Журнал регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы

7372
В материале ответим на вопросы кадровых специалистов о журналах регистрации трудовых договоров.

Журнал регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы

Из этой статьи вы узнаете:

  • как исправить ошибку в нумерации журнала регистрации трудовых договоров;
  • какие сведения должны быть в журнале регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Вопрос: В журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним все документы нумеруются подряд, без различий между видом документа. Поэтому получается, что у сотрудника появляется дополнительное соглашение под номером 68, так как предыдущая запись – трудовой договор под номером 67. Журнал организация начала вести в 2015 году, в нем заполнено всего десять страниц. Как исправить ошибку, допущенную кадровиком, работавшим в организации ранее? На каком основании я могу закрыть действующий журнал и начать новый?

Ответ: Согласно действующему трудовому законодательству, регистрация дополнительных соглашений не должна вестись в принципе. Если же эти документы регистрируются, то необходим отдельный специальный журнал для этих целей. Исправить ошибку в данном случае нельзя, поскольку номера уже вписаны в договоры и приказы о трудоустройстве. Однако допустимо закрытие существующего журнала и открытие нового, тем более обычно для удобства регистрация трудовых договоров начинается  с нуля каждый год. То есть новый номер будет выглядеть как «№ 1/2017». В январе 2018 года вы можете либо отчеркнуть предыдущий период и начать записи в этом же журнале или заведете новый журнал регистрации.

Совет эксперта: Работодателю будет проще избежать трудового конфликта, если в организации будет грамотно выстроена система регистрации документов. Так, система регистрации необходима:

  • для учета документов и отслеживания их движения;
  • придания юридической силы документам организации;
  • защиты интересов работодателя в конфликтной ситуации;
  • оптимальной организации документооборота.

В рассматриваемом случае журнальная система регистрации может подтвердить факт создания документа. Для того чтобы журналы учеты могли при возникновении конфликтной ситуации послужить доказательством того, что документ был создан в определенный момент времени, рекомендуется соблюдать некоторые правила оформления данных журналов:

  1. Журналы регистрации трудовых договоров должны иметь твердую обложку – для соблюдения сроков хранения;
  2. Журналы должны иметь клеевой переплет – для доказательства невозможности удаления или добавления листа;
  3. Журналы должны иметь пронумерованные страницы и быть прошитыми;
  4. Журналы должны содержать заверительную запись, состоящую из названия журнала, количества страниц, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя компании и даты оформления журнала.

В соответствии с нормами делопроизводства регистрации подлежат все документы, требующие ответа, исполнения или используются в справочных целях. Регистрация в соответствующем журнале необходима для учета количества документов, контроля их исполнения, обеспечения их сохранности и обеспечения поиска документов. Именно поэтому организации необходимо вести журналы регистрации приказов, трудовых договоров, выдачи командировочных удостоверений, личных дел, карточек учета отпусков, выдачи справок, учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Регулирует данный вопрос Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 сентября 2000 г. Форму журнала каждый работодатель вправе разрабатывать самостоятельно.


Вопрос: Что делать, если журнал регистрации трудовых договоров в организации вообще не велся? Записать все договоры по датам приема и номерам? Что вписывать в графу «Сведения об изменениях к трудовому договору»? Можно ли не заполнять эту графу?

Ответ: Данную графу можно не заполнять.

Вопрос: В существующий журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не помещаются все существующие дополнительные соглашения. Можно ли завести специальный журнал для этих целей? Как он должен выглядеть?

Ответ: Законодательно не установлена форма данного журнала, организация вправе разработать ее самостоятельно. Например, в журнале может быть таблица с указанием порядкового номера документа, номера трудового договора, даты заключения, ФИО, должности сотрудника, структурного подразделения, срока трудового договора, сведениях об изменениях, отметке о прекращении.

Также для дополнительных соглашений журнал регистрации может состоять из разделов:

  • номер записи;
  • трудовой договор, в который вносятся изменения – разбивают на три столбца (номер, дата, ФИО);
  • номер измененного пункта;
  • содержание изменений;
  • изданные на основании соглашения документы;
  • примечания.

Журнал регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль