нужно выбрать необходимые варианты из предложенных списков. В других случаях анкета может состоять из открытых вопросов. Однако лучше всего сочетать эти варианты.

Составление списка обязанностей работника помимо перечисления самих обязанностей подразумевает сбор сведений о том, как часто сотрудник их выполняет, и сколько времени требуется для их выполнения. Для этого метода необходимо, чтобы работник вел ежедневные записи. Обычно такой метод применяется при анализе рабочих процессов, не поддающихся наблюдению (работа инженера, ученого или менеджера).

Составление и использование анкет: практические советы

Совет 1. Анкета должна быть как можно более короткой, так как люди в принципе не любят заполнять анкеты.

Совет 2. Работнику нужно обязательно объяснить, для чего он заполняет анкету, и как эта информация будет использоваться.

Совет 3. Анкета должна быть простой по содержанию, вопросы и указания должны быть написаны понятным языком.

Совет 4. Перед тем как широко использовать анкету, протестируйте ее на нескольких сотрудниках. Попросите их дать комментарии, выявите возможные упущения и внесите поправки.

Совет 5. Обязательно определите сроки заполнения анкеты. Не давайте слишком много времени, чтобы не появилось желания отложить ее в долгий ящик.

Совет 6. Не пускайте дело на самотек. Если кто-то из сотрудников отмахнулся от заполнения анкеты, поинтересуйтесь, в чем причина, и разъясните необходимость его ответов еще раз.

После проведения предварительной аналитической работы начинается процесс непосредственного написания должностной инструкции, точнее, составление ее проекта.

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Кто должен составлять должностные инструкции в организации

В наличии должностных инструкций заинтересованы многие люди. Но кто непосредственно должен разрабатывать должностные инструкции? Этот вопрос является предметом многочисленных споров. Часто написание проектов инструкций отдается на откуп руководителям подразделений. Кадровые службы берут на себя только оформительские функции. Правильно ли это? Насколько целесообразно дистанцироваться от составления документов, на основе которых позднее будут построены многие кадровые процедуры?

Специалисты по персоналу должны быть организаторами и активными участниками этого процесса. Распределение ролей здесь очевидно. Руководители структурных подразделений отвечают за содержательное наполнение инструкций, профессионально грамотное отражение специфики работы вверенных ему сотрудников. Кадровые специалисты обеспечивают решение организационных вопросов, анализируют ход работы, инструктируют руководителей и координируют работу всех подразделений.

Если в организации есть служба анализа бизнес-процессов, основную часть аналитической работы лучше поручить ей. В противном случае эта обязанность ляжет на плечи отдела персонала. Необходимо аккумулировать всю информацию, предоставленную подразделениями компании. И системно ее анализировать: насколько оптимально распределены функции между структурными единицами компании и между работниками одного подразделения, существует ли «провисание» или дублирование функций. И конечно, в любом случае специалисты кадровой службы должны отследить правильное наименование должностей, соответствие их штатному расписанию. А в завершение обеспечить соответствующее документационное оформление должностных инструкций.

Вам также будут интересны материалы:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ об утверждении должностной инструкции (бланк).doc
  • Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции (бланк).doc
  • Должностная инструкция заместителя генерального директора (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ об утверждении должностной инструкции (образец).doc
  • Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции (образец).doc
  • Должностная инструкция заместителя генерального директора (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.72%
  • Иногда 56.07%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль