Хранение и архив кадровых документов

7453
Коллеги, нужен совет по поводу архива и хранения кадровых документов. Организация, коммерческая. Личные дела на сотрудников не ведутся, никаких копий документов и пр. Трудовые договоры соответственно хранятся отдельно в папочке. Но изменения к трудовым договорам (соглашения) прикладываются не к договорам, а к приказам (например о переводе, совмещении должностей и пр.)Мне честно говоря, это не нравится, но руководство против ведения личных дел. Сейчас встал вопрос об архиве. По сути трудовые договоры вместе с соглашениями я бы сшила отдельно. Но (!) есть старые договоры, по которым люди еще работают. Т.е. с ними могут быть заключены доп.соглашения и тогда их сшивать нельзя. Варианты:1.Каждый договор приложить к приказу о приеме, но это получится совсем страшный архив, никаким нормам не подлежащий. 2.Сшить договоры отдельно, а соглашения оставить вместе с приказами?3.Сшить трудовые договоры вместе с соглашениями только уволенных работников. Подскажите, может кто сталкивался? Какой нормативной базой руководствоваться в данном случае?..

Нормативная база - всё что регламентирует работу архивов. Это не один документ. "Большой справочник кадровика" (под редакцией Ю.А. Васиной) в разделе "Номенклатура дел" рекомендует разделить трудовые договоры и соглашения о внесении изменений в трудовые договоры и создать различные номенклатурные дела. Приказы вообще должны быть отдельно без всяких соглашений и оснований. У оснований к приказам по личному составу срок хранения 5 лет, а у самих приказов, трудовых договоров и соглашений о внесении изменений в трудовые договоры - 75 лет. Вопрос: Дополнительное соглашение о совмещении должностей вы считаете изменением условий трудового договора? Я, например, отношу их к основаниям. Т.к. условия трудового договора не меняются. Другое дело перевод.


Хранение и архивация документов - это 2 разные вещи. Вам, наверное, надо узнать как должны подшиваться и должны храниться документы? Хранятся они обычно в одном виде, а вот для архивов подшивается все по-другому. Если предприятие действующее, то в архив можно подшить пока только папки с личными делами уволенных сотрудников (по годам), приказы по текущей деятельности и т.п.. Остальное архивировать рановато.


Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами
Государственные стандарты в сфере работы с документами
- ГОСТ Р 6.30. - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - ГОСТ Р ИСО 15489 - 1-2007 "Управление документами. Общие требования" - ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
Государственные стандарты в сфере работы с документами определяют правила создания, оформления и работу с документами, образующимися в деятельности любой организации (предприятия), обеспечивающими защиту интересов субъектов социально-трудовых отношений и увеличивающих эффективность управленческого труда. Хотя некоторые положения стандартов носят рекомендательный характер, единые требования к документам обеспечивают удобство работы с ними, уменьшают затраты времени на создание и обработку документов


Общие требования к документированию управленческой деятельности
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 - Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации (М.: ВНИИДАД, 2003)
Излагается общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах - особенности оформления отдельных организационно- распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Типовые инструкции используются в организациях в качестве примера для создания собственных регламентов документационного обеспечения управления персоналом


Составление и использование номенклатуры дел, хранение документов по кадрам
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 13.05.2008) - Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
Определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов. Кроме того, работа со специфической документацией (бухгалтерская, кадровая, торговая и другая) регламентируется специальными актами


А почему ваше руководство так противится веднию хоть какого-то подобия личных дел? Если нет копий документов, то как потом подтверждать правильность заполнения личной карточки. А если при внесении данных в программу допустили ошибку в номере паспорта или дома? Бумагу так жалеют у вас что ли?


А почему ваше руководство так противится веднию хоть какого-то подобия личных дел? Если нет копий документов, то как потом подтверждать правлиьность заполнения личной карточки. А если при внесении данных в программу допустили ошибку в номере пасорта или дома? БУмагу так жалеют у вас чтоли?


Варианты: 1.Каждый договор приложить к приказу о приеме, но это получится совсем страшный архив, никаким нормам не подлежащий. 2.Сшить договоры отдельно, а соглашения оставить вместе с приказами? 3.Сшить трудовые договоры вместе с соглашениями только уволенных работников. Подскажите, может кто сталкивался? Какой нормативной базой руководствоваться в данном случае?..
Вся документация у меня хранится в папках по годам в хронологическом порядке. Так намного проще искать. Дополнительные соглашения подшиваю в папки с договорами (не к договорам прикладываю, а просто подшиваю в хронологическом порядке - по журналу). Приказы подшиваются также отдельно. Нормативную документацию, которую Вам посоветовала - сама, честно говоря, не изучала - некогда... Знаю, что в одних советуют трудовые договора и доп.соглашения хранить в личных делах работников. В других советуют в личных делах хранить копии только... Но когда одну фирму закрывали, то в архив сдавали только договора, д/с и приказы. Мы все это прошивали в хронологическом порядке.


Сшить трудовые договоры вместе с соглашениями только уволенных работников - рассортировав их предварительно по годам увольнения


"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 7
ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Выбор той или иной формы для создания архива в организации зависит от многих факторов, но необходимо помнить, что архивные документы - это ценная часть документального фонда организации, подлежащая особому контролю, учету и хранению. Поэтому у многих работников кадровых служб возникают вопросы, связанные с организацией хранения документов по кадровым вопросам и личному составу.
Создание документального фонда
В кадровой службе фактически создаются две самостоятельные части документального фонда. Одна часть состоит из создающихся в организации и поступающих из других организаций и структурных подразделений подлинников и копий документов по всем вопросам деятельности организации, присылаемых для сведения; положений об отделе, его подразделениях, должностных инструкций сотрудников. Большое место в работе кадровой службы также занимает переписка с организациями и гражданами по различным вопросам, документация по рассмотрению административных правонарушений, по проверкам состояния документов, содержащих персональную информацию, в структурных подразделениях и филиалах организации. Другая часть документального фонда - это личные дела и сопутствующие им формы, например учетные карточки, личные листки, автобиографии и резюме, документы по аттестации работников и пр. Документы кадровой службы на бумажной основе после завершения исполнения подшиваются в дела в соответствии с их номенклатурой. Дела в течение определенных сроков хранятся в шкафах в отделе кадров исходя из общих правил делопроизводства; обычно это 2 - 3 года. По истечении этого срока дела постоянного и долговременного (свыше 25 лет) хранения передаются в архив организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться в кадровой службе до истечения установленных сроков хранения, после чего по акту выделяются для уничтожения. Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000, ред. от 27.10.2003, далее - Перечень). В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела: - разд. 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; - разд. 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении. Обычно под общей категорией документов по личному составу подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые работником с работодателем). Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся: - документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей); - документы по аттестации и установлению квалификации; - различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду); - документы, подтверждающие вредные условия производства; - списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: справки, ходатайства, анкеты); - список (штатно-списочный состав) работников; - списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; - а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот. Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне. Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Оптимальный вариант
В коммерческой организации желательно организовать отдельное помещение - комнату, на двери которой будет табличка "Архив". Там нужно создать специальные условия, указанные в Основных правилах работы архивов (одобр. Решением коллегии Росархива от 06.02.2002): соответствующие температура, уровень влажности, освещенности; обеспечить противопожарную безопасность - металлические стеллажи, металлическая дверь, специальные приборы. Это было бы идеально, хотя организация не обязана это делать, а только вправе. В настоящее время действует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле" (ред. от 13.05.2008), также надо помнить о ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Там сказано: за необеспечение правильного комплектования, учета, хранения и использования документации прошлых лет предусмотрены предупреждение и штраф - на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами. Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т.д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов. Это объясняется, прежде всего, тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством. Основное техническое требование к архиву - помещение должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. В идеале кадровая служба фирмы должна иметь минимально три смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один. Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы. Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки. По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны фирмы. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале. Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель.
И.Гущина Старший преподаватель кафедры менеджмента Московского института туризма и гостеприимства Подписано в печать 12.06.2009


Цветик-семицветик , спасибо, сейчас засяду изучать.
klinproduct, считаете, мухи отдельно, котлеты отдельно? в принципе, хорошая мысль. вот теперь возник вопрос: основания отдельно. Значит, сделать папочку с заявлениями (5 лет хранения); папочку с соглашениями (75 лет хранения). А куда относить, например, справку-вызов из вуза? И еще, я ошибаюсь, или недавние изменения законодательства установили хранение приказов по отпускам (любым!) в 75 лет?


И еще, я ошибаюсь, или недавние изменения законодательства установили хранение приказов по отпускам (любым!) в 75 лет? - наш архив согласовав номенклатуру на 2011г : 75 лет для отпусков по уходу за ребенком и без сохранения з/п, остальные отпуска - 5лет


справка-вызов - это основание для приказа, либо вметсе с прикзаом хранится, либо отдельно в папке "Основания для приказа"


Смотрите, что нашла (скопировала из консультанта, поэтому криво)
ПРИКАЗ от 25 августа 2010 г. N 558
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ"
Графики предоставления отпусков¦1 г.
Правила внутреннего распорядка ¦1 г.
Документы (заявления, решения, ¦До минования ¦ Не менее 5 л. ¦ ¦ ¦справки, переписка) об оплате ¦надобности (1) ¦
----+--------------------------------+---------------+------------------+ ¦ 19¦Приказы, распоряжения; документы¦ ¦(1) Присланные для¦ ¦ ¦(справки, сводки, информации, ¦ ¦сведения - до ¦ ¦ ¦доклады) к ним: ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦а) по основной (профильной) ¦Пост. <**> (1) ¦надобности ¦ ¦ ¦деятельности ¦ ¦(2) О ¦ ¦ ¦б) по личному составу (прием, ¦75 л. ¦дисциплинарных ¦ ¦ ¦перемещение, совмещение, ¦(2) ЭПК ¦взысканиях, ¦ ¦ ¦перевод, увольнение; аттестация, ¦ ¦ежегодных ¦ ¦ ¦повышение квалификации, ¦ ¦оплачиваемых ¦ ¦ ¦присвоение званий (чинов); ¦ ¦отпусках, ¦ ¦ ¦изменение фамилии; поощрения, ¦ ¦отпусках, ¦ ¦ ¦награждения; оплата труда, ¦ ¦в связи с ¦ ¦ ¦премирование, различные выплаты; ¦ ¦обучением, ¦ ¦ ¦все виды отпусков работников с ¦ ¦дежурствах, ¦ ¦ ¦тяжелыми, вредными и опасными ¦ ¦краткосрочных ¦ ¦ ¦условиями труда, отпуска по ¦ ¦внутрироссийских и¦ ¦ ¦уходу за ребенком, отпуска без ¦ ¦зарубежных ¦ ¦ ¦сохранения содержания ¦ ¦командировках - 5 ¦ ¦ ¦(заработной платы); дежурства по ¦ ¦л. ¦ ¦ ¦профилю основной деятельности; ¦ ¦ ¦ ¦ ¦длительные внутрироссийские и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦зарубежные командировки, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦командировки для работников с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тяжелыми, вредными и опасными ¦ ¦ ¦ ¦ ¦условиями труда) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в) по административно- ¦5 л. ¦ ¦ ¦ ¦хозяйственным вопросам ¦ ¦ ¦ +-----+--------------------------------+---------------+------------------+


Ужасно получилось, извините. Смысл в том, что приказы об отпуске без сохранения заработной платы мы храним 75 лет?


да, 75 лет


Так может все таки убедить руководство о том, что личные дела хотя бы простенько нужно вести?как работать без копий документов людей -паспортов, СНИЛС, ИНН?не представляю.....Люди выходят замуж, меняют фамилии и имена, меняют паспорта,рожают детей, получают образование....Это все потверждается только документами. У меня тож частная фирма, мы личные дела такого плана, как ведут в госучреждениях, вести вроде как и не обязаны, но по каждому сотруднику завожу скоросшиватель, куда складываю копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, документов об образовании,справки 2-НДФЛ с предыдущего места работы, свидетельства о рождении детей, копии приказов по этому человеку, договор, доп.соглашения к договору, если был испытательный срок -то заключение о прохождении испытательного срока.Уволился человек - сняла копию его трудовой, сняла копию карточки 2-НДФЛ сведений по ОПС, вложила в папку и папку - в архив по годам увольнения. При изменении в условиях договора (повышение, перевод в другой отдел) делаю приказ, прикладываю к приказу копию допсоглашения и оригинал заявления сотрудника.


Подскажите, пожалуйста, при увольнении обязательно хранить копии всех документов работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, документов об образовании,справки 2-НДФЛ с предыдущего места работы, свидетельства о рождении детей и т.д. или на хранение в архив сдается только личная карточка формы Т-2, если личные дела на работников не велись? Или кадровик обязан вернуть работнику копии всех его документов при увольнении?


Если вы берете на себя ответственность хранения его персональных данных - храните, а можете и уничтожить


если я уничтожаю все копии документов (паспорт, СНИЛС, ИНН) уволенных работников, то надо ли что-то оставлять? ну паример свидетельства о рождении детей или документ об образовании (копии)? или это не надо для архива?
просто предыдущий кадровик подшивала к заявлению об увольнении копии свидетельств о рождении детей, свидетельства о заключении/расторжении брака и копию документа об образовании. Вот я и пытаюсь разобраться, зачем это надо и надо ли вообще


Общие требования к документированию управленческой деятельности
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536
- Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации (М.: ВНИИДАД, 2003)
Излагается общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах - особенности оформления отдельных организационно-
распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение).
Типовые инструкции используются в организациях в качестве примера для создания собственных регламентов документационного обеспечения управления персоналом
Документик- то утратил силу.
См. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 № 477


Вам немножечко надо структурировать все документы, которые у вас возникают в процессе работы. Рекомендую посмотреть "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности гос. органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения" в редакции 2010 года. В нем по разделам представлены различные виды документов с указанием сроков хранения. Используйте наименования данного перечня в названии дел, которые вы ведете.
К примеру, личные карточки работников хранятся 75 лет. Если Вы не ведете личные дела, я бы рекомендовала Вам вкладывать в личную карточку каждого уволенного ксерокопии всех его документов (паспорт, ИНН и т.д.). Конечно, это не приветствуется, но мало ли какие могут возникнуть ситуации.
Дополнительные соглашения к ТД должны быть подшиты вместе с трудовым договором, т.к. "являются неотъемлемой частью трудового договора". Срок хранения также 75 лет. На работающих лежат в одной папке,которую Вы используете в работе, на уволенных - отдельно по хронологии.
Так же и с приказами - по личному составу (прием, перевод, увольнение) в одной папке, как год закончился, подшиваем, убираем и храним 75 лет. Приказы по основной деятельности - храним отдельно, год закончился, подшиваем, убираем и храним постоянно.
Таким же образом можно сориентироваться и с остальными документами.
P.S. оптимальный вариант составить себе номенклатуру дел, Вам и работать станет по-проще


Хранение и архив кадровых документов
20.02.2012 18:22:50



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль