Правила оформления должностных инструкций

7268
Должностная инструкция является важнейшим локальным нормативным документом, регламентирующим трудовые отношения. В ней приводятся квалификационные требования, предъявляемые к данной конкретной должности, перечисляются трудовые обязанности и устанавливаются пределы ответственности. Оформление должностной инструкции не является обязательным, в трудовом законодательстве даже отсутствует такой термин, но этот документ окажется очень полезен в случаях возникновения трудовых споров и облегчит взаимоотношения с налоговиками, когда потребуется оправдать расходы на заработную плату.

В данной статье рассмотрены такие вопросы:

  • Как правильно составить и оформить должностную инструкцию;
  • Порядок оформления должностных инструкций в 2015 году;
  • Стандарты и правила оформления должностных инструкций;
  • Порядок согласования и утверждения должностной инструкции.

В материале вы также найдете пример оформления должностной инструкции.

Правовые документы

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Правила оформления должностных инструкций

Приказ об утверждении должностной инструкции

Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции

Должностная инструкция звукооператора

Должностная инструкция плавильщика

Как правильно составить должностную инструкцию

Прежде всего отметим, что должностная инструкция может быть оформлена в качестве приложения к трудовому договору или же отдельным организационно-распорядительным документом. Ниже мы рассмотрим порядок оформления должностной инструкции в виде отдельного документа.

До того, как оформить должностную инструкцию, следует разработать ее текстовую часть, содержащую основные сведения о трудовой функции, присущей данной должности.  Должностная инструкция разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Квалификационные требования для каждой позиции в этом справочнике описываются в трех разделах:

  • Должностные обязанности;
  • Должен знать;
  • Требования к квалификации.

И, поскольку эти требования имеют рекомендательный характер, их можно и нужно дополнить с тем, чтобы максимально адаптировать под те реальные трудовые обязанности, которые предполагает конкретная должность на конкретном производстве.

К составлению должностной инструкции нельзя относиться формально – этот документ в равной степени необходим как руководству компании, так и самим сотрудникам, в его написании  и составлении должны принимать участие руководители всех рангов. Их опыт позволит составить этот документ с учетом специфики каждого рабочего места и сделает должностную инструкцию действенным инструментом регулирования взаимоотношений между работодателем и работником. Цели, которые достигаются при разработке и внедрении должностных инструкций, приведены на схеме.

Правила оформления должностных инструкций

Порядок составления должных инструкций не регулируется никакими нормативными правовыми актами. Работодатель вправе самостоятельно разрабатывать и устанавливать на предприятии требования к составлению этих документов. Правила составления и оформления должностных инструкций могут быть утверждены, например, в виде методических рекомендаций.

Общие правила оформления должностных инструкций

Строгие требования к оформлению должностной инструкции отсутствуют.  При  оформлении должностной инструкции можно воспользоваться стандартами оформления организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-2003. Если инструкция состоит из нескольких страниц, они должны быть пронумерованы.  Нумерация страниц – сквозная по всему документу. Текст инструкции лучше напечатать  только с одной стороны листа стандартного формата А4.

Вполне логичны такие правила оформления должностных инструкций:  установить название и пронумеровать основные  элементы структуры текста – разделы и подразделы. Для нумерации в этом случае можно использовать римские цифры. Названия разделов можно отобразить прописными буквами. Названия для пунктов и подпунктов не нужны, в составе разделов их можно пронумеровать  арабскими цифрами.

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Образец оформления должностной инструкции

На схеме приведен образец оформления должностной инструкции.

Правила оформления должностных инструкций

В поле 1 указывается полное наименование организации. Поле 2 предназначено для грифа утверждения. При этом слово УТВЕРЖДАЮ следует писать прописными буквами, не используя кавычки. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации или лицо, у которого есть на это официальные полномочия. В этом поле размещается наименование его должности, подпись и дата утверждения документа. С этой даты должностная инструкция вступает в силу и становится документом, обязательным к ознакомлению и подписанию для всех сотрудников. При приеме на работу, еще до того, как с соискателем будет подписан трудовой договор, он должен ознакомиться со своей должностной инструкцией, чтобы иметь полное представление о трудовой функции, соответствующей данной должности.

Поле 3 – текст самой должностной инструкции. Как правило, он состоит из нескольких разделов:

  • Общие положения;
  • Должностные обязанности;
  • Права;
  • Ответственность.

Поле 4 – содержит ссылку на локальный нормативный акт (пункт коллективного договора, приказ), в соответствии с которым разработана должностная инструкция. Поле 5 предназначено для подписи руководителя структурного подразделения, для которого разработана инструкция. Этом поле указывается полное наименование должности руководителя, его фамилия и инициалы, размещается подпись и дата подписания. Поле 6 – согласующее. В верхней строке размещается надпись СОГЛАСОВАНО, ниже под ним – должность лица, имеющего полномочия на согласование такого рода документов, его фамилия и инициалы, место для подписи и даты согласования. В поле 7 размещается надпись «С инструкцией ознакомлен:», фамилия и инициалы работника, место для подписи и даты.

Приведенный образец должностной инструкции имеет все необходимые признаки, делающие его юридически значимым документом. Правильное оформление должностной инструкции позволяет использовать ее как правовую норму локального характера, помогающую объективно оценивать то, как человек выполняет свои трудовые обязанности. Нарушение должностной инструкции, подписанной сотрудником, может повлечь за собой ответственность, вплоть до увольнения, это неоспоримый аргумент, с помощью которого и работодатель, и сотрудник могут доказать свою правоту и в трудовом споре, и в суде. Оригиналы согласованных и утвержденных должностных инструкций должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены печатью организации. Хранятся они в отделе по работе с персоналом, в соответствии с порядком ведения делопроизводства.

Вам будут полезны и другие материалы по данной теме:

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Оформляем временное исполнение дополнительных обязанностей

Как установить разные оклады по одной должности: вводим квалификационные категории



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.76%
  • Иногда 55.97%
  • Не оформляем срочников 19.27%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль