Анализ должностных инструкций

6298
Должностная инструкция относится к нормативным документам, регламентирующим обязанности сотрудника, занимающего определенную должность, требования к его квалификации, его права и ответственность.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие задачи выполняют должностные инструкции персонала;
  • Как происходит подготовка должностной инструкции;
  • Всегда ли готовая должностная инструкция отвечает требованиям предприятия;
  • Как провести анализ должностной инструкции и оптимизировать ее в соответствии с реалиями современного менеджмента и делопроизводства.

Правовые документы

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Анализ должностных инструкций

Шаблон должностной инструкции

Образцы должностных инструкций

Приказ об утверждении должностной инструкции

Что включает понятие «должностная инструкция»

Роль должностной инструкции состоит в регулировании рабочего процесса. Этот документ разрабатывается для каждой должности, содержащейся в штатном расписании. Проект должностной инструкции подготавливается в соответствии с действующим трудовым законодательством и нормативными актами предприятия. Кроме того, он не должен противоречить трудовому договору.

Должностные инструкции персонала выполняют следующие задачи:

  • распределяют обязанности между сотрудниками;
  • повышают качество труда и его эффективность за счет введения показателей оценки;
  • определяют подчинение, субординацию;
  • конкретизируют права и обязанности работника;
  • фиксируют уровень коллективной и личной ответственности;
  • устраняют дублирование обязанностей внутри коллектива;
  • минимизируют потери рабочего времени.

Как происходит подготовка должностной инструкции в общем случае

Согласно действующему законодательству, должностная инструкция не является обязательным документом организации. К сожалению, по статистике менее 40% специалистов в России работают согласно должностным инструкциям. Их разработка и оформление вызывает у кадровых сотрудников ряд трудностей. На данный момент не существует единой унифицированной формы, содержащий образец того, как должна быть оформлена должностная инструкция, стандарт же, содержащий требования к оформлению документов, носит рекомендательный характер.

Подготовка должностной инструкции осложняется еще и тем, что специалист кадровой или юридической службы, которому поручают эту работу, просто не знаком со спецификой той или иной профессии. Руководитель подразделения, который в идеале должен сотрудничать с кадровым служащим, зачастую просто не находит времени на составление этого важного документа.

В итоге большинство работников при выполнении своих должностных обязанностей основываются на устных указаниях непосредственного руководителя и стихийно сложившееся в компании распределение функциональных обязанностей. Отсюда возникают существенные потери рабочего времени, огромное количество разовых поручений, трудности при адаптации молодых специалистов.

Правовая база, регламентирующая разработку должностных инструкций, в настоящее время сводится к следующим документам:

К нормативной документации также относятся положения о структурных подразделениях и локальные нормативные акты организации.

Должностные инструкции персонала проходят длительный процесс подготовки, упрощенно состоящий из:

  • составления проекта;
  • согласования с представительным органом (профсоюзом);
  • утверждения заинтересованными сотрудниками и руководителем организации;
  • выпуска приказа о введении инструкции в действие или оформления грифа утверждения;
  • ознакомления сотрудника с инструкцией.

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Во всех ли случаях может использоваться готовая должностная инструкция

Зачастую при подготовке должностной инструкции кадровый работник предпочитает использовать готовые образцы должностных инструкций. В этом случае готовая должностная инструкция незначительно модифицируется под нужды предприятия и специфику работы и утверждается именно в таком сыром и недоработанном виде. Подобные инструкции выглядят крайне схематично и не соответствуют тем требованиям, которые предъявляет современный уровень управления производством.

Разделы, а именно: функции, ответственность, взаимосвязи, обязанности и права, в должностной инструкции типового вида остаются без изменений уже несколько десятилетий. Кроме того, описание должности дублируется в квалификационной характеристике должности, что лишний раз умножает сущности. Типовые должностные инструкции, виды которых зачастую дают неполное представление о должностях, часто содержат общие фразы, представленные в неудобной для ознакомления форме. Более того, одним из минусов готовых инструкций является появление разночтений в представлении организационной структуры компании и должностной подчиненности.

Таким образом, тщательный анализ должностной инструкции, представленной за образец для данной должности, покажет необходимость ее переработки с учетом специфики конкретного предприятия.

Как провести анализ должностной инструкции

Для разработки должностной инструкции, отвечающей требованиям отдельно взятой организации, необходимо провести анализ уже существующей нормативной документации.

Как показывает практика, наибольший эффект достигается при сочетании следующих подходов:

  • анализ и корректировка действующих в организации базовых кадровых документов: положения об организационной структуре, положения о подразделениях, штатного расписания, должностных инструкций

Анализ существующих документов становится особо эффективным при построении грамотной бизнес-модели предприятия. В первую очередь необходимо сформулировать перечень бизнес процессов на предприятии и связей между подразделениями. Это упростит описание подчиненности и документооборота в должностной инструкции

  • анкетирование сотрудников

Поможет проанализировать существующее распределение функциональных обязанностей и найти новые пути повышения эффективности труда. Кроме того, это даст возможность оценить мнение сотрудников о реальном и желаемом положении в компании.

  • использование внешних нормативных документов (тарифно-квалификационных справочников, ГОСТов, рекомендаций)

Подобные документы можно использовать как дополнительный инструмент анализа, так как в них учтены не все профессии и не отражена специфика конкретных предприятий.

Таким образом, анализ должностной инструкции должен отражать следующую информацию:

  • все ли сотрудники компании выполняют свои должностные обязанности, основываясь на должностной инструкции
  • подписаны ли существующие инструкции руководителем компании и сотрудником
  • соответствует ли структура должностной инструкции реальности
  • насколько соотноситься должностная инструкция с действующим законодательством
  • не противоречит ли должностная инструкция трудовому договору

Как оптимизировать должностные инструкции персонала

Оптимизация должностных инструкций сотрудников должна включать регулярные действия по поддержанию актуальности действующей на предприятии нормативно-правовой документации. Обязательными мерами в данном случае являются:

  • регулярный анализ и приведение в соответствие со стратегическими целями и планами предприятия всех нормативных документов, в том числе должностных инструкций, связанных с выполнением конкретных работ
  • использование должностных инструкций в повседневной деятельности компании (при организации труда работником, при оценке труда сотрудника в связи с его дальнейшим продвижением, при ранжировании должностей в системе оплаты труда)
  • достижение максимальной краткости и лаконичности в описании целей, функциональных и должностных обязанностей. Так, например, блок обязанностей и функционала должны содержать не более 6-7 пунктов, изложенных в простой и понятной форме.
  • приведение должностных обязанностей в соответствие с функциями (наличие обязанностей за пределами функциональных блоков говорит о неверном распределении работ или некорректном подходе к разработке инструкции)
  • соблюдение порядка, которому должна соответствовать Например, отдел кадров должен отвечать за наличие должностных инструкций у всех сотрудников предприятия, а непосредственное руководство подразделений – за их разработку. Все инструкции должны быть утверждены руководителем и предоставлены сотрудникам для ознакомления. Желательно наличие трех экземпляров документа: для работника, руководителя и отдела кадров.

Понятие «должностная инструкция» должно включать не только формальное разграничение обязанностей и прав. В первую очередь, это инструмент для решения управленческих задач методами современного менеджмента.

Получить более полную информацию о том как происходит подготовка должностной инструкции, как произвести анализ должностной инструкции и привести ее во соответствие с реалиями, почему готовя должностная инструкция всегда нуждается в доработке, вы сможете, ознакомившись с другими статьями и нормативно-правовыми документами:

Приходится изменить график работы или уменьшить премию? Расскажем, как узаконить непопулярные решения

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Должностная инструкция

Корректировка должностных инструкций

Содержание должностной инструкции

Правила оформления должностных инструкций

Приказ об утверждении должностных инструкций

Анализ должностных инструкций

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.37%
  • Иногда 56.38%
  • Не оформляем срочников 19.25%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль